Was ist Portfolio Management

Ein Portfolio ist die Gesamtheit aller Projekte und Programme, die von einer Organisation verwaltet werden.
Ein Portfolio kann aus mehreren Programmen und/oder mehreren Projekten bestehen. Die Projekte innerhalb eines Portfolios können sich voneinander unterscheiden – im Gegensatz zu Programmen, die aus miteinander verknüpften Projekten bestehen.
Man kann sagen, dass das Portfolio die Umsetzung der Strategie einer Organisation darstellt.

Portfolio-Management ist die koordinierte Verwaltung von Projekten und Programmen zur Erreichung spezifischer geschäftlicher Ziele.
Das Portfolio-Management legt Prioritäten basierend auf den Geschäftszielen fest und hilft bei der Auswahl von Programmen und Projekten, die realisiert werden sollen, um geschäftlichen Mehrwert zu schaffen. Dabei werden auch Risiken und verfügbare Ressourcen berücksichtigt.
Während das Projektmanagement darauf abzielt, Projekte effizient umzusetzen, geht es beim Portfolio-Management darum, „die richtigen Projekte auszuwählen“.

Portfolio-Management: Definition und Merkmale

In der MoP-Leitlinie (Management of Portfolios) definiert Axelos Portfolio-Management als „eine koordinierte Reihe strategischer Entscheidungen und Prozesse, die darauf abzielen, ein optimales Gleichgewicht zwischen organisatorischem Wandel und laufendem Geschäftsbetrieb (Business as Usual) zu erreichen.“

Merkmale des Portfolio-Managements:

• Es konzentriert sich auf die Kapitalrendite und die effektive Umsetzung von Veränderungen durch Programme und Projekte im Gesamtbild.
• Es stellt sicher, dass Ressourcen (Personal, Vermögenswerte, Materialien, Finanzmittel und Dienstleistungen) optimal eingesetzt werden, um strategische Unternehmensziele zu erreichen.
• Es unterstützt Organisationen bei der Auswahl zukünftiger Projekte und Programme, indem es Managern bessere Entscheidungsgrundlagen für Investitionen bietet.
• Es stellt sicher, dass die Priorisierung von Projekten und Programmen regelmäßig überprüft wird, sodass Ressourcen entsprechend den strategischen Zielen der Organisation eingesetzt werden.

Unterschied zwischen Portfolio-Management und Programm-Management

Im Beitrag Was ist Programm-Management? haben wir Programm und Programm-Management wie folgt definiert: Ein Programm dient der Erreichung eines oder mehrerer strategischer Ziele und konzentriert sich auf die Umsetzung von Veränderungen. Programm-Management ist die Verwaltung von miteinander verknüpften Projekten innerhalb eines Programms.

Der Hauptunterschied zwischen Programm- und Portfolio-Management besteht darin, dass sich das Programm-Management mit ähnlichen Projekten befasst, während das Portfolio-Management Programme und Projekte aus verschiedenen Bereichen verwalten kann.

Portfolio-Management: Warum ist es wichtig?

Portfolio-Management ermöglicht:

• eine bessere Zuweisung und Nutzung von Ressourcen zwischen Projekten und Programmen
• eine verbesserte Kommunikation zwischen Projekten und Programmen
• eine stärkere Koordination zwischen Projekten und Programmen

Laut Axelos: „In einer immer schnelllebigeren und anspruchsvolleren Welt kann Portfolio-Management Organisationen dabei helfen, Veränderungen erfolgreich umzusetzen und ihre strategischen Ziele zu erreichen.“*

Gerade heute benötigen Organisationen, die mit Wandel und Innovation Schritt halten wollen, einen Ansatz, der das Portfolio in den Mittelpunkt stellt. Es geht darum, ein Gleichgewicht zwischen dem laufenden Geschäft und dem Wandel zu finden und sicherzustellen, dass das Unternehmen und die gesamte Organisation bereit und in der Lage sind, Veränderungen zu unterstützen und zu integrieren.

Was sind die Unterschiede zwischen Multiprojektmanagement und Portfoliomanagement?

Multiprojektmanagement und Portfoliomanagement sind beides Methoden zur Steuerung mehrerer Projekte innerhalb einer Organisation, unterscheiden sich jedoch deutlich in Bezug auf Umfang, Fokus und Zielsetzung.

Das Multiprojektmanagement ist eher operativ ausgerichtet und konzentriert sich auf die gleichzeitige Durchführung mehrerer Projekte. Das Portfoliomanagement hingegen ist strategisch orientiert und verfolgt das Ziel, die Projekte mit den übergeordneten Zielen der Organisation in Einklang zu bringen.

Auch die Zielsetzungen unterscheiden sich: Während das Multiprojektmanagement eine effiziente Umsetzung der Projekte anstrebt, zielt das Portfoliomanagement darauf ab, den Nutzen zu optimieren und die strategische Ausrichtung aller Projekte sicherzustellen.

In Bezug auf Verantwortung und Entscheidungsfindung kümmern sich Multiprojektmanager um das tägliche operative Management, während Portfoliomanager strategische Entscheidungen hinsichtlich Projektauswahl und -priorisierung treffen.

5 Tipps für ein erfolgreiches Portfolio-Management

1. Begrenzen Sie die Anzahl der Projekte

Die für jedes laufende Projekt erforderliche Arbeitszeit sollte fünf Arbeitstage pro Woche nicht überschreiten. Ideal wäre es, maximal zehn Projekte gleichzeitig zu betreuen, um eine Überlastung der Ressourcen zu vermeiden.

2. Seien Sie durchsetzungsfähig

Es ist wichtig, durchsetzungsfähig zu sein: Nicht prioritäre Projekte können delegiert und neue Anfragen höflich, aber bestimmt abgelehnt werden – mit einer klaren Begründung.

3. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgaben

Um bei der Verwaltung mehrerer Projekte effizient zu sein, sollten Arbeitsaktivitäten nicht zu sehr fragmentiert werden. Planen Sie in Ihrem Kalender gezielte Zeitfenster für die Projektarbeit ein, mit zusätzlicher Pufferzeit für unvorhergesehene Ereignisse.

4. Optimieren Sie Projektbesprechungen

Planen Sie regelmäßige Meetings mit einer standardisierten Tagesordnung. Diese sollten auf maximal eine Stunde begrenzt sein. Empfehlenswert ist die Verwendung eines wöchentlich aktualisierten Aktionsprotokolls anstelle ausführlicher Sitzungsprotokolle.

5. Verfolgen Sie Ihre Fortschritte

Eine wöchentliche Überprüfung der erreichten Ergebnisse hilft dabei, die Fortschritte zu erkennen. Ziele sollten in konkrete Maßnahmen übersetzt und regelmäßig überwacht werden, um eine positive Perspektive zu bewahren.

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*Quelle: Axelos, What is Portfolio Management

Weitere Quellen:
https://selecthub.com/project-management/project-management-vs-program-management-vs-portfolio-management/
https://pmstudycircle.com/2012/03/project-management-vs-program-management-vs-portfolio-management/