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Découvrir les dernières nouvelles du monde de la gestion de projet et de l’IT.

Date: 24/03/2021
Une chose que vous ne pouvez pas nier dans les affaires est le changement. Le changement n’est pas toujours négatif ou positif, mais il est toujours différent. Le changement est omniprésent – qu’il soit motivé par la technologie ou par des facteurs économiques ou autres; le fait incontestable est que vous demandez aux gens de changer. Le changement est présent dans toute organisation, quelle que soit sa taille. Certaines organisations, en particulier les plus grandes, ont des départements spécifiques qui se concentrent sur le changement. Cependant, cela ne signifie pas que le changement ne se produit pas dans les petites organisations, il pourrait simplement ne pas être reconnu comme un «changement». Le changement devient de plus en plus important et le sera également à l’avenir. Les organisations de tout type de domaine connaissent des changements dans le cadre des révolutions numériques actuelles. Qu’il s’agisse de numérisation de documents, d’automatisation des processus ou de machine learning, le changement est partout et constant. Pour pouvoir guider ce changement, les organisations doivent le reconnaître et intégrer le changement au sein de leur organisation. Leur personnel devra s’habituer à un mode de travail différent, changer sa mentalité et changer ses habitudes et son comportement. Les compétences en conduite du changement dont les personnes et les organisations auront besoin ne font que devenir de plus en plus importantes à mesure que la technologie évolue.  

Des compétences clés pour préparer les années à venir

Vous pouvez diviser les compétences en cinq types différents, à savoir: les compétences physiques et manuelles, les compétences cognitives de base, les compétences cognitives supérieures, les compétences sociales et émotionnelles et les compétences technologiques. Dans la décennie à venir, nous pouvons nous attendre à une perte nette sur les compétences physiques et manuelles et les compétences cognitives de base. Il y aura un gain de compétences cognitives, de compétences sociales et émotionnelles et de compétences technologiques plus élevées. Au sein de ces trois types de compétences qui devraient croître au cours des prochaines années, il existe de nombreuses compétences diverses.

Capacités cognitives supérieures

Ceux qui relèvent des compétences cognitives supérieures, par exemple, sont:
  • Gestion de projet
  • Pensée créative et prise de décision
  • Traitement et interprétation complexes de l’information

Compétences sociales et émotionnelles

Les compétences qui relèvent des compétences sociales et émotionnelles, par exemple, sont:
  • Communication et négociation avancées
  • Leadership et gestion des personnes
  • Adaptabilité et apprentissage continu

Compétences technologiques

Les compétences qui relèvent des compétences technologiques, par exemple, sont:
  • Compétences et programmation informatiques avancées
  • Analyse de données avancée et compétences mathématiques
  • Recherche scientifique et développement
 

Compétences clés en conduite du changement

Le changement augmente et les organisations ne peuvent plus l’ignorer. Pour aider à intégrer ce changement au sein de l’organisation, une organisation peut bénéficier de la gestion du changement. La gestion du changement comprend un ensemble de compétences très riche. Un ensemble de compétences qui contribue à accroître l’engagement des personnes et comprend de nombreuses compétences générales différentes. Les compétences clés en matière de conduite du changement sont très diverses et la plupart d’entre elles relèvent du type «compétences sociales et émotionnelles». Par exemple, pour préparer votre personnel à un autre mode de travail, vous avez besoin de grandes qualités relationnelles, mais aussi de beaucoup d’empathie. Amener les gens à changer le travail qu’ils font depuis des années n’est pas aussi facile qu’il y paraît et il est important d’être à l’écoute de leurs inquiétudes et de leurs besoins. Les compétences avancées de communication et de négociation ainsi que les compétences d’enseignement et de formation sont liées à cela. L’entrepreneuriat et la prise d’initiative sont également des compétences nécessaires au sein du service de conduite du changement, ainsi que la créativité. Cela aide à trouver des solutions et à s’adapter lorsque des changements soudains surviennent. L’adaptabilité et l’apprentissage continu aideront l’ensemble de l’organisation à apprendre des changements en cours, mais aussi des changements passés (à la fois échoués et réussis). Les compétences en leadership et en management aideront à gérer les personnes et l’organisation et fourniront une direction.  

Le Change Journey

 Le changement n’est pas quelque chose qui se produit du jour au lendemain et nécessite une vision claire d’où l’organisation veut arriver. Cependant, il est important non seulement de se concentrer sur cette vision, mais aussi de voir le chemin parcouru. Le changement se fait par petites étapes et si vous reconnaissez ces petites étapes et les partagez avec votre équipe, vous créerez l’engagement nécessaire. C’est une autre compétence de conduite du changement, pour gérer et contrôler la phase de transition. La communication, la résolution de problèmes et l’influence en font partie. Le changement concerne les personnes et ils doivent être prêts pour le changement. Il est important de ne pas introduire trop de changement à la fois et le changement doit être réalisé par étapes. Pour ce faire, il doit y avoir une contribution de la haute direction et, si possible, peut être connectée à la gestion de portefeuille existante. Vous pensez que votre organisation a besoin d’une approche solide ? La formation Change Management est probablement faite pour vous ! A lire également : Conduite du changement : MSP vs Change Management    Source: https://apmg-international.com/nl/events/omnipresence-change-key-skills-everyone-should-have
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Date: 17/03/2021

Fondatrice, formatrice et facilitatrice d’ EMY DIGITAL, partenaire de QRP International.

Emily propose aux entreprises des formations, ateliers, accompagnements pour accélérer leur transformation par des méthodes collaboratives, de Design Thinking, l’UX Design, l’agilité, l’appropriation des outils numériques et la créativité et l’innovation.

Quelle est votre fonction actuelle ? Quelles sont vos missions ?

 Je suis fondatrice et présidente de l’organisation Emy Digital mais également formatrice. Nous travaillons avec QRP International en tant qu’organisme intervenant, avec une équipe de formateurs et facilitateurs innovation au Design Thinking et co-design. Notre mission est de démocratiser cette manière de penser qu’est le Design Thinking, dans le monde des entreprises et pourquoi pas également dans le monde associatif, auprès des collectivités et des pouvoirs publics. De nos jours, nous sommes tous concernés par de grandes transformations et le besoin d’être agile. Le Design Thinking permet de répondre aux questions comment mieux travailler ensemble, comment s’adapter rapidement, comment mettre rapidement en place des solutions, tout en ayant un état d’esprit de designer.  

Comment avez-vous découvert le Design Thinking, quel est votre parcours ?

 J’ai commencé à travailler dans une petite structure familiale, au niveau de la gestion d’entreprise, puis dans une start-up internationale qui montait des centres d’appels. J’ai eu la chance de participer à la croissance fulgurante d’une petite entreprise qui est devenue très rapidement grande et où le développement d’un service formation a été nécessaire. J’ai toujours été dans l’action et très curieuse et lorsque j’ai découvert ce qu’est l’UX Design et le Design Thinking j’ai su que j’avais trouvé mon métier. J’ai compris pourquoi je me posais beaucoup de questions et pourquoi j’aimais faire les choses de moi-même, plutôt qu’attendre que quelque chose me soit imposé. J’avais déjà développé l’état d’esprit recherché sans le savoir. Par la suite, je suis rentrée à la Société Générale. Mon travail me passionnait mais le manque d’autonomie et l’incapacité de pouvoir prendre des initiatives ne me convenait pas. J’ai effectué un bilan de compétences qui a fait ressortir mon âme d’entrepreneuse, mon goût du challenge et ma créativité. J’ai repris une formation en chef de projet digital à Digital Campus Paris où j’ai appris le code, le webdesign, le graphisme, la mise en page Adobe sur la partie technique opérationnelle, le webmarketing, la stratégie digitale, la gestion des réseaux sociaux, le lancement d’un site internet…. A la fin de ce parcours, j’ai décidé, avec les différentes personnes que j’ai rencontrées, de créer ma propre agence digitale pour les avocats. Pourquoi les avocats ? En 2015 une loi est passée autorisant les avocats à communiquer. Nous avons donc utilisé l’UX Design pour rencontrer les avocats, les écouter, se rendre compte de leurs problématiques et nous avons créé une offre particulière pour répondre  à leurs besoins. Je me suis rendue compte que ce dont ils avaient le plus besoin  était de la formation. J’ai été recontactée par l’école Digital campus Paris pour monter une formation UX Design et je suis ensuite devenue formatrice dans plusieurs écoles, où j’ai pu mettre en place des challenges design pour que les étudiants travaillent en design sprint. Nous avons ensuite créé une formation à la sensibilisation de la méthode Design Thinking sur deux jours, que QRP International propose. Les entreprises ont apprécié, ce qui nous a encouragé à l’enregistrer auprès de France-compétentes pour qu’elle devienne certifiante. Depuis peu, la formation peut également être suivie à distance grâce aux plateformes collaboratives comme zoom et mural, qui nous permettent de créer nos templates et d’offrir une qualité de formation égale à une formation en présentiel.  

Qu’est ce que le Design Thinking ?

 Le Design Thinking existe depuis longtemps mais c’est l’agence design IDEO qui a mis  au point un nouveau mode de résolution des problèmes et popularisé la méthode Design Thinking dans les années 2000. Cette approche, issue à l’origine de la culture anglo-saxonne, est tirée du design et est applicable à tous les sujets dans l’entreprise, peu importe le secteur. Son principe ? Utiliser les outils de conception des designers pour résoudre tout type de problématique, allant du management de projet au développement d’un produit, d’un service ou d’une organisation. Elle repose sur la collaboration entre les acteurs du projet ainsi que sur la co-création avec l’utilisateur final pour s’assurer de répondre à un véritable besoin. En d’autres termes, c’est une méthode expérimentale de résolution de problèmes par l’empathie et la collaboration, qui s’intéresse et part du besoin de l’utilisateur et l’intègre dans le processus de conception, tout en travaillant par itérations (expérimentation, test and learn). Le cœur de l’approche Design Thinking est d’amener un groupe d’individus à un maximum d’idées et de perspectives différentes pour atteindre des possibilités variées de solutions à une problématique donnée. C’est cette approche créative qui permet de trouver des innovations. Le Design Thinking permet de faire émerger les idées en s’appuyant sur l’intelligence collective grâce à l’expérimentation avec les utilisateurs. Le Design Thinking est une méthodologie  de résolution de problèmes. Si la solution est validée, testée auprès des utilisateurs, on peut déployer la solution et là on entre dans la gestion de projet/produit. On peut par exemple déployer la solution comme lancer le développement d’un logiciel, d’une application, l’architecture d’un espace (ex le nouveau campus d’une école, le service covid d’un hôpital), après avoir validé le concept auprès des utilisateurs en suivant le process double diamant du Design Thinking.  

Si vous deviez expliquer ce qu’est le Design Thinking à vos grands-parents, que diriez-vous ?

Le Design Thinking est une manière moderne de travailler qui passe par l’action et où chacun est responsable à son niveau, de la manière dont il souhaite travailler ou produire. Il n’y a plus de séparation des niveaux hiérarchiques, qui sont remplacés par un esprit de partage, de l’entraide et de la collaboration pour trouver une solution ensemble. Les personnes qui décident sont inspirées des personnes qui sont sur le terrain, c’est-à-dire les destinataires de la solution.  

Où en est la France avec le Design Thinking ?

Depuis 2014, le Design Thinking est devenu tendance dans les entreprises françaises concernant l’innovation. Les entreprises qui avaient le plus de maturité ou celles qui pouvaient s’offrir le temps de voir différemment les choses s’y sont beaucoup intéressées. Mais à l’époque le Design Thinking était encore perçu comme quelque chose d’utile mais pas forcément de vital. Aujourd’hui avec la crise, le Design Thinking prend tout son sens et les entreprises l’ont très bien compris, notamment dans certains secteurs d’activités, qui souhaitent constamment se réinventer et proposer de nouvelles offres, solutions, produits et services. On parle de Design Thinking mais on peut également parler de co-design, d’intelligence collective, d’innovation managériale, d’UX Design, d’agilité. Ces tendances étaient déjà présentes suite au bouleversement de la transformation numérique, auquel il a fallu s’adapter et les effets se sont répétés et amplifiés avec la crise sanitaire. Le Design Thinking est une méthode qui a beaucoup de potentiel et il y encore beaucoup de marge avant que toutes les entreprises en aient conscience et soient capable de l’utiliser au quotidien.  

Quelles sont les raisons de ce succès ? Quels bénéfices la méthode peut-elle apporter à une organisation ?

Premièrement le Design Thinking est tendance, il permet de résoudre des problèmes dans un temps limité, de challenger les équipes. Il permet de rassembler, de tester des solutions et d’être agile voire résilient. Ensuite, la capacité de proposer des solutions à distance a été un vrai déclencheur et a facilité la mise en place de formation au sein des entreprises, d’autant plus avec l’orientation du gouvernement pendant la crise, qui a encouragé les professionnels à se former. Plus qu’une méthode, le Design Thinking est un état d’esprit, avant tout tiré par la pensée positive, le partage, et la capacité à rebondir sur les idées des autres, à construire ensemble plutôt qu’être les uns contre les autres. Utiliser le Design Thinking permet un gain de temps considérable. Grâce à la méthode, l’équipe arrive plus rapidement à une solution qui répond réellement aux besoins des utilisateurs et évite de déployer une solution inefficace ou inadaptée. Le Design Thinking permet de travailler par itération, en “test and learn”, ce qui permet de vérifier en continu si la solution convient à l’utilisateur et de s’adapter et modifier en fonction de ses feedbacks continus. Ainsi, l’utilisateur a une place centrale dans la conception de nouveaux projets. Le Design Thinking permet de résoudre des problèmes complexes, de détecter des opportunités d’innovation et de proposer des solutions innovantes, puisqu’il permet aussi de développer des compétences essentielles : la capacité d’empathie, la collaboration, l’intelligence collective, la créativité et l’agilité. Pratiquer cette méthode avec son équipe permettra de renforcer la collaboration et la cohésion d’équipe.
“Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin.”
 

Quels sont selon vous les pièges à éviter ?

Le premier serait de croire que le Design Thinking est une recette miracle et de penser que toutes les solutions sont servies sur un plateau. Il faut être prêt pour le changement, prêt à se remettre en question et à lâcher prise. Travailler avec la méthode Design Thinking nécessite un accompagnement au changement des équipes.  

Pouvez-vous nous partager un exemple d’implémentation qui vous tient à coeur ?

Nous avons un client qui travaille sur l’insertion professionnelle et qui s’intéressait déjà au Design Thinking avant la crise sanitaire. La problématique était de trouver comment accompagner les créateurs d’entreprise dans la définition de leur concept et de leur business model. Nous avons mis en place des formations pour ses consultants qui accompagnent à la création d’entreprise. Les consultants ainsi que le directeur de cette organisation ont donc été formés au Design Thinking et le directeur a trouvé judicieux de former les porteurs de projets demandeurs d’emplois à la méthode. Il a répondu à un appel d’offre auprès de Pôle emploi en désignant sa réponse avec le processus et les ateliers Design Thinking pour accompagner un créateur d’entreprise. Il a remporté le marché et nous sommes actuellement en train de former les animateurs et les consultants qui vont accompagner ces porteurs de projet. La formation se déroule à distance, ce qui permet aux participants de découvrir et de pratiquer de nouveaux outils digitaux (zoom, mural,…) et de nouvelles méthodes créatives, collaboratives, d’animation et de facilitation à leur disposition pour proposer des accompagnements basés sur la co-création et être toujours plus à l’écoute des besoins de leurs bénéficiaires.  

Citez quelques notions que vous souhaiteriez apprendre dans un proche avenir pour vous développer en tant que professionnel ?

Dans un premier temps, je souhaite approfondir mes connaissances sur le prototypage (prototype du service), puis je me formerai au design circulaire, de manière à penser nos solutions de façon plus durable, plus responsable.   Êtes-vous intéressé par le Design Thinking ? Contactez-nous dès maintenant en écrivant à switzerland@qrpinternational.com   Design Thinking Trainer Emily LEFEBVRE

Emily LEFEBVRE

Fondatrice, formatrice et facilitatrice d’ EMY DIGITAL, partenaire de QRP International. Emily propose aux entreprises des formations, ateliers, accompagnements pour accélérer leur transformation par des méthodes collaboratives, de Design Thinking, l’UX Design, l’agilité, l’appropriation des outils numériques et la créativité et l’innovation. Retrouvez Emily sur linkedin
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Date: 11/03/2021
Le principal rôle du PMO est le pilotage et le soutien au management des projets, aux programmes et portefeuilles de l’organisation. Son rôle est d’assurer la vision transversale sur tous les projets en cours et à venir, la réussite des projets, la standardisation et l’amélioration continue des processus liés à la gestion de projet. Dans ce cadre, le bureau de gestion de projets va nécessairement devoir faire appel à une palette d’outils PMO pour piloter les projets de A à Z et faciliter la remontée des informations.  

Le rôle clé joué par le PMO dans la gestion de portefeuille projets

Le PMO a également une responsabilité tournée vers le haut, à savoir le portefeuille. Il a notamment une responsabilité de gestion des demandes, d’animer les process de décision et d’animation (en commençant par fournir les informations) auprès des manager, il a une mission souvent très précise de réaliser les collectes et reporting. Proposition de visuel : mop management portefeuille

Comment choisir les bons outils PMO ?

Avant de se demander quel(s) outil(s) PMO vous convient, il faut évidemment vous demander à quel(s) besoin(s) vous souhaitez répondre. Voici quelques pistes d’outils/fonctionnalités en fonction de vos enjeux.

. Suivre l’évolution des projets

Utiliser des tableaux de bord multi projets vous aidera à identifier les projets en dérive, ceux à suivre et ceux pour lesquels il faut réagir rapidement si nécessaire. L’indicateur météo projet est également une bonne option pour suivre de manière visuelle les projets à risque. Une rapide visualisation de cet indicateur météo marque immédiatement les esprits ! et permet d’orienter facilement le reporting vers certains points d’attention. L’autre rôle majeur du PMO est de communiquer sur l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs. L’outil conseillé est le diagramme de Gantt avec le suivi des jalons du projet. Il vous permet de planifier les grandes phases du projet et de reprogrammer automatiquement les impacts d’un éventuel retard.

. Préparer les revues de projets

La revue de projets est un processus incontournable du Project Portfolio Management. Y intégrer un point de situation récurrent sous forme d’un « flash report » est une bonne pratique clé. Les différents chefs de projets alimentent leurs rapports flash selon une trame structurée. Une fois les rapports de synthèse complétés à date, le PMO récolte le contenu et structure une synthèse de tous les rapports flash. Le but est de préparer une synthèse pertinente au comité de pilotage.

. Animer facilement vos revues de projets

Pendant la réunion, vous avez besoin de tableaux de bord simples et personnalisables pour animer la revue de projet. Le diaporama de revue de portefeuille est un outil d’animation et de priorisation des projets du portefeuille.

. Déployer votre méthode projets au sein des équipes

Que vous utilisiez des méthodes comme PRINCE2, Agile PM, PMBok, votre besoin est de partager des modèles de document, des enchaînements de phases types, et d’autres documents. En mettant ces éléments à disposition des chefs de projets pour créer leurs nouveaux projets, vous simplifiez leur travail et améliorez leurs pratiques.  

Pourquoi se doter d’un outil PPM pour votre Bureau de Gestion de Projets ?

Si vous n’avez pas encore investi dans un système PPM, cela suppose que vous utilisez une combinaison de logiciels de bureau (MS Excel, PowerPoint…) pour créer des rapports, suivre les projets, planning et fichiers partagés dans le Cloud. Vous souhaitez mettre en place une fonction de gestion de projets officielle et uniformiser une méthodologie projet au sein de vos équipes projets ? Les solutions PPM offrent un équilibre entre stratégie et exécution des projets. Un seul outil PMO 360° vous permet de piloter vos équipes et vos projets dans des domaines tels que la gestion des ressources, la planification de projets, le suivi des budgets, ainsi que les rapports destinés aux dirigeants. Tout l’intérêt d’un outil de gestion de projets PPM est d’aider les dirigeants, le PMO, ses chefs de projets, ses analystes et l’ensemble de ses membres à accomplir leur mission avec efficacité et précision. C’est également l’occasion de donner plus de lisibilité collective. Avec une méthode projet formalisée et traduite dans l’application, les managers sont plus efficaces dans la prise d’information. Cela offre un gain de temps dans la gestion de projet avec un effort de communication allégé et, donc, dans la prise de décision.

? Qu’est-ce qu’un PMO – P3O ?

 

Comment choisir le bon logiciel PPM – Project Management Software ?

Comment trouver l’outil collaboratif qui vous permettra de gérer un vaste portefeuille de projets ? La première étape sera de faire un point sur les enjeux rencontrés dans votre entreprise.
  • Avez-vous besoin de mieux cerner la capacité à produire des équipes ?
  • Avez-vous besoin de suivre plus efficacement les dépenses réalisées par rapport au budget mandaté ?
  • Arrivez-vous à avoir une vue exhaustive sur le portefeuille projets en cours ?
  • Avez-vous des difficultés à arbitrer les nouvelles demandes de projets ?
L’outil PPM est une réponse aux besoins métiers et doit être facilitateur pour la prise de décisions au niveau de la gouvernance projets. VIRAGE Group a édité un guide pratique à ce sujet qui pourra vous aider à choisir le bon logiciel PPM en 3 étapes. Ce guide vous aidera à identifier les fonctionnalités attendues d’un logiciel PPM et vous accompagnera, ensuite, dans la définition du cahier des charges afin de trouver l’éditeur de logiciel adapté.  

Exemple d’une solution PPM : Project Monitor, un logiciel PPM simple et efficace comme outil PMO

Avec Project Monitor, pilotez vos portefeuilles projets tout simplement et réduisez de 30% la durée moyenne des projets ! Project Monitor est une solution collaborative de pilotage de portefeuille et de gestion de projet qui permet de :
  • collecter les informations auprès des équipes par divers moyens : flash report,  mise à jour des plannings, suivi des budgets, saisie des temps, …
  • animer les parties prenantes d’un projet
  • disposer d’une vision synthétique et à jour des projets, pour gérer et piloter en temps réel
  • faciliter la prise de décisions lors des arbitrages
  • maîtriser le budget global et optimiser les allocations
  • faciliter les temps de gouvernance
Les principales fonctionnalités de Project Monitor sont :
  • Gestion des plannings et Diagramme de Gantt
  • Planification des ressources
  • Suivi budgétaire des projets
  • Tableau de bord portefeuille de projets
  • Saisie des temps
  • Gestion des tâches Kanban
  • Gestion des risques
  • Diaporama de revue de portefeuille et Flash Report

Virage-Group-PMO Virage Group

VIRAGE Group est un éditeur de logiciels de gestion de portefeuille projets (Project Monitor) et de pilotage de plans d’actions (Perf Monitor). Pour en savoir plus : https://www.viragegroup.com/
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Date: 10/03/2021
Marta Binaghi collabore avec plusieurs associations de volontariat actives aussi bien au niveau national qu’international. Elle a vécu de nombreuses années en Allemagne où elle a obtenu un doctorat en architecture à la Technische Universität de Munich et elle est certifiée PRINCE2 depuis janvier 2021.  

Quel est votre rôle et que faites-vous en particulier?

Je suis bénévole au sein de l’association Kibarè Onlus depuis 2014, année au cours de laquelle j’ai participé à une mission au Burkina Faso. J’ai pu rencontrer l’enfant que j’avais décidé d’aider depuis quelques années via un soutien à distance. J’ai réalisé combien de droits sont considérés comme acquis en Italie, tels que la santé et l’éducation, et combien il est nécessaire de s’engager personnellement pour qu’ils puissent réellement devenir des droits universels. Notre association est petite, les bénévoles doivent donc être polyvalents ! Jusqu’à présent, j’ai surtout été impliqué dans la partie graphique, mais j’ai toujours participé aux campagnes de collecte de fonds, principalement pour faire connaître l’association au niveau local.  

Comment la gestion de projet peut-elle améliorer les activités d’une organisation à but non lucratif ? Y-a-t-il un exemple dont vous aimeriez nous parler?

Comme mentionné , jusqu’à présent, nous avons réalisé nos projets (pour n’en citer que quelques-uns : un centre nutritionnel, des écoles, dont une visant à l’éducation intégrée entre enfants valides et handicapés) grâce aux dons aussi bien des particuliers que des entreprises, dont QRP. Nous avons toujours voulu participer à certains appels d’offres pour les organisations à but non lucratif pour des projets de coopération internationale mais, honnêtement, aucun d’entre nous n’avait la formation nécessaire pour présenter une demande de financement convaincante. Grâce à la  formation PRINCE2 qui nous a été offerte par QRP et à laquelle j’ai participé en décembre dernier, nous disposons désormais des compétences nécessaires pour élaborer un projet complet et solide, capable non seulement de convaincre les investisseurs institutionnels de soutenir les activités de Kibarè Onlus, mais aussi de nous aider à suivre de manière opportune et efficace les progrès réalisés, afin de gérer rapidement les demandes de changement et les imprévus auxquels nous devons inévitablement faire face dans un contexte aussi instable et différent du nôtre que le contexte africain. Je pense en quelque sorte que la gestion de projet représente le compromis idéal entre la conception monolithique que nous avons de l’intervention en Europe et l’approche de décision au jour le jour de nos partenaires locaux au Burkina. Nous venons de démarrer notre nouveau projet, un jardin d’enfants dans une carrière à la périphérie de la capitale Ouagadougou, où les enfants peuvent être pris en charge pendant que les mères sont engagées dans l’exploitation minière, et j’espère pouvoir mettre en pratique au moins une partie des Bonnes Pratiques que j’ai appris durant la formation et que j’ai déjà partagés avec le conseil d’administration de Kibarè. → PRINCE2 – Qu’est-ce que PRINCE2 ?  

Quels sont les plus grands défis pour un chef de projet travaillant dans votre secteur?

Je pense que la plus grande difficulté est de combler la distance (non seulement physique mais surtout culturelle) entre notre pays et le pays dans lequel nous intervenons. De nombreux aspects procéduraux sont toujours considérés comme acquis, certaines demandes semblent certainement bizarres aux partenaires locaux, alors que d’un autre côté nous sous-estimons les obstacles présents sur le terrain (manque d’infrastructure, bureaucratie…). Trouver la documentation nécessaire peut être une odyssée et les ressources (surtout humaines) pour mener à bien un projet sont plus rares  qu’on ne le pense. Il nous est déjà arrivé, en tant qu’association, de démarrer un projet ambitieux et de devoir l’arrêter, non par manque de fonds mais parce que nous nous sommes rendu compte, heureusement à temps, que le partenaire local n’aurait pas pu gérer correctement la complexité de l’intervention. Pour revenir à la question initiale, je pourrais répondre que le plus grand défi pour un gestionnaire de projet actif dans la coopération internationale est d’établir si un projet est faisable et de s’assurer qu’il le reste.  

Quelles compétences pensez-vous être fondamentales pour un chef de projet dans le secteur à but non lucratif?

Je crois que le profil de chef de projet est multidisciplinaire par nature; cependant, il y a trois compétences qui à mon avis sont essentielles pour réussir dans la gestion d’un projet à but non lucratif: la capacité d’écoute, l’organisation d’équipe et le courage. La capacité d’écoute est essentielle pour anticiper les risques et les opportunités dans le contexte incertain dans lequel les organisations à but non lucratif opèrent au quotidien. La coopération internationale rassemble des mondes aussi différents que l’Afrique et l’Europe ; la distance géographique, mais surtout culturelle, exige une attention extrême à tous les signaux émis par les parties prenantes afin de prévenir, et de résoudre rapidement, les éventuels dysfonctionnements en cours de route. Les associations à but non lucratif fonctionnent souvent avec une organisation hybride, combinant personnel rémunéré et bénévoles. Si le personnel rémunéré a généralement un rôle clair dans l’organisation, il est essentiel que le responsable du projet valorise les bénévoles en leur attribuant des responsabilités claires, tout en respectant leur disponibilité et leurs intérêts. J’ai évoqué plus tôt la douloureuse décision de mettre de côté un projet ambitieux. Dans le contexte changeant de l’association à but non lucratif, le chef de projet doit constamment évaluer les bénéfices attendus du projet et sa probabilité de réussite, en démontrant le courage nécessaire pour remettre en cause la poursuite du projet, si le développement de ces indicateurs l’exige.  

Marta Binaghi

Marta Binaghi collabore avec plusieurs associations de volontariat actives aussi bien au niveau national qu’international. Elle a vécu de nombreuses années en Allemagne où elle a obtenu un doctorat en architecture à la Technische Universität de Munich et elle est certifiée PRINCE2 depuis janvier 2021.
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Date: 03/03/2021
L’acronyme PMO est généralement utilisé pour désigner le bureau de gestion de projet. Le bureau de gestion de projet est un groupe ou un service au sein d’une organisation dont le travail consiste à maintenir les normes établies de gestion de projet et de gestion de programme au sein de la structure. Le PMO peut être considéré comme l’épine dorsale d’un projet ou d’un programme réussi. Le bureau de gestion de projet offre des conseils sur les projets et programmes qui tentent de normaliser les pratiques afin d’augmenter l’efficacité des processus. Il se concentre sur les normes et propose un accompagnement en mettant en œuvre différentes méthodologies. De plus, le PMO développe et maintient des métriques pour suivre et contrôler l’exécution des projets et programmes. Le PMO se concentre sur les problèmes, avec des fonctions et des services alignés sur l’objectif, la fonction et les services des autres PMO au sein de l’organisation.  

Différents types de PMO

Le terme PMO est principalement utilisé pour désigner le bureau de gestion de projet, mais dans certaines organisations, l’acronyme PMO est utilisé pour désigner également le bureau de gestion de programme et le bureau de gestion de portefeuille.
  • Le bureau de gestion des projets soutient les projets individuels.
  • Le bureau de gestion des programmes coordonne, identifie les dépendances des projets et soutient la transition des résultats vers le Business as Usual.
  • Le bureau de gestion de portefeuille fonctionne au niveau de l’entreprise et est responsable de la gestion de toutes les initiatives de changement au sein d’une organisation.
Les différents types de PMO donneront à l’organisation la capacité de mettre en œuvre des initiatives de changement de manière cohérente et veilleront à ce qu’elles soient constamment alignées sur les objectifs stratégiques. En se concentrant sur le bureau de gestion de projet, trois types différents peuvent être identifiés : “Supportive PMO”, “Controlling PMO” et “Directive PMO”.

Supportive PMO

Le bureau de support de projet fournit un soutien sous forme de compétences à la demande, de modèles, de bonnes pratiques et de leçons apprises. Ce type de PMO est une excellente solution organisationnelle pour les organisations où les projets sont mis en œuvre avec succès de manière mal contrôlée.

Controlling PMO

Le bureau de contrôle de projet fournit un support mais exige également que ce support soit réellement utilisé. Le PMO établit des demandes de méthodologies, de modèles et de directives de gouvernance spécifiques. Les projets sont également suivis de près par ce type de PMO. Ce PMO est une solution pour les organisations qui souhaitent aligner les activités, les pratiques et la documentation.

Directive PMO

Le bureau de gestion de projet fournit une expérience de gestion de projet et des ressources pour gérer un projet. Ce type de PMO crée un niveau élevé de cohérence des pratiques dans tous les processus et est particulièrement efficace dans les très grandes organisations.  

Objectif du PMO

Le PMO, quel qu’il soit, fournit des conseils et des informations. Il aide les organisations à s’assurer que les bons projets sont achevés et que les bonnes décisions sont prises par les bonnes personnes, avec les bonnes informations au bon moment. Cela aide les organisations à gérer et à réaliser des projets conformes aux valeurs et aux objectifs de l’organisation. Le PMO :
  • cherche à mettre en œuvre une sélection de projet appropriée et à prioriser les critères qui améliorent la contribution à la stratégie, ainsi que la validation de l’analyse de rentabilisation.
  • est un service qui prend en charge la gestion des dépendances entre la livraison, les livrables, les changements business et les avantages de tous les projets et programmes.
  • peut impliquer l’utilisation de méthodologies spécifiques telles que PRINCE2 et MSP ou d’autres méthodologies de gestion de projet ou de programme afin de garantir que les projets et programmes soient exécutés de manière efficiente, efficace et conforme aux normes de qualité.
  • fournit un cadre de bénéfices et de soutien aux promoteurs de projets et de programmes afin de fournir des bénéfices alignés sur l’objectif de l’organisation.
  • conçoit et met en œuvre des fonctions et des services qui traitent des problèmes actuels et futurs, reconnus et identifiés au sein de l’organisation.
  • écoute les décideurs de l’organisation et structure les fonctions et services en conséquence.
  • s’adapte à la maturité de l’organisation, à la culture, à la structure et au niveau de sponsor. Sur cette base, il détermine la valeur des services pour l’organisation.
  • garde un aperçu de tous les projets et programmes actuels, précédents et futurs et sert de référentiel pour toute la documentation.
  • crée des rapports de qualité qui peuvent être utilisés pour la prise de décision de la direction et du conseil d’administration avec des données à jour, fiables et crédibles.
  • démontre la valeur des services qu’il fournit.
Les organisations ne sont pas statiques, mais elles s’adaptent et changent continuellement pour refléter les changements dans l’environnement commercial. Cela signifie également que les défis et les questions auxquels il faut répondre sont en constante évolution. C’est le travail d’un PMO bien organisé d’être toujours attentif aux changements de l’environnement de l’entreprise : le PMO doit toujours être à l’affût des nouveaux défis, des questions à répondre, et évaluer en permanence les fonctions et services actuels fournis par le PMO afin de s’adapter aux besoins. Le PMO est le reflet direct de l’organisation, donc aucun PMO n’est statique. Cela signifie que le PMO, après avoir effectué les évaluations nécessaires, peut également décider d’arrêter certains services pour en introduire de nouveaux.  

Rôles au sein du PMO

L’ensemble des compétences et des rôles est différent pour chaque PMO : il dépend de la taille, de la complexité et de nombreux autres facteurs à la fois de l’organisation et du PMO lui-même. Dans tous les cas, pour avoir un PMO efficace, certaines activités doivent nécessairement être couvertes :

L’engagement des parties prenantes :

être capable de s’assurer que les bonnes personnes reçoivent les bons messages de la bonne manière, en évitant les mauvaises interprétations.

La gestion de projet :

être capable de soutenir et / ou contester avec crédibilité.

La capacité d’analyse :

être capable de collecter, interpréter et analyser des données souvent complexes.

La communication :

être capable d’écouter et présenter les messages de la bonne manière, même les plus difficiles.

La négociation :

être capable d’agir en tant qu’intermédiaire entre sponsor, direction et PMO. Ce n’est pas une nécessité quotidienne mais potentiellement une compétence inestimable au sein d’une organisation.   Le PMO est généralement géré par le PMO Manager. Il / elle supervise avec succès tous les aspects de tous les projets et / ou programmes en cours. D’autres rôles probables au sein d’un PMO bien organisé peuvent être définis à quatre niveaux différents :

. Rôles de support de projet :

Administrateur de projet, coordinateur de projet, agent de soutien de projet

. Rôles de support de portefeuille, de programme et de projet :

Responsable de la gestion de projet, agent du PMO, rôles de spécialiste du PMO (planificateur de projet, planificateur de projet, contrôleur de projet)

. Rôles de management au sein du PMO :

PMO Manager, PMO Lead

. Rôles stratégiques au sein du PMO :

Responsable PMO, directeur PMO, directeur de portefeuille, ePMO (PMO entreprise).  

Certification Portfolio, Programme and Project Offices P3O

La certification P3O (Portfolio, Program and Project Offices) est souvent requise pour couvrir des rôles de haut niveau au sein du PMO. P3O est une méthodologie qui aide les organisations à construire des structures qui permettent la mise en œuvre réussie de portefeuilles de gestion du changement dans les programmes et projets. A lire également : Comment faire prendre conscience de l’impact positif d’une structure P3O  Pourquoi le PMO est-il essentiel pour les entreprises ? Interview de Marisa Silva  

Source :

Axelos : Value of the PMO Implementing and leading a best practice PMO
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Date: 11/11/2020

PMP signifie Project Management Professional et est la principale accréditation pour les professionnels en gestion de projets.

PMP est basé sur le guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge), qui est un guide créé et mis à jour par le PMI tous les 4-5 ans. Le but du guide PMBOK est de reconnaître et d'expliquer les Bonnes Pratiques.

Qu’est-ce que la certification PMP ?

La certification, délivrée par le PMI (Project Management Institute) est reconnue dans le monde entier.

La certification requiert un réel engagement et une expérience avérée dans le monde de la gestion de projets. La certification PMP augmente significativement la valeur marchande des compétences des professionnels certifiés et facilite la recherche d’emploi.

En effet, les entreprises recherchent des professionnels certifiés PMP afin de bénéficier de personnel qualifié, qui apporte beaucoup de connaissances et d'expérience.

Les avantages de PMP

Le processus de certification PMP requiert du temps, puisqu’il couvre de nombreux sujets.

Le processus de certification nécessite du dévouement. Cependant, les avantages parlent d'eux-mêmes, tant pour l'individu que pour l'organisation. Nous avons répertorié les 5 principaux avantages.

1. Nouvelles compétences

Le système de certification PMP comprend de nombreux nouveaux apprentissages. Il couvre à la fois les compétences techniques et les compétences générales et prépare le participant à être un chef de projet complet.

2. Reconnaissance mondiale

PMP est universellement reconnu. PMP est mondial et les techniques et compétences acquises peuvent être appliquées à tous types de projets. PMP est indépendant de l'industrie.

3. Engagement envers votre profession

Ecrire «PMP» sur votre CV montrera à vos collègues, managers et recruteurs que vous prenez votre profession très au sérieux. Cela montre que vous êtes au courant des derniers développements en matière de gestion de projets et que vous avez envie d'apprendre et de vous développer constamment.

4. Faire partie de la communauté

Dans le monde, il y a environ un million de professionnels certifiés PMP. PMI organise régulièrement des événements pour ces professionnels afin d'augmenter les possibilités de réseautage.

5. Croissance professionnelle

La certification PMP augmente vos chances d'évolution de carrière et d'augmentation de salaire.

Le Standard pour le management de projet

Le guide PMBOK propose :

  • Une introduction
  • Un Système de création de valeur
  • 12 Principes du management de projet
    • Accompagnement (Stewardship) : être un gestionnaire diligent, respectueux et attentif
    • Equipe : créer un environnement collaboratif pour l’équipe projet
    • Parties prenantes : impliquer les parties prenantes de manière efficace
    • Valeur : se concentrer sur la valeur
    • Pensée systémique : reconnaitre, évaluer et répondre aux interactions du système
    • Leadership : manifester des comportements de Leader
    • Adaptation : adapter en fonction du contexte
    • Qualité : garantir la qualité des processus et des livrables
    • Complexité : se frayer un chemin dans la complexité
    • Risque : optimiser les réponses aux risques
    • Adaptabilité et résilience : accepter l’adaptabilité et la résilience
    • Changement : favoriser le changement pour atteindre l’état futur envisagé

Structure du guide PMBOK 7

Les 8 domaines de performance des projets

  • Parties Prenantes

Ce domaine de performance englobe les activités et les fonctions inhérentes aux parties prenantes.

  • Equipe

Ce domaine de performance concerne les activités et les fonctions inhérentes aux personnes responsables de la réalisation des livrables du projet conduisant à l’obtention de résultats commerciaux.

  • Approche de développement et cycle de vie

Ce domaine de performance couvre les activités et fonctions associées à l’approche de développement, à la cadence et aux phases du cycle de vie du projet.

  • Planification

Ce domaine de performance concerne les activités et fonctions initiales, courantes et évolutives, d’organisation et de coordination, nécessaires pour produire les livrables et les résultats d’un projet.

  • Travail du projet

Ce domaine de performance concerne les activités et les fonctions inhérentes à l’établissement des processus du projet, à la gestion des ressources physiques et à la promotion d’un environnement d’apprentissage.

  • Livraison

Ce domaine de performance couvre les activités et les fonctions inhérentes à la livraison du périmètre et de la qualité pour lesquels le projet a été entrepris.

  • Mesure

Ce domaine de performance concerne les activités et les fonctions inhérentes à l’évolution de la performance du projet et à l’engagement d’actions adaptées pour maintenir une performance acceptable.

  • Incertitude

Ce domaine de performance couvre les activités et les fonctions inhérentes aux risques et à l’incertitude.

Pour en savoir plus sur les 8 domaines de performance du PMBOK, consultez notre article dédié.

Adaptation

Cette section décrit ce qu’est l’adaptation, puis présente un aperçu de ce qu’il convient d’adapter et comment procéder pour adapter des projets spécifiques.

Modèles, techniques et artefacts

Cette section décrit brièvement les modèles, les techniques et les artefacts couramment utilisés. Ces modèles, techniques et artefacts illustrent toutes les possibilités qui s’offrent aux équipes projet pour produire les livrables, pour organiser leur travail et pour assurer la communication et la collaboration.

Obtenir la certification PMP

Il existe de nombreuses méthodes et certifications dans le monde de la gestion de projet, PMP® et PRINCE2® étant les plus connues. Nous recevons souvent des questions sur la différence entre les deux certifications, si c’est également une question que vous vous posez, nous avons comparé les deux méthodes dans cet article.

Toutefois il est important de savoir que pour pouvoir passer l’examen de certification PMP, vous devez remplir certaines conditions de base :

  • Si vous possédez un BAC +4 ou plus :
    • Avoir plus de 36 mois d’expérience en management de projet
  • Si non :
    • Un diplôme d’études secondaires
    • Avoir plus de 60 mois d’expérience en management de projet
    • Il est également indispensable que tous les candidats aient suivi 35 heures de formation en gestion de projet.

Examen PMP

L’examen PMP 2021 nécessite également beaucoup d’auto-apprentissage, on suppose généralement que 300 à 400 heures devraient suffire pour être pleinement préparé. Si vous étudiez 2 à 3 heures par jour, cela signifie que vous pouvez planifier l’examen environ trois mois après le début de vos révisions.

L’examen lui-même dure 230 miutes et est composé de 180 questions.

Découvrez nos conseils pour réussir la certification PMP !

Une fois que vous avez réussi l’examen et que vous êtes officiel certifié, vous devrez maintenir votre certification PMP active. Cela signifie que vous devez gagner 60 unités de développement professionnel (PDU) tous les trois ans. Il existe deux types de PDU professionnels, «éducation» et «giving back to the profession».

QRP International est Authorized Training Partner du PMI pour les formations PMP et CAPM. Consultez nos différentes modalités de formation et choisissez celle qui correspond le mieux à vos besoins ou à ceux de vos collaborateurs.

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