Die Bedeutung der Transparenz im Projektmanagement

Das Wort Transparenz kann in einem Projektkontext definiert werden als „die Eigenschaft, offen und ohne Geheimnisse durchgeführt zu werden“.
Im Bereich von Projekten und Prozessen bedeutet es, ein Projekt so zu führen, dass alle Teammitglieder einfachen und effizienten Zugang zu allen relevanten Informationen haben.

Im Projektmanagement bedeutet Transparenz außerdem, dass Mitarbeitende schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Projektdokumentation und auf die Informationen haben, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Gleichzeitig verfügen alle am Projekt beteiligten Ressourcen über ein genaues und aktuelles Verständnis des Projektfortschritts. Aus diesem Grund führt Projektransparenz zu besseren Ergebnissen – sowohl für das Team als auch für das Projekt selbst.

Ein Projekt gilt als transparent, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:

• Teammitglieder können unabhängig von ihrem Standort leicht auf Projektdaten zugreifen und mit ihnen arbeiten.
• Es wird sichergestellt, dass die Daten korrekt und aus offiziellen Quellen stammen.
• Es besteht ein besseres Verständnis des Projekts.
• Höhere Teamproduktivität.
• Größere Verantwortlichkeit innerhalb des Teams.
• Transparente Kommunikation.

Projektinformationen griffbereit zu haben, spart Zeit

Wenn es darum geht, Projekte voranzubringen und Fortschritte zu erzielen, müssen alle Teammitglieder Zugang zu den Informationen haben, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

Beispielsweise: Wenn Teammitglieder ein Problem entdecken und Informationen zum Projekt benötigen, sorgt eine gute Projektransparenz dafür, dass sie diese Informationen sofort zur Hand haben. Das Letzte, was man möchte, ist, dass diese Mitarbeitenden andere Kolleginnen und Kollegen kontaktieren müssen, um die relevanten Informationen zu beschaffen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich abzuschließen.

Die Lösung:

Man könnte ein zentrales digitales System nutzen, um alle projektrelevanten Informationen zu speichern. Wenn alles an einem Ort aufbewahrt wird, können Teammitglieder schnell auf die benötigten Informationen zugreifen, ohne ihren Arbeitsablauf zu verlangsamen oder andere zu unterbrechen. Eine Projektmanagement-Software kann alle projektbezogenen Dokumente speichern und diese bestimmten Objekten oder Systemen zuordnen.

Echtzeit-Tracking des Projekts

Erfolgreiche Projekte sind immer das Ergebnis von guter Planung, Terminierung und Berichterstattung. Ohne diese Faktoren ist es schwierig, ein gutes Endergebnis zu erzielen.
Wenn ein Unternehmen aufgrund ungenauer Berichte den Projektfortschritt nicht nachverfolgen kann, wird es den Mitarbeitenden schwerfallen, die nächste Projektphase zu planen. Ohne präzise Planung werden die Terminierung von Teams, Mitarbeitenden und Ressourcen ungenau, was zu Verzögerungen und Budgetüberschreitungen führt – insbesondere, wenn Projektprobleme gelöst werden müssen.

In einem transparenten Projekt haben alle Beteiligten jederzeit einen genauen Überblick über den Projektstatus. Sie wissen genau, wo das Projekt steht, und können frühzeitig planen und koordinieren. Dadurch wird das Risiko von Arbeitsunterbrechungen und Verzögerungen minimiert.

Transparenz stärkt Vertrauen und Teamproduktivität

Genauso wie Verbraucher einer Marke, die Transparenz bietet, treu bleiben, vertrauen Projektteammitglieder einander, ihrem Projektmanager und anderen Stakeholdern stärker, wenn Transparenz innerhalb des Teams und der Organisation gefördert und unterstützt wird.
Jeder weiß, dass alle wichtigen und relevanten Informationen verfügbar und offen geteilt werden, damit jeder seine Aufgaben gut erfüllen kann. Zudem sind Mitarbeitende eher bereit, Hilfe anzubieten und ihr Bestes zu geben, weil sie an das glauben, was sie tun, und wissen, dass der Erfolg des Teams oder der Organisation auch ihr eigener Erfolg ist.

Ein produktives Team kann mehr erreichen als erwartet. Wenn ein Teammitglied besser abschneidet als andere, hilft Transparenz, dies sichtbar zu machen. Die bessere Leistung kann auf überlegene Fähigkeiten, bessere technische Kompetenzen oder ein tieferes Verständnis der Aufgaben zurückzuführen sein. Dieses Teammitglied kann dann als Coach für andere fungieren, sodass alle in etwa im gleichen Tempo arbeiten. Dadurch wird die Leistung derjenigen anerkannt, die mehr beigetragen haben, und andere Teammitglieder verbessern ihr Wissen oder ihre Fähigkeiten. Das Gesamtergebnis ist eine höhere Produktivität des gesamten Teams und eine größere Erfolgschance für das Projekt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Transparenz ist die Freiheit, Feedback zu geben, ohne Angst vor Peinlichkeiten oder Vergeltung. Ein Teil des Projektmanagements besteht darin, Feedback zu fördern und zu formalisieren.
Dies kann Ineffizienzen in bestehenden Prozessen aufdecken und Diskussionen darüber anregen, wie man gemeinsam besser vorankommt. Das Team muss sich wohl dabei fühlen, offen zu sprechen – und das ist eine direkte Folge davon, wie sehr Mitarbeitende befähigt sind, ihre Meinung zu äußern.

Fazit

Transparenz im Projektmanagement kann einem Unternehmen viele Vorteile bringen.
Sie hilft, das Team auf Kurs zu halten, Vertrauen aufzubauen und eine gut organisierte Arbeitskultur zu schaffen.

Damit sich Mitarbeitende mit der Vision jedes Projekts identifizieren und während des gesamten Prozesses motiviert bleiben, ist es wichtig, effiziente Projektmanagement-Praktiken zu priorisieren, um diesen Erfolg zu ermöglichen.

Weiterlesen:

• Project-Team-Kultur: Grundelemente für ein leistungsstarkes Team
• Projektmanagement und Team – Interview mit Enrico Zanieri

Quellen:
Der Wert von Transparenz im Projektmanagement