Wer ist der PMO-Manager – Rolle und Aufgaben

Das PMO (Project/Programme/Portfolio Management Office) ist die Stelle in der Organisation, die für alle laufenden Projekte und Programme zuständig ist. Es kann als zentraler Aufbewahrungsort betrachtet werden, an dem Organisationen alle Veränderungsinitiativen überwachen und koordinieren können.

Das PMO erbringt im Wesentlichen Dienstleistungen für eine Organisation, aber was dies tatsächlich bedeutet, kann von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein. Es handelt sich um ein komplexes und sich ständig veränderndes Umfeld, in dem die Rollen und der Kontext von Projekten und Programmen das PMO stark beeinflussen.

Die alltägliche Verantwortung für das PMO liegt beim PMO-Manager. Weitere PMO-bezogene Rollen sind der PMO-Administrator, der PMO-Analyst, der PMO-Direktor und andere PMO-Spezialisten.

Die Aufgaben des PMO-Managers

PMO-Manager haben eine Vielzahl von Aufgaben zu erfüllen, um alle Aspekte des Projektentwicklungsprozesses erfolgreich zu beaufsichtigen. Wenn die Organisation noch kein PMO hat, aber die Einrichtung eines solchen plant, ist der PMO-Manager derjenige, der das PMO aufbaut und gestaltet. Der PMO-Manager ist auch derjenige, der die PMO-Ressourcen auf der Grundlage des gewählten PMO-Modells ernennt und/oder einstellt.

Sobald das PMO eingerichtet ist, sind die wichtigsten täglichen Aufgaben:

• Verfolgung aller laufenden Projekte und Programme
• Verantwortung für das gesamte PMO-Personal
• Beaufsichtigung der Projektentwicklung
• Erleichterung der Projektplanung
• Erleichterung des Governance-Prozesses
• Erleichterung des Änderungskontrollprozesses
• Durchführen von Finanzanalysen
• Bereitstellung von Finanzberichten und Haushaltsübersichten
• Änderung von Prozessen und Organisation von Arbeitsströmen
• Sicherstellen, dass die Dokumentation korrekt und auf dem neuesten Stand ist
• Sicherstellen, dass die Teammitglieder die Standards der Organisation einhalten
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungsleitern
• Projekt- und Programmdokumentation
• Mentor für Projektleiter

Die notwendigen Fähigkeiten, um PMO-Manager zu sein/zu werden

Der PMO-Manager ist für einen sehr wichtigen Teil der Organisation verantwortlich, da das PMO alle laufenden Projekte und Programme steuert. Daher muss der PMO-Manager in der Lage sein, einen klaren Überblick und eine umfassende Vision im Einklang mit der Vision der Organisation zu haben. Gleichzeitig muss der PMO-Manager in der Lage sein, sich auf Details und technische Einzelheiten zu konzentrieren, und er muss über hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, da er eng mit Fachleuten auf vielen verschiedenen Ebenen zusammenarbeiten wird.

Häufig verfügt ein PMO-Manager zumindest über die folgenden Kernkompetenzen:

• Problemlösungsfähigkeit und Pragmatismus
• Hohes Maß an Organisationstalent
• Ausgeprägte Führungsqualitäten
• Kritisches Denken und Liebe zum Detail
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Außergewöhnliche Fähigkeiten im Umgang mit Interessengruppen
• Finanzwissen und kaufmännisches Denken
• Umfassende Kenntnisse im Bereich Projekt- und Änderungsmanagement
• Umfassende Kenntnisse im Umgang mit verschiedenen Tools

Darüber hinaus kann ein PMO-Manager aufgefordert werden, seine Projektmanagementkenntnisse durch eine PMP-Zertifizierung und/oder eine P3O-Zertifizierung nachzuweisen.

Quelle:
Axelos: A career plan for PMO practitioners.
Axelos: Value of the PMO