Tailoring in PRINCE2-die Organisation einer Hochzeit

Tailoring“ bedeutet „maßgeschneidert“, so wie auch die PRINCE2-Methode an das Projektumfeld angepasst werden muss: an die Art, die Komplexität, die Art der Produkte, den Kunden und das Risikoniveau jedes einzelnen Projekts.

PRINCE2 kann auch verwendet werden, um… eine Hochzeit zu organisieren!

Richtig: Unser Trainer Fabio Savarino erklärte, wie er die PRINCE2-Methode bei der Organisation seiner Hochzeit in Polen angewandt hat und wie diese Methodik auch bei kleinen Projekten sehr effektiv sein kann.

Die Anwendung der PRINCE2-Methode auf eine Hochzeit

In Polen dauert eine Hochzeitsfeier – traditionell – zwei bis vier Tage.
Fabio erklärt dann, wie die Rollen und „Verantwortlichkeiten“ innerhalb des Projekts verteilt wurden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Fabio, der Bräutigam, wurde „zufällig“ zum Projektleiter ernannt, während die Rolle des Geschäftsführers – ebenfalls zufällig – der zukünftigen Braut zugewiesen wurde.
In diesem speziellen Fall wurde das Programmmanagement den Eltern der italienischen und der polnischen Familie anvertraut.

Der polnische Trauzeuge der Braut leitete die Produktion und Lieferung bestimmter Arbeitspakete, darunter

• Einladungen: Entwurf nach den Wünschen des Kunden, mit Überarbeitung, Druck und Verteilung an die Empfänger vor der Veranstaltung;
• Platzkarten: Erstellung nach Kundenvorgaben, Druck und Lieferung an den Veranstaltungsort;
• Gäste: Erstellung eines Gästebuchs, Vorbereitung von Schachteln für Tortenproben (die nach der Feier übrig bleiben), Druck und Lieferung von Speisekarten (zweisprachig) für die Tische, Erstellung von polnisch-italienischen Taschenwörterbüchern für die Gäste und Holzkiste für Umschläge mit Hochzeitsgeschenken (in Polen ist es üblich, sie dem Brautpaar zu schenken, anstatt sie über eine Hochzeitsliste zu kaufen).

Der Bruder des Trauzeugen kümmerte sich um das Arbeitspaket „Gastgeschenke“ und damit um die materielle Herstellung des hausgemachten Honigs, die Abfüllung der herzförmigen Gläser (die aus Italien geschickt wurden) sowie die Ausstattung jedes einzelnen Gastgeschenks mit Organza, großen gezuckerten Mandeln, die aus Avola (Sizilien) geschickt wurden, kleinen Ähren und weißen Blumen, alles zusammen mit der Karte mit einer Biene und den Namen der Braut und des Bräutigams.

Fabio hat auch oft als Teamleiter fungiert und die Erstellung und Lieferung zahlreicher Arbeitspakete koordiniert, darunter Wein (Nero d’Avola) aus Sizilien, ein handgefertigtes Fass (Fassungsvermögen: 15 Liter), das für polnische Hochzeiten unbedingt erforderlich ist: für selbst gebrannten Grappa… als ob die 132 Flaschen „kommerziellen“ Wodka, die regelmäßig gekauft werden, nicht genug wären!
Und schließlich das Arbeitspaket ‚ein Zentner Blumen in der Kirche‘, zusammen mit dem komplexeren Paket ‚Ausländer in Polen‘, das Flüge, Tickets, Check-in, Transfers, Hotels, Busse und vieles mehr umfasste.

Business Case

Wie bei allen Projekten traten auch bei der Organisation der Hochzeit Risiken und Probleme auf, insbesondere im Zusammenhang mit der Organisation aus der Ferne, da fast alles von Italien aus organisiert werden musste und dabei erhebliche Hindernisse zu überwinden waren, z. B. sprachliche und kulturelle Barrieren. Ganz zu schweigen von der Währung, die sich vom Euro unterscheidet. Hinzu kamen die Risiken, die mit dem Umzug von etwa vierzig Personen aus Italien nach Polen, zwei aus Deutschland, einer aus Moldawien und einer sogar aus dem Senegal verbunden waren!
Die Hauptkosten betrafen die Verpflegung und Unterbringung der vierzig ausländischen Gäste in Polen in den Tagen vor und nach der Feier, ganz zu schweigen von der Nacht, die alle (Ausländer und Polen) in den Räumen des Schlosses aus dem 19. Jahrhundert verbrachten: dem Veranstaltungsort für das Abendessen, die Party am Samstag und das ununterbrochene Bankett, das bis Sonntagabend dauerte.

Abschlussergebnisse

Die Qualität des Essens war hervorragend (allein für das Abendmenü: 21 Gänge), das Programm war unterhaltsam und ansprechend und unterhielt alle Gäste, Erwachsene und Kinder, die in märchenhaften Zimmern untergebracht waren. Nicht zu vergessen das Feuerwerk, der Schokoladenbrunnen und die Dutzende von frischen Kuchen, die am Vortag von den polnischen Gästen gebacken wurden!
In Osteuropa bringen die Gäste anstelle von Geschenken Umschläge mit guten Wünschen und Geld mit. Die Rentabilität der Investition lag also auf der Hand und war bereits am Tag der Hochzeit in finanzieller Hinsicht messbar: und die Schätzungen haben sich bewahrheitet.
Gibt es Nachteile? Nein, abgesehen von der Erkenntnis, dass keine der servierten Wodkaflaschen übrig blieb…

Andere Projektmanagement-Tools

Die Anpassung an die Projektumgebung umfasste die gesamte Palette der Managementprodukte, die den PRINCE2-Richtlinien folgen, mit besonderem Augenmerk auf die folgenden

1. Der Daily Reminder (Tagesprotokoll): wird über ein zenbook verwaltet und durch Notizen auf dem Smartphone ergänzt;
2. Das Lesson Log: ein Textdokument, das die „Lektionen“ aus früheren Hochzeiten zusammenfasst und über Freunde und Bekannte gesammelt wurde;
3. Die Produktbeschreibungen: eine umfangreiche Tabelle, die den Status der Produkte, die Kosten, die Umrechnung der Ausgaben von polnischen Zloty in Euro (und umgekehrt) sowie die von der zukünftigen Braut (die den Kunden, insbesondere den Senior User, vertrat) geforderten Qualitätskriterien enthielt;
4. Der Projektplan: auf der Grundlage der spezialisierten Produkte und ihrer Beschreibungen in der Tabelle, begleitet von einem vereinfachten Gantt-Diagramm, das die verschiedenen Phasen des Projekts skizziert. Die Organisation dieses Projekts nahm 13 Monate in Anspruch, wobei die Anfangsphase etwa 2 Monate dauerte (Oktober und November des vorangegangenen Jahres).
5. Die folgenden Phasen wurden in die schrittweise Bereitstellung verschiedener Produkte unterteilt:

• • Phase 2 – widmete sich der Buchung von Locations und Dienstleistungen (Kirche, Schloss, Orchester, Auto, Fotograf, Bus für den Transfer von Breslau);
  • Phase 3 – betrifft die Recherche und Vorbereitung der einzelnen Produkte (Essen, Menüs, Kuchen, Getränke, Trauringe, Kleidung, Schuhe und verschiedene Accessoires);
  • Phase 4 – Planung für die internationalen Gäste (Flüge, Unterkunft, Transport, Transfers usw.);
  • Phase 5 – begann erst zwei Monate vor der Hochzeit und konzentrierte sich auf administrative Details (italienische und polnische Dokumente, Übersetzungen, Beglaubigungen, Vereinbarungen mit der Kirche);
  • Phase 6 – die letzten Wochen: notwendig für eine letzte Überprüfung und für Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projektabschluss (CP [Closing a Project]), einschließlich der „Übergabe“ der Braut!

In diesem Szenario hatte das Tailoring erhebliche Auswirkungen, insbesondere auf die sieben Prozesse. Unser Trainer war in der Lage, die Formalität der geplanten Aktivitäten zu minimieren, indem er die Bearbeitung und Sammlung von Dokumenten vereinfachte. Sein Ziel ist es nun, den langfristigen Nutzen zu bewerten: den Erfolg des Projekts!

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