Top-Techniken für den Erfolg bei der Projektabschätzung

Die Projektabschätzung ist ein grundlegender Aspekt des erfolgreichen Projektmanagements. Sie steuert die Ressourcenzuteilung, schafft realistische Erwartungen und bildet die Grundlage für Planung, Terminierung und Budgetierung. Durch das Beherrschen von Abschätzungstechniken können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beteiligten – vom Projektteam bis hin zu externen Entscheidungsträgern – ein klares Verständnis dafür haben, was das Projekt umfasst, welche potenziellen Risiken bestehen und welche Ressourcen erforderlich sind, um erfolgreich zu sein.
In diesem Artikel betrachten wir die wesentlichen Komponenten der Projektabschätzung und die Top-Techniken für genaue und umsetzbare Prognosen.

Warum ist die Projektabschätzung wichtig?

Eine präzise Projektabschätzung ist entscheidend, um die Parameter festzulegen, die den Verlauf eines Projekts bestimmen. Dazu gehören:

• Ressourcen: Ermittlung des erforderlichen Personals, der Werkzeuge und Materialien
• Zeit: Bestimmung der Dauer für Aufgaben und Lieferobjekte
• Budget: Zuweisung von Mitteln für Durchführung und mögliche Änderungen
• Risiken und Chancen: Einschätzung von Faktoren, die Projektergebnisse behindern oder verbessern können
• Die Projektabschätzung ermöglicht somit:
  Realistische Zielsetzungen im Einklang mit den Projektgrenzen
• Effektives Ressourcenmanagement zur Sicherstellung der Einsatzbereitschaft
• Transparente Kommunikation mit allen Stakeholdern, von der Geschäftsführung bis zu betroffenen Personen
• Der Schätzprozess umfasst nicht nur den Projektmanager, sondern auch Fachkräfte und Teammitglieder. Deren Beiträge führen zu genaueren Prognosen durch das Erkennen von Risiken und Chancen, die zunächst nicht ersichtlich sind.

Was ist eine grobe Schätzung (Ballpark Estimate)?

In den frühen Projektphasen, wenn nur wenige Details vorliegen, liefern grobe Schätzungen eine ungefähre Einschätzung des Aufwands, der Zeit und der Kosten. Diese ersten Schätzungen basieren auf Annahmen und dienen als Ausgangspunkt für Diskussionen und Planungen.
Auch wenn sie ungenau sind, sind grobe Schätzungen unverzichtbar, um erste Erwartungen festzulegen, Ressourcen zu planen und Stakeholder zu orientieren. Mit zunehmenden Informationen werden diese Schätzungen verfeinert.

Top 5 Techniken der Projektabschätzung

1. Expertenurteil

Diese Methode beruht auf dem Wissen von Fachleuten, sowohl intern als auch extern. Besonders nützlich ist sie, wenn historische Daten fehlen oder bei komplexen Projekten. Experten können auch versteckte Risiken erkennen, die in Datenanalysen nicht sichtbar sind.

Beispiel: Ein Bauunternehmen bittet einen erfahrenen Architekten um eine Abschätzung der Zeit und Kosten für ein neues Bürogebäude. Basierend auf früheren Projekten erkennt der Architekt mögliche Risiken wie wetterbedingte Verzögerungen und gibt eine erste Einschätzung ab.

2. Analogschätzung

Diese Methode nutzt Vergleichsdaten aus ähnlichen Projekten, um Aufwand, Kosten und Zeit zu prognostizieren. Sie ist schnell und einfach, muss aber Unterschiede zwischen Projekten berücksichtigen.

Beispiel: Ein Softwareunternehmen entwickelt eine E-Commerce-App. Der Projektmanager zieht Daten eines ähnlichen Projekts heran, das 1.000 Stunden und 50.000 € kostete. Für neue Funktionen im aktuellen Projekt werden Anpassungen vorgenommen.

3. Drei-Punkt-Schätzung (PERT)

Diese Technik berücksichtigt optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Szenarien zur Berechnung eines

Durchschnittswerts. So werden Unsicherheiten besser abgebildet. Beispiel: Eine Marketingagentur schätzt die Zeit zur Gestaltung einer neuen Website:

Optimistisch: 2 Wochen
Pessimistisch: 6 Wochen
Wahrscheinlich: 4 Wochen

Berechnung mit PERT: „(Optimistisch + (4×Wahrscheinlich) + Pessimistisch) ÷ 6“ → geschätzter Zeitrahmen: 4 Wochen.

4. Top-down-Schätzung

Beginnt mit einer Gesamtschätzung und verfeinert diese Schritt für Schritt. Diese Methode ist effizient und basiert auf unternehmensinternem Wissen, Benchmarks und Experteneinschätzungen. Beispiel: Ein Start-up plant eine jährliche Konferenz. Basierend auf früheren Veranstaltungen wird ein Budget von 100.000 € angesetzt. Das Team unterteilt dies in Kategorien (Location, Catering, Marketing) und konkretisiert die Teilbudgets.

5. Bottom-up-Schätzung

Diese detaillierte Methode schätzt kleinere Arbeitspakete einzeln und summiert sie für das Gesamtprojekt. Sie ist zeitintensiv, aber besonders genau – ideal für komplexe Vorhaben. Beispiel: Für dieselbe Konferenz werden alle Kosten detailliert ermittelt: Location (20.000 €), Catering (30.000 €), Marketing (10.000 €). Die Gesamtsumme ergibt 100.000 €.

Best Practices für Projektabschätzungen

Es gibt keine Universallösung. Die Kombination verschiedener Methoden – z. B. Expertenurteil, Analog- und Bottom-up-Schätzung – hilft, Fehler zu minimieren und mehr Variablen zu berücksichtigen.
Der Methodenmix liefert eine ganzheitlichere Sicht auf die Projektanforderungen und stärkt das Vertrauen in die Schätzungen. So können erste Analogschätzungen mit detaillierten Berechnungen weiterentwickelt werden, sobald mehr Informationen vorliegen.

Fazit

Projektabschätzung ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Durch Kombination verschiedener Techniken und Best Practices können realistische und umsetzbare Pläne erstellt werden.
Gute Abschätzungen schaffen nicht nur eine Basis für den Projekterfolg, sondern fördern auch das Vertrauen der Stakeholder durch klare Erwartungen und Vorbereitung auf Herausforderungen. Wer diese Techniken einsetzt, kann Unsicherheiten in Chancen verwandeln und Projekte termingerecht, im Rahmen und im Budget abschließen.
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