Business Implementation vs Business Transition

Wir alle wissen, dass ein Projekt eine temporäre Organisationsstruktur ist, deren Ziel es ist, ein einzigartiges Produkt oder eine Dienstleistung (Output) unter bestimmten Rahmenbedingungen wie Zeit, Kosten und Qualität zu schaffen.

Wir wissen auch, dass der Nutzen der treibende Faktor für die Initiierung und Investition in ein Projekt ist. Der tatsächliche Nutzen eines Projekts wird jedoch in den meisten Fällen erst weit nach dem Projektabschluss realisiert – nämlich durch die Nutzung der Projektergebnisse im Geschäftsbetrieb. Zu diesem Zeitpunkt sind der Projektmanager und das Projektteam oft schon lange nicht mehr involviert.

Wie kann also sichergestellt werden, dass eine Organisation vom Output zum Nutzen gelangt?
Eine grundlegende Voraussetzung für das Erreichen der geplanten Projektnutzen ist ein erfolgreicher Übergang von der Projektzeit zur operativen Nutzung. Die Planung dieser Transition ist eine notwendige Aktivität, die jedoch häufig übersehen wird.

Deshalb führt die PM²-Methodologie zwei unterschiedliche Prozesse ein (jeweils mit zugehörigem Plan): Transition Management und Business Implementation Management. Beide sind essenziell, um die beabsichtigten Projektnutzen und den Mehrwert zu liefern.

Transition managen

Die Transition stellt sicher, dass der Übergang vom alten zum neuen Zustand kontrolliert und reibungslos erfolgt. Dazu gehört das Management aller relevanten Kommunikationsaktivitäten und die enge Zusammenarbeit mit dem Business Manager (BM), um die korrekte Übergabe der Projektergebnisse an die Kundenorganisation sicherzustellen.

Die Hauptbeteiligten dieser Aktivität sind:

• der Projektmanager, der die Transition überwacht und steuert,
• die Qualitätssicherung, die Aufgaben unter Leitung des Projektmanagers durchführt,
• der Product Owner, der das Produkt abnimmt, bevor die Transition abgeschlossen ist.

Ein zentraler Schritt des Transition Managements besteht darin, sicherzustellen, dass der Transition-Plan effektiv umgesetzt wird. Der Transition-Plan wird vom Projektmanager während der Planungsphase im PM²-Lebenszyklus erstellt.

Gibt es keinen Transition-Plan, muss der Projektmanager:

• die verschiedenen Rollen und Stakeholder identifizieren, die für den Übergangsprozess verantwortlich sind
• festlegen, was erreicht sein muss, bevor die Transition als abgeschlossen gilt.

Business Implementation managen

Die effektive Durchführung von Aktivitäten zur Business Implementation ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb, selbst nachdem die Projektergebnisse geliefert wurden. Solche Aktivitäten sind fast immer nach dem Projektabschluss erforderlich – deshalb ist es eine gute Praxis, diese bereits im Voraus als „Post Project Activities“ zu definieren.

Da die Umsetzung dieser Aktivitäten außerhalb des Projektumfangs liegt, fällt die Verantwortung dafür an die Organisation und wird entweder im Rahmen des laufenden Betriebs oder künftiger Projekte durchgeführt.

Ziel der Aktivität ist es, die Auswirkungen der Projektumsetzung auf den laufenden Betrieb, die bestehenden Geschäftsprozesse, die Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur zu analysieren. In dieser Phase werden auch die Schulungsbedarfe der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Wichtige Beteiligte:

• der Business Manager, der den Business Implementation Plan erstellt,
• der Projektmanager, der den Business Manager unterstützt,
• der Project Owner, der den Business Implementation Plan überprüft und genehmigt.

Der Business Implementation Plan beschreibt die Auswirkungen auf die Organisation und die Maßnahmen zum Change Management, um sicherzustellen, dass die Projektergebnisse effektiv in die Organisation integriert werden.

Das Benefit Tracking ist Teil des Business Implementation Plans. Es beantwortet die Frage: Haben wir die erwarteten Nutzen erreicht?

Gemäß der PM²-Methodologie gehören alle Business Implementation-Aktivitäten, die während der Projektlaufzeit stattfinden, zum Project Work Plan und werden entsprechend geplant und kontrolliert.

Hauptunterschiede zwischen Business Transition und Business Implementation

Transition-Aktivitäten stellen sicher, dass die Projektergebnisse vollständig nutzbar sind – mit minimalen Störungen im Geschäftsbetrieb und maximaler Effizienz.

Business Implementation-Aktivitäten stellen sicher, dass die Projektergebnisse effektiv in den Arbeitsalltag integriert werden und die gewünschten Projektergebnisse und Nutzen erreicht werden.

In Bezug auf die Dauer enden Transition-Aktivitäten mit den Projektergebnissen, während Business Implementation-Aktivitäten so lange fortgeführt werden, bis die gewünschten Nutzen erreicht sind.

Im Wesentlichen behandelt Transition die Kontinuität, während Business Implementation den Wandel betrifft.

Beide Aktivitäten ergänzen sich und tragen gemeinsam zur Realisierung der Projektnutzen bei. Sie sind entscheidend dafür, dass der durch das Projekt erwartete Mehrwert langfristig realisiert wird und die Organisation mit den eingeführten Veränderungen effektiv und effizient weiterarbeiten kann.

QRP International ist Teil der PM² Group, einer gemeinnützigen Mitgliederorganisation, die sich zum Ziel gesetzt hat, die Anwendung der PM²-Projektmanagementmethodologie in öffentlichen und privaten Projekten im Sinne des PM² Centre of Excellence der Europäischen Kommission zu fördern.
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Quellen: The PM² Project Management Methodology Guide 3.0.1