PM², die Projektmanagementmethode des Verteidigungsministeriums

PM², die von der Europäischen Kommission entwickelte Projektmanagementmethode, wurde vom französischen Verteidigungsministerium weitgehend übernommen. Wir haben Stéphane Foltzer, den Direktor der Digital Defence Academy, gefragt, wie das Ministerium die Methode an die Bedürfnisse des öffentlichen Dienstes angepasst hat.

Was ist Ihre Rolle? Was ist Ihr Auftrag?

Ich bin der Direktor der Akademie für digitale Verteidigung (ADN), die 2020 vom Minister der Streitkräfte gegründet wurde.
Die ADN hat 3 Hauptaufgaben:

• Die Beschleunigung der digitalen Transformation des Ministeriums der Streitkräfte zu unterstützen;
• Beitrag zur Stärkung der Attraktivität und zur Bindung der SIC-Berufsfamilie (Informations- und Kommunikationssysteme);
• Steigerung der Kapazität und Qualität der Ausbildung im Bereich der GUS und der digitalen Technologie.

Um diese Ziele zu erreichen, ist das ADN in 3 vorrangigen Aktionsbereichen tätig:

• Digitale Kompetenz (Verbesserung der Fähigkeiten in Bezug auf kollaborative Werkzeuge, Büroautomatisierung und andere spezifischere Werkzeuge);
• Technische Ausbildung in Informations- und Kommunikationssystemen (ICS);
• Bildungsinnovation mit digitaler Technologie.

Die Digitale Verteidigungsakademie setzt auf digitale Technologie, um die Qualität der Ausbildung zu verbessern. Besonders seit der COVID-Ära sind die Herausforderungen der digitalen Transformation nicht nur wichtig, sondern entscheidend für das Ministerium der Streitkräfte. Das Personal muss heute mehr denn je ausgebildet werden, aber anders ausgebildet werden.

Die Digitalisierung ermöglicht es uns, auf die massiven Bedürfnisse zu reagieren und begünstigt die Schaffung einer attraktiven und effizienten Ausbildung. Die ADN hat daher einen ganzheitlichen Ansatz für die Ausbildung entwickelt, der Teil eines Kontinuums des digitalen Lernens für eine lernende Verwaltung ist.

Das Ziel dieses Ansatzes ist es, von den üblichen 3/5-tägigen theoretischen Schulungen zu einer echten Professionalisierung der Agenten über mehrere Monate hinweg überzugehen. Dieses Kontinuum wird versuchen, das gesamte Spektrum des kontinuierlichen Lernens eines Agenten abzudecken. Während seiner gesamten Laufbahn, von der Überwachung der Informationen über das Vorschlagen relevanter Schulungen bis hin zur Entwicklung von Schulungen und Kursen, die es noch nicht gibt. So haben wir beispielsweise vor kurzem einen durchgängigen Kurs für Projektmanager entwickelt, der 3 Monate dauert, mit 3 Halbtagen pro Woche.

Können Sie uns mehr über diesen Projektmanagementkurs erzählen? Welche Bedürfnisse erfüllt er? Welches sind die größten Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen?

Das ADN hat in Zusammenarbeit mit der interministeriellen digitalen Abteilung (DINUM) einen Weiterbildungskurs für öffentliche Bedienstete im Bereich des digitalen Projektmanagements entwickelt und durchgeführt, der von „Plan France relance“ und „NextGenerationEU“ kofinanziert wird. Das Projekt zielt darauf ab, die an digitalen Projekten beteiligten Akteure zu professionalisieren, um das Management der ihnen anvertrauten Projekte zu sichern und ihre Leistung zu optimieren, wobei die Ausbildung in einer Projektmanagement-Methodik eines der Schlüsselelemente darstellt.

Anstelle einer theoretischen Ausbildung in PM², der von der Europäischen Kommission entwickelten Projektmanagement-Methode, entwickelte das ADN einen durchgängigen Projektmanager-Kurs. Er besteht aus hybriden Formaten und verschiedenen ergänzenden Themen für den Projektmanager (Projektmodus im Allgemeinen, traditionelle versus agile Methoden, digitale Nachrichten, IT-Sicherheit,…)

Wie haben Sie von PM² erfahren?

Ich habe PM² durch eine Suche im Internet entdeckt. Nach einigen Recherchen war ich schnell von seiner Eignung überzeugt, als ich mit dem Team des Centre of Excellence in PM² (COEPM2) sprach, das es entwickelt und verbreitet hat.

Es gibt mehrere Projektmanagement-Methoden. Warum haben Sie sich für PM² als Ihre Projektmanagement-Methode entschieden?

1. Eine quelloffene Methodik

Da die Lernenden aus allen französischen Ministerien kommen, wollten wir uns auf eine offene Methodik stützen, so dass jeder sie bei Bedarf ohne rechtliche Einschränkungen an sein Umfeld anpassen kann.

Die „Creative Commons“-Lizenz der PM²-Methode ist für uns einer der Schlüssel zum Erfolg bei der Schaffung einer gemeinsamen Kultur des öffentlichen Projektmodus.

2. Eine konkrete und gut ausgestattete Methode

Die Vielfalt und Qualität der von COEPM2 erstellten Lehrmittel ermöglichte es uns, sehr schnell einen ersten Pilotkurs zu starten. Dadurch konnte der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Präsentationen auf ein Minimum reduziert und gleichzeitig die Relevanz der bereits umfassend erprobten Inhalte sichergestellt werden.

Wir wollten auch in der Lage sein, die gewählte Methodik innerhalb einer Lerngemeinschaft weit zu verbreiten, um über den ersten Kurs hinaus schrittweise eine gemeinsame Kultur rund um den Projektmodus zu erreichen.

3. Eine leichte und praktische Methode

Die Nüchternheit des Inhalts (etwa hundert Seiten für den zentralen Leitfaden) hat uns ebenfalls sehr interessiert, da die für den Unterricht zur Verfügung stehende Zeit begrenzt war.

Das Gleichgewicht zwischen Theorie und Praxis hat dies noch verstärkt, da PM² nicht nur theoretische Konzepte, sondern auch zahlreiche gebrauchsfertige Vorlagen bietet.

4. Eine ethische Methode, angepasst an den öffentlichen Dienst

Die in der Methodik enthaltenen Denkweisen sind einzigartig und verleihen der Methodik eine menschliche und ethische Dimension. Diese wurde perfekt auf die Werte des öffentlichen Dienstes und die Projekte, die er durchführen soll, abgestimmt. Link marc!

5. Eine offizielle Zertifizierung

Schließlich war das Vorhandensein einer offiziellen Zertifizierung ein echtes Plus für die Anerkennung der Professionalisierung unserer Lernenden.

Projekte im öffentlichen Sektor sind oft komplex und recht umfangreich. Ist die Tatsache, dass PM² keine leichtgewichtige Methode ist, ein Problem?

Nein. PM² ist vom öffentlichen Umfeld inspiriert, es teilt die DNA von öffentlichen Projekten, obwohl es genauso gut mit dem privaten Sektor kompatibel ist. Der umgekehrte Fall wäre nicht so offensichtlich, aber hier finden wir diese inhärente Kompatibilität der Methode mit öffentlichen Projekten.

Es ist durchaus möglich, bei komplexen Projekten zu entscheiden, dass die allgemeine Methode PM² ist, und sich auf die Teile zu konzentrieren, bei denen möglicherweise Elemente fehlen. In der Ausführungsphase beispielsweise, in der wir viel mehr kontextualisieren können als PM² (da es sich um eine generische Methode handelt), können wir es durchaus dem Projektmanager oder Dienstleister überlassen, Elemente/zusätzliche Methoden vorzuschlagen.

Der Framework bleibt derselbe, ebenso wie die Dokumente und die Meilensteinüberprüfungen. Dies ist auch der Vorteil einer einfachen Methode. Sie schafft einen vordefinierten Rahmen, der allen bekannt ist, und erleichtert die Anpassung an den Kontext und das Umfeld des Projekts. Sie kann je nach Bedarf vereinfacht oder erweitert werden, und diese Flexibilität ist in einem öffentlichen Kontext eine echte Stärke.

Wie haben Sie PM² an Ihr Umfeld angepasst?

Zunächst haben wir einen Kurs entwickelt, der sich an die digitalen Projektmanager in den IT-Abteilungen des Armeeministeriums richtete und schnell auf die interministerielle Ebene ausgeweitet wurde.

Angesichts der großen Nachfrage nach diesem Kurs wurde er dann um einen zweiten, funktionaleren Kurs erweitert, der sich an die Unternehmensabteilungen richtet, aber alle beinhalten die PM²-Methode auf die gleiche Weise, um über ein gemeinsames Set von Fähigkeiten für einen guten Dialog zu verfügen.
Was die Anpassung anbelangt, so haben wir zunächst die verschiedenen von COEPM2 erstellten Ressourcen, die noch nicht übersetzt waren, ins Französische übersetzt: den agilen Leitfaden, die meisten Artefakte, die Schulungsmaterialien und das E-Learning-Modul C1.

Im Sinne des öffentlichen Beitrags zu einer europäischen Dynamik haben wir all diese Produkte natürlich an die europäische Gemeinschaft, die sich um PM² herum entwickelt, weitergegeben.

Derzeit arbeiten wir an der Entwicklung eines kooperativen Spiels, mit dem PM² auf unterhaltsame Weise erlernt werden kann, insbesondere als einleitender Eisbrecher für eine virtuelle Klasse.

In den kommenden Wochen werden wir auch Mikro-Lernkapseln erstellen, die die bestehenden Module „C1“ (erster Leitfaden) und „A1“ (agile Erweiterung) ergänzen werden, damit wir die Verbreitung der Projektmoduskultur noch weiter steigern können.

Wie hat Ihnen die Methode bei der Verwaltung Ihrer Projekte geholfen?

Es ist noch zu früh, um eine Rückmeldung zu geben, da wir mit den Schulungskursen erst vor etwas mehr als einem Jahr begonnen haben. Wir warten noch auf das Feedback der ersten Klassen. Wir wollen herausfinden, ob der Kurs als Ganzes und nicht nur PM² die Erwartungen erfüllt. Mit anderen Worten: Haben wir die Professionalität der Agenten wirklich verbessert? Diese Frage werden wir sowohl den Lernenden als auch ihren Arbeitgebern stellen.

Der ressortübergreifende Bereich wurde in das Projekt integriert, und die Mitarbeiter werden wahrscheinlich in verschiedenen Ministerien arbeiten. PM² hat den Vorteil, dass es mit allem, was es bereits gibt, kompatibel ist und eine einfache Methode bietet, die es den Abteilungen, die keine Methode haben, ermöglicht, eine zu erlernen, und denjenigen, die bereits andere Methoden verwenden, diese zu kombinieren.

Darüber hinaus hat die agile Erweiterung von PM² eine gewisse Vielfalt in die Methodik gebracht, die die Möglichkeiten noch mehr erweitert.
PM² ermöglicht es, eine gemeinsame Kultur des Projektmodus im Allgemeinen zu vermitteln und zu teilen, aber auch eine toolbasierte Methode (Dokumentenmodelle, Checklisten usw.), die konkret und sehr praktisch ist. Sie trägt dazu bei, das eigentliche Ziel, nämlich die Verbreitung einer Projektmanagementkultur im öffentlichen Sektor, zu verstärken.

Haben Sie weitere Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung in Arbeit?

Das ADN plant die Entwicklung einer Lerngemeinschaft rund um PM², die allen öffentlichen Bediensteten offen steht. Nach dem Erwerb der theoretischen Kenntnisse stößt man nämlich nicht selten auf Schwierigkeiten bei der Umsetzung in die Praxis. Daher ist es interessant, sich mit anderen Personen auszutauschen, die nach der gleichen Methode geschult wurden und mit den gleichen Schwierigkeiten zu kämpfen haben, Dokumente und Feedback auszutauschen und sich bei persönlichen oder Fernveranstaltungen zu treffen.

Wenn man keinen unmittelbaren Zugang zu einer formalen Ausbildung hat, ist der Zugang zu qualitativ hochwertigen Bildungsinhalten manchmal eine Möglichkeit, sich selbst weiterzubilden, ohne völlig isoliert zu sein. Dies ist der zweite Grund für die Existenz dieser PM²-Community.

Schließlich wird ein Podcast diese Ressourcen vervollständigen, um Erfahrungsberichte von Fachleuten aus dem Bereich der Projektabwicklung auszutauschen, um Praktiken, die im Alltag gut funktionieren, oder sogar Wege zur Entwicklung bestimmter Fähigkeiten bekannt zu machen.

Können Sie drei Konzepte nennen, die Sie in naher Zukunft entwickeln möchten?

• Immersive Erfahrung: Wie können verschiedene Technologien und moderne Techniken (3D-Brillen, Serious Games, kollaborative Spiele, praktische Workshops im Projektmodus, Ideenfindung, Design Thinking) integriert werden, um die Ausbildung attraktiv und effektiv zu gestalten?
• Lernen, um zu lernen: Wie können unsere öffentlichen Bediensteten ihre Beziehung zum Lernen ändern, sich stärker in ihre Ausbildung einbringen und die Werkzeuge beherrschen, um besser und leichter zu lernen.
• Hybridisierung der Ausbildung: Wie kann man E-Learning-Kapseln vor virtuellen Klassen einfügen, um eine umgekehrte Ausbildung zu schaffen und den synchronen Modus zu nutzen, um Übungen zu korrigieren, Untergruppenaktivitäten durchzuführen usw.