KPIs zur Überwachung der Leistung Ihres Projekts

Die Niederländer sagen „Meten is Weten“ – messen heißt wissen.

Messungen sind überall in Mode gekommen. In Unternehmen, in Schulen, in Krankenhäusern … alles wird von Zielen und Messungen angetrieben. Jeder versucht, seine Ziele und Leistungskennzahlen (KPIs) zu erreichen.

Die Mode hat Einzug gehalten in die Welt des Projektmanagements. Im Projektmanagement werden Ziele jedoch etwas anders verwendet. Anstatt ein willkürliches Ziel zu setzen, erstellen Sie einen Plan. Um zu messen, vergleichen Sie Ihren Plan mit der Realität (Ihren „Ist-Werten“).

Die Projektleistung misst, wie gut Sie Ihren Plan einhalten.
Die traditionellen Leistungsmessungen für Projekte waren schon immer Kosten und Zeit.

Es gibt sogar ein Akronym OTOB, das das Bestreben des Projektmanagers, pünktlich und budgetgerecht zu liefern, treffend zusammenfasst. Wenn von Projektleistung die Rede ist, geht es in der Regel um OTOB: Liefern Sie pünktlich, im Rahmen des Budgets und im Verhältnis zu Ihrem ursprünglich vereinbarten Plan?

Wenn OTOB die traditionelle Messung der Projektleistung ist, sind moderne Projektmethoden der Mode gefolgt und haben weitere Messungen hinzugefügt. Einige haben eine dritte Dimension, die Qualität, hinzugefügt und OTOB in OTOBOQ umgewandelt.

Das neueste PRINCE2-Handbuch (2009) folgt dieser Mode.
Das Thema Messungen taucht in Kapitel 1 auf, in dem 6 Schlüsselaspekte der Leistung vorgestellt werden (während es in der vorherigen Version in einem späteren Kapitel vergraben war). PRINCE2 schlägt vor, dass die beste Praxis darin besteht, nicht nur Zeit und Kosten zu kontrollieren, sondern auch Umfang, Qualität, Risiko und Nutzen.

7 Aspekte der Leistung, die zu kontrollieren sind

In der Realität müssen Sie vielleicht noch ein wenig weiter gehen: Sie müssen die Kosten in Finanzielle Kosten und Aufwand aufteilen, da diese sehr unterschiedlich gesteuert werden müssen. Finanzielle Kosten basieren auf Geldausgaben (Bestellungen, Rechnungen…), während Aufwand Manntage der Arbeit sind.

Sie haben also bis zu 7 Aspekte der Leistung zu kontrollieren.
Für jeden müssen Sie Plan und Ist vergleichen:

1. Zeit,
2. Finanzielle Kosten,
3. Aufwand,
4. Umfang,
5. Qualität,
6. Risiko,
7. Vorteile.

Zeit

Die Zeit ist die einfachste Messung.
Ihr Plan ist wahrscheinlich ein Arbeitsplan (typischerweise ein Gantt-Diagramm), einschließlich Meilensteinen (und für PRINCE2, Stufengrenzen).

Dieser Plan gibt also Ihre geplante Zeit an. Während die Arbeit voranschreitet, verfolgen Sie die tatsächliche Zeit anhand der Daten, an denen die Arbeit tatsächlich abgeschlossen wurde.

Finanzielle Kosten

Finanzielle Kostendaten sind ebenfalls recht einfach zu messen.
Sie können Ihre geplanten Kosten auf verschiedene Arten schätzen. Manche Leute schätzen anhand des Gantt-Diagramms, andere tragen die Informationen in einem Business Case zusammen.

Sie sollten die Ist-Kosten messen, sobald Sie sich zu Ausgaben verpflichten (z. B. wenn Sie eine Bestellung aufgeben). Seien Sie proaktiv bei der Erfassung der Ist-Kosten: Warten Sie nicht, bis die Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem erfasst sind, und schon gar nicht, bis sie bezahlt werden.

Aufwand

Aufwand ist ein Maß für die Arbeit.
Der Aufwand lässt sich leicht schätzen, ist aber oft schwer zu messen. Mit einem Gantt-Diagramm können Sie den Aufwand in Mannstunden oder Manntagen schätzen. Daraus ergibt sich Ihr geplanter Aufwand.

Der Aufwand ist schwer zu messen, weil die meisten Organisationen keine Zeiterfassungssysteme haben (oder wenn sie welche haben, werden sie nicht von allen Projektbeteiligten verwendet).

Und da es überraschend schwierig ist, Lösungen für Zeiterfassungssysteme einzusetzen (d.h. genügend Leute dazu zu bringen, sie Woche für Woche zu benutzen), ist es auch überraschend schwierig, den tatsächlichen Aufwand zu messen (für viele Projekte, ist es effektiv unmöglich).

Umfang

Früher war der Umfang schwer zu kontrollieren, aber mit modernen Methoden ist es viel einfacher.
Wenn Sie die produktbasierte Planung von PRINCE2 verwenden, können Sie Ihren geplanten Umfang auf der Grundlage der Produktzerlegung vorhersagen.

Es ist leicht zu erkennen, wann die Produkte geliefert werden, so dass Sie den tatsächlichen Umfang leicht verfolgen können. (Es ist nicht nur PRINCE2, das hilft. Auch einige agile Methoden, wie Agile Atern, machen die Kontrolle des Umfangs einfacher: Atern verwendet eine Priorisierte Anforderungsliste).

Qualität

PRINCE2 macht es auch einfacher, die Qualität zu steuern. Mit der produktbasierten Planungstechnik von PRINCE2 können Sie eine einfache, aber effektive Qualitätsplanung durchführen, die Ihre geplante Qualität liefert.

Während der Ausführung der Arbeit wird jede geplante Qualitätsprüfung durchgeführt, was Ihre tatsächliche Qualität ergibt.

Risiko

Das Risiko wird in der Regel nicht durch Messungen, sondern durch regelmäßige Schätzungen während des Projekts kontrolliert. Jedes Mal, wenn Sie planen (oder neu planen), ist es sinnvoll, eine Risikoanalyse durchzuführen.

Daraus ergibt sich Ihre Risikoprognose – Ihr geplantes Risiko.
Wenn Sie Ihre Risiko-Gegenmaßnahmen ausführen, vermindern Sie das Risiko und senken Ihr prognostiziertes Risikoniveau. Ihr tatsächliches Risiko zu messen, ist schwierig und wahrscheinlich unmöglich.

Das Beste, was Sie tun können, ist, Ihre Schätzungen mit Hilfe regelmäßiger Risikoanalysen zu überarbeiten.

Vorteile

Auch der Nutzen wird typischerweise durch regelmäßige Schätzungen und nicht durch Messungen kontrolliert.
In vielen Projekten können Sie den Nutzen nicht messen, da er erst nach Abschluss des Projekts realisiert wird.
Ihr Business Case sollte den geplanten Nutzen angeben.

Wenn Sie den tatsächlichen Nutzen nicht messen können, sollten Sie die Schätzungen regelmäßig überprüfen: Mit PRINCE2 überprüfen Sie Ihren Business Case am Ende jeder Phase (und den zugehörigen Nutzen-Review-Plan).

Für Projektmanager ist „Meten is Weten“ (messen ist wissen) also ein wenig vereinfacht.
Sie müssen die Projektleistung kontrollieren, aber Sie können nicht alles messen.

Sicherlich hilft PRINCE2 Ihnen, Ihr Projekt zu „kennen“ – es gibt Ihnen einen Rahmen für die Kontrolle Ihrer Leistung – und das hilft bei der Steigerung Ihrer Leistung. Probieren Sie es aus!

Jeff Ball

Jeff hat 25 Jahre Erfahrung im Projekt– und Programmmanagement.
Er hat End-to-End-IT-Projekte in anspruchsvollen multikulturellen Umgebungen durchgeführt. Als Programm– und PMO-Manager hat Jeff P3O-Strukturen bei NEC Computers und Fortis Bank aufgebaut und Programmbüros für große Unternehmenstransformationsprogramme bei NEC Computers und BNP Investment Partners geleitet. Er ist ein mehrsprachiger Trainer für PRINCE2, MSP, P3O, MoP und Agile Project Managemenet und kann Kurse in Englisch und Französisch durchführen.