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Découvrir les dernières nouvelles du monde de la gestion de projet et de l’IT.

Date: 22/01/2020

Célia Bonny est en charge de la mise en œuvre de l’ensemble des actions de développement RH : recrutement, intégration, développement des compétences et gestion des carrières des collaborateurs.

 

Quelle est votre fonction actuelle et quelles sont vos missions  ?

Issue d’une formation en gestion des ressources humaines, axée au niveau Européen (DEESARH : Diplôme Européen d’Etudes Supérieures d’Assistant en RH), je travaille depuis plus de 14 ans dans le secteur de l’informatique (et plus précisément au sein d’ESN ou intégrateur).

Depuis maintenant un an, je suis Responsable Ressources Humaines, toujours au sein d’une ESN « à taille humaine » (ALBYS) mais aussi pour une société de portage salarial (G2A-Portage). Je suis notamment en charge de la mise en œuvre de l’ensemble des actions de développement RH pour ces deux structures, à savoir : recrutement, intégration, développement des compétences et gestion des carrières des collaborateurs.

  • L’importance de la gestion des Ressources Humaines dans la gestion de projet.

 

Quel rôle  joue la RH dans la bonne gestion d’un projet et la transformation des entreprises ?

Une étude de Brown et al. (2007) a conclu que l’investissement dans le capital humain du projet en termes de formation et de développement des compétences améliore la performance de la gestion du projet et contribue au succès du projet, en limitant les risques de dépassement des délais.

J’ai fait de « l’humain » une priorité.

La bonne gestion d’un projet et la transformation des entreprises passe par le développement des compétences de chacun, mais surtout de l’épanouissement et bien-être au travail des salariés. Nous nous concentrons sur deux aspects non négligeables :

  • la formation, qui peut être nécessaire dans le cadre d’une adaptation à un nouveau poste, ou pour « une mise à niveau » des compétences de nos collaborateurs sur les dernières nouveautés, nouvelles versions..
  • les outils numériques dédiées à la gestion de projet, qui se sont récemment multipliés.  La performance des outils numériques est un vrai plus pour les projets collaboratifs, permettant une meilleure organisation du travail, notamment à l’heure du flex office et du télétravail.

Nous sommes dans un secteur d’activité hautement concurrentiel, où la pénurie de talents fait rage et il faut pouvoir se démarquer des autres entreprises. N’ayant pas la taille ou la renommée suffisante, nous essayons d’être toujours disponibles et à l’écoute de nos collaborateurs.

Cela passe par une intégration réussie, des bonnes conditions de travail favorisant un environnement agréable, une gestion de carrière personnalisée, des formations certifiantes… Mon but : qu’ils se sentent épanouis, heureux dans leur poste – au sein d’une structure qui a décidé de conserver une ambiance familiale, où l’entraide/l’échange/l’émulation entre tous est naturel.

D’après Gartner, la gestion de projet est « l’application de connaissances, compétences, outils et techniques pour répondre aux besoins d’un projet » et pour nos collaborateurs désireux de devenir chef de projet ou d’asseoir leur connaissance sur le sujet, il me semble nécessaire de les former en gestion de projet – leur permettant ainsi d’avoir une vraie vision « méthode » avec un langage commun.

Les référentiels comme PRINCE2 et PMP en sont un bon exemple. Aujourd’hui leurs certifications sont très prisées sur le marché du travail. Tout comme ITIL, nécessaire notamment dans la compréhension d’actions impactant la fourniture de services, cette certification est devenue une référence et permet une reconnaissance de la compétence du salarié à l’échelle internationale.

  • L’importance de  la gestion de projet pour la gestion des Ressources Humaines.

 

Travaillez-vous en mode projet ? Si oui, quelle pratiques utilisez-vous  et comment ?

Turner et al. (2008) déterminent sept caractéristiques spécifiques aux organisations de projet (organisations qui fonctionnent en mode projets) ayant une incidence directe sur la GRH

  • la nature temporaire des projets
  • le caractère dynamique des projets
  • l’incertitude des exigences d’un poste ou d’un emploi
  • le «paradigme» de gestion spécifique aux organisations de projet
  • les organisations de projet disposent souvent d’un portefeuille de différents types de projets aussi bien à l’interne qu’à l’externe
  • le bien-être des employés
  • le besoin de retenir et de développer le personnel pour les projets futurs et la nécessité de relier les affectations du personnel de projet à son développement de carrière

Bien que les pratiques de GRH qui sont adoptées dans la gestion de projet rejoignent généralement celles qu’on trouve dans la gestion des organisations traditionnelles, leurs contenus et leurs contraintes sont différents.
Les pratiques de GRH qu’on trouve généralement dans le contexte de projet sont : la planification des RH, le recrutement et la sélection, l’accueil et l’intégration, l’analyse des emplois, la rémunération, l’évaluation du rendement, la formation et la planification des carrières.

  • Les RH et la formation professionnelle en gestion de projet.

 

Comment la formation professionnelle a-t-elle évoluée selon vous ?
Quels sont les enjeux de la formation professionnelle aujourd’hui ?

La formation professionnelle notamment avec la loi « pour la liberté de choisir son Avenir professionnel » est en plein mouvement et dans le cadre de la gestion de projet, les approches « Agile » se sont fortement développées, de nouvelles méthodes et techniques ont vu le jour: AgilePM, Kanban, Scrum… Ces méthodes sont de plus en plus demandées dans les besoins en ressources soumis par nos partenaires.

Elles se caractérisent par une approche pragmatique et itérative de la gestion de projets. Avec le concours de plusieurs organismes de formations avec lesquels j’ai l’habitude de travailler, nous pouvons ainsi proposer à nos salariés des formations en ce sens, axées sur la mise en pratique et les interactions entre les participants, en cohérence avec le concept même de l’Agilité.

 

Quels sont les éléments qui vous convainquent de prendre en charge une formation de gestion de projet ?

Les formations en gestion de projet sont un plus indéniable pour l’entreprise et les individus. Elles permettent d’améliorer le retour sur investissement et d’accroître la rentabilité des projets, toujours dans le but de satisfaire nos clients et partenaires.

De plus, les différentes formations accelèrent la monté en compétences des personnes et facilite l’évolution de carrière, ce qui d’un côté motive le professionnel et rassure nos collaborateurs en ce qui concerne la réalisation du travail confié.

  • Les compétences en RH du chef de projet.

 

Un bon chef de projet doit savoir « gérer les ressources humaines du projet »,
quels conseils pouvez-vous lui donner ?

Certaines compétences du chef de projet me paraissent indispensables dans la réussite des projets.

La capacité à savoir communiquer avec ses équipes en toute transparence et dans un climat de confiance me semble fondamentale. Au-delà des compétences techniques nécessaires à la compréhension du besoin et des problèmes auxquels il pourra faire face, le chef de projet doit également posséder des qualités relationnelles et de leadership, selon moi.

Nous recherchons des profils ayant une compréhension et la capacité à gérer les ressources humaines, à négocier et communiquer avec les différentes parties prenantes et à favoriser le team building.
Je conseil à tout chef de projet de donner l’exemple, par la rigueur et l’intégrité mais également de restez humble et à l’écoute. Le chef de projet ne réussira à rien, seul. C’est l’unité, l’engagement et l’accompagnement de toutes les parties prenantes du projet qui mène à la réussite, au succès de ce dernier.

Célia Bonny

project-management-albys.

Issue d’une formation en gestion des ressources humaines, Célia travaille depuis plus de 14 ans dans le secteur de l’informatique. Elle est désormais Responsable Ressources Humaines depuis maintenant plus d’un an, au sein d’une ESN « à taille humaine » (ALBYS) mais aussi pour une société de portage salarial (G2A-Portage).

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Date: 15/01/2020

« Le corps s’exprime pour conserver l’équilibre »

Vous avez consacré du temps à identifier les qualités professionnelles et humaines du candidat idéal.
Le jour de la rencontre arrive.
Saurez-vous repérer les indices de langage corporel des candidats afin de trouver le match parfait ?

Nous ne parlons pas ici de l’image que chacun souhaite projeter consciemment, mais des gestes, changements d’intonation, ou des micro-attitudes qui échappent à notre interlocuteur lorsque son attention est captivée par l’échange.

Claude Bernard, médecin et physiologiste français a évoqué pour la première fois en 1866 le processus d’homéostasie du corps. C’est la capacité d’un système à maintenir l’équilibre de son  milieu intérieur, quelles que soient les contraintes externes. Ce que l’on ne peut – ou veut – exprimer verbalement, le corps va l’exprimer à sa manière afin de conserver l’équilibre interne.

Le lexique synergologique répertorie 1500 « items » catégorisés suivant le type d’action : boucles avec les bras, mains ou jambes, Rétroactions, Auto-contacts, Gestes ou la Statue. Le corps est économe et bouge dès lors que notre état d’esprit change.

Le corps va communiquer ce complément d’information à travers des changements de posture sur la chaise, la préhension d’objets ou par des microdémangeaisons. Ces indices nous apportent de précieux renseignements sur l’état d’esprit de l’autre à un instant T.

Une fois que l’on sait quoi voir, l’œil capturera naturellement l’indice, et vous pourrez alors poser des questions afin d’en apprendre plus. Voir un geste de rejet par exemple, ne vous dit pas ce que la personne rejette. Seules vos questions permettront de le découvrir.

Donc, une fois dans le vif du sujet, voici des indices du langage corporel qui invitent à clarifier le propos, ou le non-dit.

 

Vous cherchez une personne principalement analytique ou humaine ?
Quel hémivisage vous regarde ?

Cet aspect se traduit dans le corps par le côté du visage qui vous regarde. Le cerveau utilise des filtres de cognition lorsque la personne présente principalement l’hémivisage droit à son auditoire. Plutôt que l’œil, repérez quelle oreille est la plus visible pour savoir de quel hémivisage votre interlocuteur vous regarde.

Dès que le discours prime sur la qualité du lien, nous regardons tous nos interlocuteurs de la même manière : la tête effectue une légère rotation vers notre gauche. À l’inverse lorsque la qualité de la relation est plus importante, nous regardons l’autre avec l’hémivisage gauche, car on ne met pas de filtre à cet instant-là.

Les présentateurs du journal télévisé les plus populaires sont ceux qui naturellement regardent le spectateur en présentant le côté gauche du visage, et ce même lorsqu’ils annoncent des évènements tragiques.

C’est le côté du visage et non la position du corps sur la chaise qui vous renseigne sur la répondérance analytique ou humaine du candidat. Car toute personne qui écoute et analyse des informations complexes, va déplacer le haut de son corps vers l’angle arrière droit de son fauteuil durant l’analyse.

Car à ce moment précis, la personne reçoit l’information et prend le recul nécessaire à l’analyser. Elle repositionnera naturellement le haut de son corps vers l’avant, lorsqu’elle s’impliquera de nouveau dans la conversation.

Ci-dessous Michel Collon, écrivain journaliste indépendant Belge, lors d’une entrevue sur la propagande de guerre (février 2016). Son corps est penché vers son interlocuteur et il présente son hémivisage droit, car à cet instant l’intérêt de ses propos prime sur la qualité du lien.

 

michel collon gestion de projet

 

Cherchez-vous un leader ? Des arguments forts !

Lorsque l’on a des arguments forts à présenter le corps se rejette naturellement vers l’avant et sur notre droite dès que l’on rentre dans le vif du sujet. Ceci est particulièrement facile à voir lorsque la personne est assise en face de nous.

Les gestes naturels d’un leader sont larges et positionnés assez haut, le rythme du discours est posé, sa voix est souple. Les fins de phrases d’une personne qui est assurée de son propos restent dans le grave. Lorsque la voix se perche dans les aigus sur un mot précis, c’est le signe que ce sujet génère un inconfort.

C’est le moment d’inviter l’autre à s’exprimer plus sur le sujet. La véracité de la réponse sera encore plus grande si votre question intervient lorsque la personne vous regarde avec l’hémivisage gauche puisqu’elle ne met pas de filtre à ce moment-là.

L’axe sagittal vous renseigne sur la perception que le candidat a de son rôle. Lorsque vous l’invitez à évoquer une expérience difficile par exemple, relate-t-il les faits en se positionnant au-dessus des autres, menton légèrement relevé ou baisse-t-il légèrement le front tout en vous fixant, comme un taureau qui indique qu’il peut charger ?

 

Greta Thunberg

 

Ici Greta Thunberg, militante écologique de 14 ans, est invitée à faire un discours à l’assemblée nationale française (23 juillet 2019). L’axe sagittal supérieur est soutenu par le poing droit fermé sous le menton. Elle aurait pu choisir de tourner seulement la tête vers la personne qu’elle regarde, mais préfère orienter tout le haut du corps.

Cette position de la tête est caractéristique d’un leader engagé dans une discussion à laquelle il attend une réponse : le menton est relevé alors que la tête s’incline vers son épaule gauche.

 

Tournez un irritant en avantage !

Dans les réunions, les parties-prenantes qui critiquent systématiquement sont plus faciles à identifier que celles qui quittent la salle sans mot dire et minent la crédibilité du gestionnaire ou l’esprit d’équipe, dès le pas de la porte franchi.

Plutôt que de laisser cette personne être contre-productive, apprenez à la reconnaître afin de mettre à profit sa peur de « se faire avoir » pour la tourner en la qualité recherchée d’un gestionnaire des risques !
Le côté droit du corps exprime le rapport à l’autre. Le sourcil droit est un élément révélateur de la distanciation ! Chez une personne vigilante, il va être très mobile et s’élever pour notifier la mise à distance de l’autre ou de son propos.

 

personnel irritant

 

Au même moment vous pourrez peut-être remarquer que le croisement de jambe change. La jambe qui vient de passer au-dessus de l’autre s’érige en barrière, le pied pointant maintenant dans la direction opposée à la personne qui s’exprime, ou vers la sortie.
De plus la pointe du pied se crispera en position ascendante, si la tension intérieure est intense.

Un autre signe facile à reconnaitre est le pincement rapidement le nez dans un geste descendant. Le corps vous indique que quelque chose « ne sent pas bon ».
Ne tirez pas de conclusion hâtive ! Seule la personne peut vous dire ce qui l’indispose.
Est-ce le propos ? une pensée ?

Cette image est capturée alors que Fareed Zakaria de CNN, invite M Putin à s’expliquer sur son appréciation de M Donald Trump. M Nazaebayev est un observateur silencieux, mais son geste exprime un malaise à ce moment précis.

 

Nazaebayev

 

L’analyse des informations complexes, va déplacer le haut de son corps vers l’angle arrière droit de son fauteuil durant l’analyse. Car à ce moment précis, la personne reçoit l’information et prend le recul nécessaire à l’analyser. Elle repositionnera naturellement le haut de son corps vers l’avant, lorsqu’elle s’impliquera de nouveau dans la conversation.

Connaître la grille de lecture du langage corporel permet de savoir ce qu’il est important de voir. Ces indices sont majoritairement préconscients, et soulignent une incongruence entre le propos exprimé et l’état d’esprit de la personne dont le corps s’exprime. En posant des questions ouvertes, vous permettrez à votre interlocuteur de prendre conscience de ce qui l’anime, et de vous l’exprimer.

Florence Dalmau

Florence-dalmau-project-management
En tant que synergologue, chargée de projets, et naturopathe, Florence aide ses clients à comprendre l’image qu’ils projettent aux autres, et ce que le langage corporel dévoile.

Retrouvez Florence sur Linkedin ou sur Youtube !

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Date: 13/01/2020

Le secteur de la santé est l’un des plus importants au monde.
La Suisse dans son ensemble compte 281 hôpitaux (OFS, 2017) du secteur public et privé. De nouveaux défis conduisent à la mise en œuvre d’un nombre toujours plus élevé d’initiatives qui exigent une grande compétence en matière de gestion de projets.

Pour contribuer à rendre le secteur de la santé plus efficace et plus compétitif, nous avons développé une enquête basée sur différentes méthodes d’évaluation de la maturité et sur les référentiels de gestion de projet telles que Hermes, PRINCE2, AgilePM, PMBoK et l’International Competence Baseline (par IPMA).

Le rapport intitulé « La maturité de la gestion de projet au sein des hôpitaux suisses » est le résultat final de l’enquête. Il se concentre sur le secteur hospitalier composé des infrastructures publiques de l’Etat ainsi que des infrastructures privées de la Suisse romande, italienne et alémanique uniquement.

 

gestion de projet hôpitaux suisses

 

 

Les acteurs clés

Nous avons recueilli 102 résultats complets auprès de 46 hôpitaux, dans 20 cantons, avec au moins un hôpital participant par canton, à l’exception d’Appenzell Rhodes intérieures et extérieures, de Schaffhouse, de Glaris, de Zoug et de Schwytz.

240 hôpitaux parmi les 281 hôpitaux officiels ont été invités à participer. Les 41 hôpitaux restants étaient trop petits, comme par exemple toutes les maternités et certaines cliniques spécialisées en chirurgie, rééducation et psychiatrie.

 

Pourquoi lire ce rapport de recherche ?

  • Accéder à un rapport unique sur la maturité de la gestion de projet dans le domaine hospitalier.
  • Obtenir des informations sur la maturité des différents aspects de la gestion de projet dans le secteur hospitalier.
  • Découvrir les méthodologies de PM les plus populaires dans le secteur hospitalier.

 

Segmentation du rapport

Analyse sur la base de :

  • La taille des hôpitaux – grands, moyens, petits.
  • La répartition privé et public.
  • Les fonctions – Chef de projet et de projet partiel, Responsable de PMO, Responsable qualité, Responsable de portefeuille, autre membre de la direction intermédiaire.
  • La langue – allemand et français.

 

Table des matières

  1. Contexte et introduction
  2. Démarche de recherche
  3. Résultats
    a. Maturité globale
    b. Maturité de la structure organisationnelle
    c. Rôles et responsabilités
    d. Maturité du cycle de vie du projet
    e. Gestion du risque
    f. Engagement des parties prenantes
    g. Gestion des avantages sociaux
    h. Gestion des changements et des enjeux
  4. Résumé et conclusions
  5. Abréviations et définitions

 

Qui ?

Cette initiative est une collabortion entre la Business School of Lausanne (BSL) et ProfeoQRP (basée à Chiasso), une société de conseil et de formation ayant une expertise dans le secteur hospitalier.

Les étudiants du master en commerce international ont réalisé l’enquête durant leur semestre d’été, de fin mai à fin juillet 2019. Suite à cela, le projet a été mené à terme par leur professeur et ProfeoQRP, impliqué dès le début en tant que sponsor de cette initiative. L’enquête s’est poursuivie jusqu’à fin septembre 2019. Le rapport a ensuite été établi entre octobre et décembre 2019, et les activités de suivi réalisées en janvier et février 2020.

 

Contact :

ProfeoQRP
Adresse : Corso San Gottardo 46E – 6830 Chiasso, Suisse
Courriel : switzerland@qrpinternational.com

 

Téléchargez le rapport gratuit dès maintenant :
La maturité de la gestion de projet au sein des hôpitaux suisses

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Date: 07/01/2020

Le module ITIL 4 Create, Deliver and Support a pour objectif de permettre aux participants de comprendre comment intégrer les différents flux de valeur et les activités, la performance et la qualité du service ainsi que les méthodes d’amélioration. La certification prouve que le candidat possède les connaissances nécessaires sur les pratiques, méthodes et outils pertinents pour être en mesure de créer, de fournir et supporter les produits et services informatiques.

Pour passer l’examen, le candidat doit avoir réussi l’examen ITIL 4 Foundation. De plus, le participant doit avoir suivi une formation accréditée pour ce module. Une expérience professionnelle en gestion des services informatiques est recommandée.

 

Public visé par la certification ITIL 4 Specialist Create, Deliver & Support

  • Quiconque souhaite poursuivre son parcours de formation et certification dans la gestion des services informatiques,
  • Les responsables ITSM actuels ou futurs,
  • Les professionnels qui gèrent le fonctionnement des produits et services informatiques et numériques, ainsi que les responsables de la livraison de bout en bout,
  • Titulaires de diplômes ITIL existants souhaitant développer leurs connaissances.

 

Examen ITIL 4 Specialist Create, Deliver & Support

  • Langue: Français et anglais,
  • Durée: 90 minutes (25% de temps supplémentaire si vous passez l’examen dans une langue autre que votre langue maternelle soit 113 min. au total),
  • Supports autorisés : aucun,
  • Examen à livre fermé,
  • Questions: 40,
  • QCM,
  • Taux d’admissibilité: 28 points ou plus,
  • Niveaux de raisonnement de Bloom : Niveau 2 & 3 (Bloom’s levels 2 & 3)
    • 15 questions de compréhension (niveau 2)
    • 25 questions de pratique (niveau 3),
  • Format de l’examen : En ligne ou papier,
  • Format du certificat : Numérique.

Le certificat numérique est inclus dans les frais d’examen. Vous pouvez cependant demander un certificat papier à l’institut d’examen après obtention de votre examen.

Prérequis: Le candidat doit avoir réussi l’examen ITIL 4 Foundation. De plus, le candidat doit avoir suivi une formation accréditée pour ce module (la durée recommandée pour cette formation est de 18 heures examen compris).

 

Exemples de questions à l’examen ITIL 4 CDS

Les questions sont toutes « à choix multiples » : standard, négative et liste

Exemple de question de type « standard » :
Quelle est la source des Bonnes Pratiques?
a) Q
b) P
c) R
d) S

Exemple de question de type « liste » :
Quel énoncé sur la gestion des actifs de service et des configurations est CORRECT ?
Elle supporte Q
Elle supporte P
Elle supporte R
Elle supporte S
a) 1 et 2
b) 2 et 3
c) 3 et 4
d) 1 et 4

REMARQUE : deux options parmi la liste sont correctes. Les questions de type « liste » ne sont jamais négatives.

Exemple de question de type « négative » :
Laquelle des options suivantes n’est PAS un domaine de valeur défini ?
a) Q
b) P
c) R
d) S

REMARQUE : les questions négatives sont utilisées uniquement à titre exceptionnel, lorsqu’une partie des acquis d’apprentissage consiste à savoir qu’un élément est manquant ou ne devrait pas se produire.

 

Objectifs de la formation ITIL 4 Create, Deliver and Support (CDS)

L’objectif de l’examen ITIL 4 Create, Deliver and Support est de vérifier que le candidat possède les connaissances théoriques et pratiques d’ITIL 4 pour pouvoir créer, fournir et soutenir des services. La certification ITIL 4 Create, Deliver and Support constitue l’une des conditions préalables à l’obtention de la certification ITIL 4 Managing Professional.

Après cette formation, le participant doit, entre autre, être capable de:

  • Comprendre comment planifier et créer une chaîne de valeur des Services pour créer, fournir et soutenir les Services,
  • Savoir comment les pratiques ITIL contribuent à la création, à la fourniture et au support à travers le SVS (Système de Valeur des Services) et les chaînes de valeur,
  • Savoir créer, fournir et soutenir les services.

 

Certification ITIL 4 Create, Deliver & Support (CDS)

Le candidat qui réussit l’examen obtient la certification. Le certificat en ligne est inclus dans les frais d’examen.

QRP International est un organisme de formation agréé (ATO) par Peoplecert pour le compte d’Axelos. Il est autorisé à dispenser les formations ITIL 4 CDS et peut vous préparer à l’examen de la certification de gestion des services informatiques ITIL 4 CDS.

Consultez notre site internet pour en savoir plus !

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Date: 23/12/2019

QRP International Suisse a lancé son site début 2019 et a déjà recueilli des milliers de vues. Un grand merci pour votre fidélité tout au long de l’année écoulée.

Aimeriez-vous connaître les 10 sujets les plus visualisés en 2019 dans notre rubrique’Actualités’ ?
Voici donc le « palmarès » de l’année qui s’achève. L’occasion pour vous, nous l’espérons, d’en (re)découvrir quelques uns :

  1. Examen ITIL 4 Foundation
  2. Scrum Master vs Project Manager
  3. Scrum Master : définition, rôle, responsabilités et compétences
  4. Les problématiques de la gestion de projet – Interview de Michel Operto
  5. Comment écrire une DIP (Documentation d’initialisation de projet) dans PRINCE2 2017 ?
  6. DevOps c’est quoi ? Définition DevOps
  7. PRINCE2 : Le rôle du chef de projet
  8. Chef de projet, qu’est-ce que c’est
  9. Profils qui ont besoin de comprendre DevOps
  10. DevOps Leadership – Définition du métier de leader DevOps

 

La nouvelle année approche déjà et nous continuerons à vous proposer des articles toujours plus pertinents pour répondre au mieux à vos attentes.

Si vous avez des questions auxquelles vous souhaiteriez nous voir apporter une réponse, des sujets qui vous intéressent particulièrement, ou si vous souhaitez collaborer avec nous dans l’écriture de blog posts, contactez-nous à l’adresse switzerland@qrpinternational.com.

Nous en profitons pour vous signaler que chaque nouveau billet est annoncé sur notre page Linkedin QRP International Suisse.

Nous vous souhaitons à toutes et à tous une très belle fin d’année 2019.

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Date: 18/12/2019

La livraison à temps est l’eldorado de la gestion de projet, personne ne souhaite livrer en retard. Lorsque le délai approche et qu’ils sont en retard, le chef de projet et l’équipe de projet travaillent à un rythme effréné pour rattraper le retard et respecter les délais.

Tout le monde travaille tard et parfois même le week-end, ce qui peut créer du stress et/ou une surcharge de travail.

Il existe pourtant un excellent moyen de livrer à temps, appelé : la pratique du Timeboxing ou la gestion par blocs de temps.

 

Qu’est-ce qu’une timebox ?

DSDM définit la time-boxe comme étant une période fixe à la fin de laquelle un objectif est atteint. La date finale de livraison est fixe, mais le travail à faire est variable. Si vous êtes en retard, vous avez une option qui vous permet de faire moins et cette option est claire et approuvée depuis le début.

Si vous avez moins de choses à faire, vous pourrez probablement rattraper le retard et vous tenir à l’échéancier. Avant d’entamer la timebox, vous devez planifier le travail à effectuer durant cette période et prioriser les tâches.

Voici un exemple de Timebox, pour un projet simple comme réorganiser et repeindre un garage.

 

Sans Timebox, vous devrez peut-être lister vos besoins dans n’importe quel ordre, peut-être dans l’ordre de travail :

  • Ranger le contenu dans des boîtes
  • Recycler les ordures
  • Installer un nouvel éclairage
  • Acheter de nouveaux outils
  • Repaver l’espace
  • Peindre les murs et le plafond
  • Peindre le bois

 

Sans Timebox, si vous manquez de temps, vous serez amené à vous dépêcher pour effectuer la peinture.
Si vous voulez faire du bon travail, vous peindrez jusqu’à minuit et vous serez complètement stressé.

En utilisant la pratique du Timeboxing, vous resterez calme et éviterez la panique. Vous vous concentrerez sur l’essentiel et vous assurerez que l’essentiel sera livré à temps. L’astuce consiste à avoir des plages horaires convenues avant de commencer à travailler. Vous devez hiérarchiser la liste des besoins.

 

Etablir une liste des priorités 

– Must have –

  • Peindre les murs et le plafond
  • Peindre le bois
  • Recycler les ordures

– Should have –

  • Repaver l’espace
  • Installer un nouvel éclairage

– Could have –

  • Rangez le contenu dans des boîtes
  • Acheter de nouveaux outils

Si vous êtes un peu en retard, vous allez réduire un ou plusieurs éléments de la liste « Could have ». Si nous sommes vraiment en retard dans la planification, tous les éléments « Could have » et un ou plusieurs « Should have » ne seront pas réalisés. Vous pourrez alors planifier votre travail en conséquence, avec les « Must have » au début des activités et les « Could have » plus tard.

La première fois que vous utilisez l’approche du Timeboxing, vous risquez de rencontrer des collègues qui ne peuvent ou ne veulent pas hiérarchiser leurs besoins. Votre supérieur pourrait vous dire que tout est prioritaire. Rien n’est négociable. Ce n’est absolument pas vrai, surtout s’il est important que vous livriez à temps. Vous devrez peut-être « éduquer » votre supérieur. Vous devrez peut-être aider vos collègues à choisir de véritables priorités.

Si vous utilisez une méthode telle que PRINCE2, vous pouvez intégrer sans problème l’approche du timeboxing à votre travail. Dans PRINCE2, une séquence ou un lot de travail pourrait constituer une timebox . Vous vous engagez à livrer à temps (aucune tolérance de temps), mais vous avez beaucoup plus de flexibilité sur ce que vous livrez, en utilisant votre liste de priorités (vous avez donc une haute tolérance sur l’environnement).

Une autre possibilité consiste à choisir une méthode Agile telle que AgilePM, construite autour des Timeboxes et des listes de priorités. Cette méthode utilise l’acronyme MoSCoW Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have pour définir les priorités.

Si vous avez souvent du mal à respecter les délais, la combinaison de ces pratiques est la meilleur solution et elle vous évitera stress et panique de dernière minute. Si vous tenez absolument à livrer à temps, il vous est recommandé d’utiliser ces pratiques.

 

Auteur : Jeff Ball

Article republished from Milestones by Jeff Ball

 

Jeff Ball

Jeff a plus de 25 ans d’expérience dans la gestion de projets et de programmes. Il a réalisé des projets informatiques de bout en bout dans des environnements multiculturels. En tant que responsable de programme et PMO, Jeff a organisé les installations P3O chez NEC Computers et Fortis Bank; Il a géré les bureaux de programme des plus grands programmes de transformation de NEC Computers et de BNP Investment Partners. Il est un formateur multilingue pour PRINCE2, MSP, P3O et MoP, capable d’organiser des cours en anglais et en français.

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