Best Practices schaffen Mehrwert: Interview mit Danny Vandeweyer von Solidaris

Programm, Projektportfolio oder PMO?

Wenn geeignete Methoden für das Projektmanagement angewendet werden, kann dies einen Mehrwert für Ihre Organisation schaffen.
In diesem Interview haben wir Danny Vandeweyer von Solidaris gefragt, wie er die Herausforderungen von Projekten mit Best Practices meistert.

Was ist deine Rolle und was machst du tatsächlich?

Mein Titel lautet Program Manager, aber tatsächlich ist das nur ein kleiner Teil meiner Arbeit. Der größte Teil meiner Tätigkeit bezieht sich auf das Projektportfoliomanagement und das PMO (Project Management Office). Ich fungiere außerdem als Eskalationspunkt zwischen der IT, unseren Services und externen Partnern.

Bezüglich des Portfolios habe ich regelmäßige Treffen mit den verschiedenen Abteilungen, um Prioritäten, Planung und den Projektfortschritt zu besprechen. Und selbstverständlich muss sichergestellt werden, dass dies mit der Ressourcenplanung der IT-Kapazitäten übereinstimmt.

Als PMO-Manager muss ich gewährleisten, dass die Methodik, die wir zur Steuerung unserer Projekte verwenden, korrekt angewendet wird. Das bedeutet, die Projekte zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, aber auch Schulungen und Coaching für Projektmanager, Business Analysten und Abteilungsleiter anzubieten.

Auch die Abteilungsleiter spielen hier eine wichtige Rolle, da sie verstehen müssen, wie wir Projekte managen. Ich muss außerdem sicherstellen, dass die erforderlichen Vorlagen und Werkzeuge verfügbar und korrekt eingesetzt werden.
Da wir großen Wert auf kontinuierliche Verbesserung legen, bespreche ich regelmäßig die Methodik, Vorlagen und Tools mit den PMs und BAs, um festzustellen, ob Verbesserungen erforderlich sind.

Wie bist du zu deiner aktuellen Position gekommen?

Ich begann meine Karriere als Analyst/Programmierer für ein Beratungsunternehmen, das mich einem Logistikunternehmen zugewiesen hatte. Dort erlangte ich sofort Kenntnisse in der Logistikwelt, und das Unternehmen fragte mich, ob ich Interesse hätte, ein Projekt für sie zu leiten.
Zunächst war es ein kleines Projekt, aber es führte mich in die Welt des Projektmanagements ein.

Schon bald folgten größere Projekte, da mich das Projektmanagement faszinierte. Daher begann ich, Kurse zu besuchen und viele Bücher über verschiedene Methoden und Wissensgebiete wie PRINCE2 und PMBoK zu lesen.
Ich erweiterte mein Wissen, indem ich Projekte für den Bankensektor und verschiedene Zahlungsdienstleister leitete.

Der nächste logische Schritt für mich war der Einstieg in die Welt des Programm-, Portfolio- und PMO-Managements. Nachdem ich diese Funktionen in mehreren Unternehmen ausgeübt hatte, fand mich mein aktueller Arbeitgeber über einen Headhunter, der jemanden mit meinen Kompetenzen suchte. So kam ich zu Solidaris, einem Unternehmen, das in Belgien soziale Krankenversicherung anbietet.

Welche Best Practices verwendest du in deiner Organisation? Warum ist das wichtig?

Als ich 2018 in dieser Organisation anfing, wurde ich gebeten, die Art und Weise zu verbessern, wie die Organisation mit Projekten arbeitet.
Damals wurde noch die Wasserfallmethode verwendet, aber wie bekannt ist, fehlt diesem Ansatz – insbesondere in der IT – die nötige Agilität. Daher führte ich zunächst eine Grundmethodik basierend auf PRINCE2 Agile ein. Sie gab den Mitarbeitenden eine Struktur, der sie folgen konnten, und erlaubte gleichzeitig Agilität, wo nötig.

Einige der derzeit intern geförderten wichtigen Best Practices sind:

• Anforderungen und Umfang festlegen und angemessen steuern
• Projekt planen und terminieren; geeignete Ressourcen zuweisen
• Projekt überwachen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen
• Risiken und Probleme managen
• Einen geeigneten Kommunikationsplan erstellen und einhalten
• Projekt korrekt abschließen

Die Anwendung von Best Practices bietet eine strukturierte und fundierte Grundlage für das Projektmanagement.
Sie ermöglicht es, effizienter zu arbeiten, und wenn sie korrekt angewendet wird, können Arbeiten besser und schneller abgeschlossen werden.
Da alle Projekte im Wesentlichen ähnlich strukturiert sind, können die Stakeholder besser verstehen, wie das Projektmanagement in der Organisation funktioniert.

Wie kann man in deinem Sektor durch Projekt- und/oder Programmmanagement Mehrwert schaffen? Gibt es ein spezielles Anwendungsbeispiel?

COVID hat die Arbeit im Gesundheitswesen in den letzten Jahren tatsächlich sehr herausfordernd gemacht.
Neue Vorschriften wurden ständig eingeführt, und wir mussten sehr schnell reagieren, um die notwendigen Änderungen in unserer Software vorzunehmen.
Natürlich war die erste Reaktion vieler, einige Best Practices zu ignorieren.
Wir haben sie jedoch ermutigt, sich an den Plan zu halten, und konnten zeigen, wie pragmatisches und agiles Arbeiten nach Methodik einen echten Mehrwert bringt.

Eine häufige Beobachtung unseres Managementteams war, dass zu viel Zeit für die Projektinitiierung – insbesondere für die Klärung von Anforderungen und Umfang – aufgewendet wurde.
Man meinte, man könne doch schon längst mit der Arbeit beginnen.
Deshalb führten wir das Konzept des MVP (Minimum Viable Product) im Projektmanagement ein.
Sobald dieses MVP definiert war, konnte die Arbeit beginnen, um das Wesentliche zu liefern.

Was sind die größten Herausforderungen für ein PMO in deinem Sektor? Welche grundlegenden Fähigkeiten oder persönlichen Eigenschaften sind für ein erfolgreiches PMO wichtig?

Als Unternehmen müssen wir mit dem Nationalen Intermutualistischen Kollegium (NIC – CIN) zusammenarbeiten – einer mutualistischen Vereinigung, die Vertreter der verschiedenen Krankenversicherungsfonds und anderer sozialer Versicherungsträger umfasst.
Diese Organisation initiiert gemeinsame Projekte, die mit den PMO-Vertretern aller Föderationen diskutiert werden.
Zudem ändern sich die belgischen gesetzlichen Vorschriften regelmäßig, oft mit strengen Fristen.
Kombiniert mit der internen Projektbelastung kann man sich vorstellen, dass die Einhaltung eines realistischen Projektzeitplans sehr herausfordernd ist.

Das bedeutet, dass die Schlüsselkompetenzen in unserem PMO eindeutig im Bereich der Kommunikation liegen – insbesondere in der Fähigkeit zu verhandeln.
Auch gute Planungsfähigkeiten sind wichtig, da sichergestellt werden muss, dass Fristen, Liefertermine und Kapazitätsplanung der benötigten Ressourcen übereinstimmen.

Als PMO sind wir zudem in erster Linie verantwortlich für die Schulung und das Coaching der Projektmanager, aber auch für die Förderung des Wissens und der Anwendung der Methodik und Best Practices bei allen Stakeholdern.
Daher sind auch Schulungs- und Coaching-Fähigkeiten für uns von großer Bedeutung.

Auf persönlicher Ebene – wie siehst du deine berufliche und/oder persönliche Entwicklung in den nächsten Jahren? Was können wir von dir erwarten?

Auf beruflicher Ebene gibt es noch viel zu tun, um meiner Organisation zu helfen, in ihrer Reife zu wachsen.
Deshalb gefällt mir das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung.
Man kann auf einem Basisniveau beginnen, und wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist (das heißt, wenn fast alle auf demselben Niveau sind), kann man zur nächsten Stufe übergehen.
Einer Organisation beim Wachstum zu helfen, gibt mir Energie.

Auf persönlicher Ebene ziehe ich viel Energie daraus, meine Kenntnisse und Fähigkeiten zur Organisation von Veranstaltungen einzusetzen.
In meiner Freizeit organisiere ich jedes Jahr freiwillig ein Event, bei dem Spenden für krebsspezifische Wohltätigkeitsorganisationen und den Beistand von Krebspatienten und ihren Familien gesammelt werden.
Mit einer Gruppe von Freunden begannen wir 2010 mit der Veranstaltung „Ven2-4Cancer“ (Ventoux for Cancer): Radfahren, Wandern und Laufen bis zum Gipfel des Mont Ventoux in Frankreich.
2014 begannen wir, das Event „Relay for Life“ (Levensloop / Relais pour la Vie) in meiner Heimatstadt zu organisieren.

Von 2010 bis 2019 erreichten unsere Spenden insgesamt fast 3,5 Millionen Euro für Organisationen wie „Kom op tegen kanker“ und „Stichting tegen kanker“.
Leider konnten wir aufgrund von COVID in den letzten zwei Jahren keine Veranstaltung organisieren.

Wie gesagt, viele meiner Kompetenzen – etwa Kommunikation, Verhandlung und Planung – sind auch bei der Organisation dieses Events sehr nützlich.

Über den Autor

Danny ist seit über 30 Jahren im Bereich Projekt-, Programm-, Portfolio- und PMO-Management tätig.
Seine Leidenschaft ist es, Organisationen dabei zu helfen, im Projektmanagement reifer zu werden.
Er besitzt mehrere Zertifizierungen, darunter PRINCE2 Practitioner, MSP Practitioner, MoP Foundation und Scrum Master, und bietet Schulungen sowie Coaching an.