Die PM²-Methodik ist die offizielle Projektmanagement–Methodik der Europäischen Kommission. Sie ist äußerst vielseitig und kann an die Bedürfnisse jeder Branche und jedes Projekts angepasst werden. Die PM²-Praktiken ermöglichen es den Projektteams, die Ergebnisse zu maximieren und allen Beteiligten die besten Lösungen und Vorteile zu bieten. Die PM²-Methodik ist außerdem einfach zu implementieren und kann von Projektmanagern aller Erfahrungsstufen effektiv genutzt werden.
Um besser zu verstehen, wie PM² in einem internationalen Projekt eingesetzt wurde, haben wir ein Interview mit Marc Berghmans, dem Projektleiter von WIFI4EU, geführt. Wir haben über die Auswirkungen des Projekts gesprochen und darüber, wie Marc und sein Team die PM²-Methode angewendet haben, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
WIFI4EU: eine Fallstudie
Der Startschuss für das Projekt WIFI4EU wurde von Jean-Claude Juncker, dem 12. Präsidenten der Europäischen Kommission (von 2014 bis 2019), gelegt, als er erklärte, dass „jedes europäische Dorf und jede Stadt bis 2020 mit einem kostenlosen drahtlosen Internetzugang in den wichtigsten Zentren des öffentlichen Lebens – wie Parks, Plätzen, öffentlichen Gebäuden, Bibliotheken, Gesundheitszentren und Museen – ausgestattet werden muss“.
Die Idee war, dass jeder von der Internetverbindung profitieren sollte, unabhängig von Wohnort und Einkommen. Um dies zu erreichen, stellte die Europäische Union zwischen 2018 und 2020 ein Budget von 120 Millionen Euro für die WIFI4EU-Initiative bereit, mit dem Ziel, „die kostenlose Wi-Fi-Konnektivität für Bürger und Besucher überall in Europa zu fördern“.
In diesen Jahren hat das Projekt seine Aufgabe erfüllt und mehr als 90.000 WIFI4EU-Zugangspunkte in über 7.000 Gemeinden in ganz Europa installiert, die Bürgerinnen und Bürgern sowie Besucherinnen und Besuchern einen kostenlosen WIFI-Zugang ermöglichen, so dass abgelegene Dörfer und Städte besser online sein können und die Diskrepanz zwischen denen, die Zugang zum Internet haben, und denen, die keinen haben, verringert wird.
WIFI4EU: Anwendung der PM²-Methode
In unserem Interview mit Marc Berghmans, dem Projektleiter von WIFI4EU, sprachen wir darüber, wie die PM²-Methode zur erfolgreichen Durchführung dieses internationalen Projekts eingesetzt wurde.
Zunächst einmal betonte Marc, wie wichtig es ist, die PM²-Methodik an die eigene Umgebung und die eigenen Prozesse anzupassen. Dies ist in der Regel eine der größten Herausforderungen, denn es erfordert ein gutes Verständnis dafür, welche Informationen benötigt werden, um die Effektivität der Methodik zu maximieren und sie auf die Bedürfnisse des Projektteams zuzuschneiden. Marc Berghmans betonte auch, dass eine klare Governance-Struktur für das Management eines Projekts, insbesondere eines Projekts mit großem Umfang, unerlässlich ist.
Eine klare Governance-Struktur legt die Rollen und Zuständigkeiten aller internen Beteiligten fest und hilft dabei, Erwartungen und Arbeitsbeziehungen zu definieren (wer macht was, wer ist für welche Aufgabe verantwortlich). Ohne eine klare Governance-Struktur herrscht Chaos. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der erfolgreichen Anwendung der PM²-Methodik auf ein Projekt ist die Berücksichtigung der PM²-Mindsets, also der Einstellungen und Verhaltensweisen, die dem Projektteams helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, um ihre Ziele zu erreichen.
WIFI4EU: Risikomanagement mit PM²
Die Anwendung der PM²-Praktiken und -Methoden in Kombination mit der umfassenden Projektmanagement-Erfahrung von Marc Berghmans und den Kompetenzen seines Teams ermöglichte es, das WIFI4EU-Projekt ohne größere Herausforderungen durchzuführen. Eine unerwartete Situation ergab sich jedoch im Zusammenhang mit dem Online-Portal, über das die Gemeinden Mittel beantragen und nach von der Europäischen Kommission zertifizierten Anbietern suchen konnten, die den Bau der für die Versorgung ihrer Stadt/Region mit WIFI-Konnektivität erforderlichen Infrastrukturen übernehmen würden.
Als sie mit dem Test begannen, mussten die Gemeinden von ihrem Portal zum Portal der Kommission wechseln, um gültige Dokumente und Bescheinigungen vorzulegen, und dann zurück zum ursprünglichen Portal. Die Website der Kommission empfing den gesamten Datenverkehr von der WIFI4EU-Website, stufte ihn als verdächtig ein und blockierte ihn.
Glücklicherweise konnte das Problem schnell gelöst werden. Diese Situation verdeutlicht, wie wichtig Tests sind, denn wäre das gleiche Problem am Tag der Inbetriebnahme aufgetreten, wäre die Situation viel problematischer gewesen als während dieses Testlaufs.
Marc Berghmans gab uns weitere Einblicke in die Bedeutung der PM²-Risikomanagementpraktiken für die schnelle und effektive Bewältigung von Herausforderungen während eines Projekts. Er teilte uns mit, dass der beste Moment, um über Risikomanagementpraktiken nachzudenken, während des Kick-off-Meetings ist, ein Moment, in dem jeder noch ruhig ist und rational darüber nachdenken kann, wie man mit einer problematischen Situation umgeht.
Während des Treffens ist es auch wichtig, den Kommunikationsprozess zu skizzieren, der für das gesamte Projekt gelten soll (Häufigkeit, Informationen, die in den Berichten ausgetauscht werden, und beteiligte Rollen).
Neben den Standardverfahren, wie dem Führen eines Risikoprotokolls und dessen monatlicher Aktualisierung, ist es wichtig, einen „Problemprozess“ zu definieren: Wie können wir über Probleme kommunizieren? Welche Art der Kommunikation wünscht das Management? Von E-Mails über Chat und SMS bis hin zu direkten Anrufen: Alles muss im Voraus vereinbart werden, um einen reibungslosen Umgang mit potenziellen Problemen zu ermöglichen.
Außerdem sollte jeder die Möglichkeit haben, ein Problem anzusprechen. Schließlich ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, welche Vorfälle/Situationen Auswirkungen auf das Projekt haben können (in Bezug auf Umfang, Zeit oder Budget). Es ist auch wichtig, die Risiken regelmäßig (z. B. monatlich) zu überprüfen, da einige Risiken in einer bestimmten Phase des Projekts möglicherweise nicht relevant sind, aber in einer späteren Phase wichtig werden können.
All die genannten Punkte sind Teil der übergreifenden Herausforderung, die PM²-Methodik an die Bedürfnisse des Projekts und der Stakeholder anzupassen. Wenn unerwartete Situationen auftreten, ist es wichtig, sich auf die Governance-Struktur zu beziehen, um zu verstehen, welche Rollen an der Lösung des Problems beteiligt werden können. Es ist auch wichtig, relevante Informationen zu erhalten, um die notwendigen Entscheidungen zu treffen, die das Problem mit minimaler Abweichung vom ursprünglichen Plan lösen.
All die genannten Punkte sind Teil der übergreifenden Herausforderung, die PM²-Methodik an die Bedürfnisse des Projekts und der Stakeholder anzupassen.
Wenn unerwartete Situationen auftreten, ist es wichtig, sich auf die Governance-Struktur zu beziehen, um zu verstehen, welche Rollen an der Lösung des Problems beteiligt werden können. Es ist auch wichtig, relevante Informationen zu erhalten, um die notwendigen Entscheidungen zu treffen, die das Problem mit minimaler Abweichung vom ursprünglichen Plan lösen.
Lessons Learned
Die wichtigste „Lesson Learned“, die Marc Berghmans mit seinen mehr als 30 Jahren erfolgreicher Planung und Koordination von Großprojekten, Programmen und Geschäftsprozessverbesserungen mit uns teilte, ist, dass zwei Phasen eines Projekts normalerweise unterschätzt werden: Risikomanagement und Testen. Für ihn ist das Testen und Low Testing etwas, das bereits bei Projektbeginn beginnen sollte. Und die Testfälle sollten nicht von den Entwicklern, sondern von den Personen geschrieben werden, die die Anforderungen erstellen, da sie diese am besten verstehen. Marc betonte auch, dass das Testen immer umsetzbare Testdaten enthalten sollte. Wenn man früh im Projekt beginnt, kann das Projektteam feststellen, ob die Anforderungen für das Testen machbar und realisierbar sind, und gibt dem Projekt einen Vorsprung.
Eine weitere wichtige Lektion, die wir gelernt haben, betrifft die Kommunikation und insbesondere das gegenseitige Zuhören: Wenn wir uns ganz darauf einlassen, der anderen Person zuzuhören, anstatt schon nach wenigen Worten über unsere Antworten nachzudenken, können wir neue Lösungen finden.
WIFI4EU: Umsetzbare Schritte zur Implementierung der PM²-Methodik
Wir haben Marc gefragt, welche Schritte er einem Unternehmen vorschlagen würde, das die PM²-Methode effizient in seinen Projekten einsetzen möchte, und seine Antwort hob die folgenden Hauptfragen hervor, die sich Management und Projektteams immer stellen sollten:
- Zunächst einmal ist es wichtig, sich zu fragen: „Warum wollen wir PM Square einsetzen?“. Jedes Unternehmen hat andere Gründe für die Einführung von PM Square, vielleicht haben sie Projekte, die nicht so gut laufen, wie sie sollten, oder sie überschreiten immer das Budget, vielleicht sind die Ergebnisse nie pünktlich oder es ist unklar, wann das Projekt enden soll.
- Zweitens schlägt Marc vor, dass diese Unternehmen die Antwort auf diese beiden Fragen aufschreiben: „Was brauchen wir?“ und „Wie nennen wir ein Projekt?“. Marc selbst hat diese Fragen mehreren Institutionen innerhalb der Europäischen Kommission gestellt, um herauszufinden, wie die Art und Weise der Projektverwaltung verbessert werden kann.
- „Was ist die Rolle des Projektleiters in unserem Unternehmen? „Können sie die notwendigen Schritte unternehmen, um das Projekt weiter zu leiten?“. Marc erzählte uns auch, dass er erlebt hat, wie Unternehmen alle ihre Projektmanager zu Schulungen schickten, sich zertifizieren ließen, aber die Methodik in ihren Projekten nie wirklich umsetzten. Um eine Projektmanagement-Methode korrekt und effektiv umzusetzen, sollten ihre Praktiken auf allen Stufen und in allen Aktivitäten des Unternehmens/der Institution angewandt werden: Prozesse müssen geändert, Schritte und neue Aufgaben müssen eingeführt werden.
Nach diesen einleitenden Fragen ermittelte Marc die folgenden drei Fragen, die einem Unternehmen dabei helfen können, über die notwendigen Schritte zur Umsetzung der PM²-Methodik in ihre Aktivitäten nachzudenken:
- Wie werden Sie die Methode umsetzen, um einen Plan zu erstellen?
- Wie werden Sie die neuen Prozesse allen Mitarbeitern des Unternehmens erklären?
- Warum tun wir das?
Bei all dem spielt die Rolle des Managements eine äußerst wichtige Rolle. Marc erinnert sich an ein altes Sprichwort, das diesen Gedanken perfekt auf den Punkt bringt: „Wenn du es tun willst, muss der Chef sprechen“, d.h. der CEO oder eine wichtige Person in der Hierarchie muss die Einführung der neuen Projektmanagement-Methodik unterstützen.
Um die Einführung zu beschleunigen, muss das Management einen klaren Plan haben und in der Lage sein, mit allen Beteiligten zu kommunizieren.
Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass die korrekte Umsetzung einer Projektmanagement-Methodik Zeit braucht, sie wird nicht in drei Wochen erledigt sein, in den meisten Fällen dauert es etwa sechs Monate bis ein Jahr.
Schließlich ist es wichtig zu verstehen, welche Praktiken der PM²-Methodik das Unternehmen anwenden möchte:
- Was wollen wir aus der Methodik mitnehmen? Welche Dinge werden bei allen Projekten gleich sein?
- Wie sieht es mit Anpassungen aus?
Unternehmen, die viele Projekte haben, können ihre Prozesse optimieren und die Umsetzung der Methodik beschleunigen, indem sie ein Project Management Office (PMO) einrichten. Ein PMO kann Projekte nachverfolgen und sich um die Ergebnisse kümmern.
Marcs abschließender Ratschlag lautet, sich Zeit zu nehmen. Schaffen Sie eine Struktur, versuchen Sie es mit ein oder zwei kleinen Pilotprojekten und lernen Sie aus jedem neuen Projekt.
Warum sollte ich PM² verwenden?
Zum Abschluss unseres Interviews fragten wir Marc Berghmans, warum ein Unternehmen oder ein Fachmann die PM²-Methodik in seinen Projekten verwenden sollte.
Er erwähnte, dass die PM²-Methodik klar und einfach zu verstehen ist, mit einem Leitfaden, der etwa 100 Seiten umfasst. Für jedes Verfahren bietet PM² eine offene Dokumentenvorlage, die Sie im Word- oder Excel-Format herunterladen können, so dass sie sofort verwendet werden kann. Für jede Vorlage gibt es klare Hinweise darauf, was für Ihr Projekt ausgefüllt werden muss. Und als Teil des Anpassungsprozesses können Sie jederzeit eine Vorlage, die nicht auf Ihr aktuelles Projekt zutrifft, nicht verwenden.
Wie andere Projektmanagement-Methoden auch, bietet PM² ein gemeinsames Verständnis für das Management von Projekten mit einer gemeinsamen Fachsprache und gemeinsamen Praktiken. Schließlich ist PM² die offizielle Projektmanagement-Methode der Europäischen Kommission und eignet sich daher ideal für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen in ganz Europa. Material für die verschiedenen PM²-Programme (z. B. PM² Agile, PM² Portfolio Management, PM² Programme Management) ist online auf der offiziellen PM²-Website verfügbar.
Wenn Sie erfahren möchten, warum PM² ideal für Ihr nächstes Projekt sein kann, lesen Sie unseren Blog „5 Reasons to Fall in Love with PM²“, geschrieben von unserer Trainerin Natacha Brenner. Um mehr darüber zu erfahren, wie die PM²-Methodik entstanden ist, lesen Sie unseren Blog „Die PM²-Geschichte“.
QRP International organisiert Schulungen zur PM²-Projektmanagement-Methodik. Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie unsere PM²-Webseite oder kontaktieren Sie uns!
QUELLEN:
Interview mit Marc Berghmans
https://www.pm2.eu/the-pm2-methodology/,
