RACI-Matrix: Was sie ist und warum sie wichtig ist

Die Verantwortungszuweisungsmatrix (RAM) ist ein sehr wichtiges Instrument für alle Organisationen, unabhängig von ihrer Größe. Die RAM stellt Rollen und Verantwortlichkeiten für bestimmte Aktivitäten dar und verdeutlicht diese.

Der RACI ist eine Art Verantwortungszuweisungsmatrix, die im Projektmanagement verwendet wird.
Innerhalb eines Projekts stellt der RACI sicher, dass jedes Element des Projekts der am besten geeigneten Ressource zugewiesen wird, so dass klar wird, was von jeder der beteiligten Ressourcen erwartet wird. Es handelt sich um ein einfaches, aber wichtiges Instrument, das dazu beiträgt, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren und die Zusammenarbeit zu fördern.

RACI steht für:

• Responsible (Verantwortlich)
• Accountable (Rechenschaftspflichtig)
• Consulted (Konsultiert)
• Informed (Informiert)

Wenn wir ein Projekt als ein Orchester betrachten, sorgt RACI dafür, dass Musiker mit unterschiedlichen Rollen zusammenarbeiten, um Harmonie und eine erfolgreiche Leistung zu gewährleisten.

Alle Ressourcen arbeiten in die gleiche Richtung, um die richtige Sinfonie zu erreichen.

In der PRINCE2-Methode ist „Definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen“ tatsächlich eines der 7 Kernprinzipien.

Das Akronym RACI

Schauen wir uns die 4 Buchstaben von RACI im Detail an:

R – Reponsible (Verantwortlicher): die Ressource, der die Arbeit direkt zugewiesen ist. Er/sie führt die Arbeit aus, die für die Erledigung von Aufgaben oder die Erstellung eines Ergebnisses erforderlich ist.

A – Accountable: die Person, die für die korrekte und vollständige Ausführung der Arbeit verantwortlich ist. Für jede Aufgabe gibt es nur einen „Verantwortlichen“.

C – Consulted (Konsultiert): Ressourcen, die für Meinungen konsultiert werden. Diejenigen, die konsultiert werden, helfen nicht bei der Erfüllung der Aufgabe.

I – Informiert: die Ressourcen, die über den Fortschritt informiert werden.

Die RASCI-Matrix

In der PM²-Methode (Link zu Was ist pm2) erhält die Matrix einen zusätzlichen Buchstaben und wird zu RASCI (ausgesprochen rasky), was für:

R – Verantwortlich
A – Verantwortlich
S – Unterstützt
C – Konsultiert
I – Informiert

Das S in Support bezeichnet die Rollen, die eine unterstützende Funktion haben, d.h. die Ressourcen, die an der Realisierung von Aufgaben teilnehmen und die Verantwortlichen unterstützen.

Die Vorteile der Verantwortungszuweisungsmatrix

• Alle Mitglieder des Projektteams wissen genau, wofür sie verantwortlich sind und mit wem sie zusammenarbeiten müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
• Sie hilft, Verwirrung zu vermeiden, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle effektiv zusammenarbeiten.
• Es verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
• Indem die Verantwortlichen für die einzelnen Aktivitäten ermittelt werden, kann RAM dazu beitragen, potenzielle Probleme oder Lücken im Projektplan aufzuzeigen. Auf diese Weise können die Projektmanager diese Risiken angehen, bevor sie zu einem großen Problem werden.

Natürlich müssen auch die Merkmale eines Projekts berücksichtigt werden: Bei einfachen Projekten kann der Zeitaufwand für die Erstellung der Matrix und des Arbeitsablaufs aus der RACI-Perspektive zu hoch sein.
Wichtig ist auch, dass sich alle Beteiligten der Unterschiede zwischen den Rollen bewusst sind, insbesondere zwischen „verantwortlich“/„rechenschaftspflichtig“ und „konsultiert“/„informiert“; es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass diese Unterschiede allen klar sind.

Beispiel für eine RACI-Matrix

Um eine RACI-Matrix zu erstellen, können Sie eine Tabelle mit allen Aufgaben eines Projekts in der linken Spalte und den Stakeholdern in der obersten Zeile verwenden.
Jede Aufgabe hat ein R, A, C oder I, das den Grad der Beteiligung der einzelnen Beteiligten an der Aufgabe angibt.

Der PM²-Leitfaden enthält eine RASCI-Tabelle für jedes Artefakt. Unten sehen Sie ein Beispiel für die RASCI-Matrix für das Artefakt Business Case.

Tipp: Die Verwendung von Farben für Aufgaben kann nützlich sein, um zu visualisieren, ob eine Person im Team für zu viele Aufgaben innerhalb eines Projekts verantwortlich ist, und um sicherzustellen, dass jeder Aufgabe mindestens ein R und ein A zugewiesen wurde.

Schlussfolgerung

Rechenschaftspflicht ist für ein erfolgreiches Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, da sie Klarheit, individuelle Verantwortung und Effizienz fördert. Die RACI-Matrix kann ein grundlegendes Instrument sein, ebenso wie andere alternative Matrizen, die eine weitere Anpassung an die Bedürfnisse des jeweiligen Projekts bieten können.
Mithilfe einer RACI-Matrix (oder RASCI-Matrix oder einer ähnlichen Matrix) können Projektmanager ihre Projekte besser managen und einen kollaborativen Geist fördern.

Quellen: PM² Project Management Methodology Guide 3.0.1