Der Blueprint ist ein grundlegendes Element eines Programms; deshalb gehört er zu den Schlüsselelementen des Programme Managements und insbesondere zur Best Practice von Axelos MSP® (Managing Successful Programmes).
Ein Blueprint erfasst die Fähigkeiten, die eine Organisation am Ende des Programms haben möchte. Er beantwortet Fragen wie: Welche Systeme und welche Technologie wird die Organisation benötigen? Welche Kompetenzen und Fähigkeiten? Welche Art von Kultur wollen wir schaffen?
Wenn in einem Programm die Vision wie ein Leuchtturm wirkt, der die Arbeit relevant und ausgerichtet hält, braucht eine Organisation dennoch ein detaillierteres Modell, das den gewünschten zukünftigen Zustand beschreibt und erklärt, wie er funktionieren soll. Deshalb ist der Blueprint so wichtig.
In der Praxis liefert der Blueprint die „Hinter-den-Kulissen-Details“ der Vision; er beschreibt, wie man von A (Ist-Zustand) nach B (Soll-Zustand) gelangt. Er basiert dabei auf zwei Säulen:
Wie wird der Veränderungsprozess aussehen?
Eine Organisation kann nicht in einem einzigen Schritt von einem bestehenden Betriebsmodell zu einem zukünftigen übergehen, insbesondere angesichts des erforderlichen Veränderungs- und Investitionsaufwands. Stattdessen müssen Veränderungen schrittweise erfolgen und sich über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren entwickeln.
Der Blueprint lenkt Organisationen auf langfristige strategische Investitionen, im Gegensatz zum Tagesgeschäft und Jahresbudget, die kurzfristige Ziele und technologische Einzellösungen steuern.
Ein Beispiel: Eine Organisation möchte ihr Serviceangebot innerhalb eines Zeitraums von 5 Jahren erweitern. Der Blueprint hilft dabei zu klären, welche Services verbessert, welche unverändert weitergeführt und welche eingeführt oder eingestellt werden sollen.
Sobald die Organisation klar definiert hat, wie das gewünschte Serviceangebot aussieht, kann sie bestimmen, welche Fähigkeiten erforderlich sind, um diese Services bereitzustellen. Der Blueprint hilft dabei, die Fähigkeitslücke zwischen Ist- und Soll-Zustand zu erfassen.
Per Definition existiert der Blueprint „um den Fokus auf die Umsetzung der erforderlichen Transformation und des geschäftlichen Wandels aufrechtzuerhalten“.
Organisationen investieren häufig nicht ausreichend in die Vorbereitung eines Programms und unterschätzen den Zeitaufwand sowie die Detailtiefe, die notwendig sind, um die Vision zu definieren und den Blueprint zu gestalten.
Manchmal wird direkt in den „Delivery-Modus“ übergegangen, ohne ein konsistentes Verständnis der insgesamt benötigten Fähigkeiten. Wenn man nicht vorsichtig ist, kann dies zu einem nicht abgestimmten und ineffizienten Geschäftsmodell führen.
Die Arbeit am Blueprint ist entscheidend, um die Grundlage für ein konsistentes zukünftiges Geschäftsmodell zu schaffen, das Prozesse, Organisation, Technologie und Informationen als ganzheitliche Lösung berücksichtigt.
Ein besonders wichtiger Aspekt des Blueprints ist seine Ausrichtung auf die zukünftige Vision. Einige Organisationen sind skeptisch, ihn sichtbar zu machen, doch laut Martin Stretton gilt: „Alle Ressourcen müssen sich in den Veränderungsprozess eingebunden fühlen, nicht nur das obere Management.“
Dieses Instrument stellt sicher, dass eine breitere Beteiligung geplant wird.
Bei der Definition von Rollen und Kompetenzen können neue Rollen erforderlich sein. In diesem Fall stellt sich die Frage, ob externe Mitarbeitende eingestellt oder das bestehende Team weitergebildet wird. Der Blueprint liefert den Rahmen, um diese Entscheidungen zu unterstützen und den Weg weiterzugehen.
Der Blueprint konkretisiert die Vision und enthält Details zum aktuellen Programmstatus (Ist-Zustand), zur Funktionsweise des zukünftigen Betriebsmodells (Soll-Zustand) sowie zu den Unterschieden zwischen beiden, die durch Projekte und andere Programmaktivitäten abgedeckt werden müssen.
Er kann Details zur zukünftigen Organisationsstruktur, zu Prozessen, Funktionen und Leistungsniveaus sowie zu benötigten Technologien und Informationen enthalten. Im Wesentlichen zeigt der Blueprint die Fähigkeiten und Kompetenzen, die das Programm erreichen soll.
| Phase | Ziel | Hauptaktivitäten | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Definition der vision | Ausrichtung des Programms auf strategische Ziele | Nutzen, Stakeholder, zukünftige Richtung identifizieren | Gemeinsame Vision |
| Analyse des Ist-Zustands | Ausgangspunkt verstehen | Prozesse, Technologien, vorhandene Kompetenzen erfassen | Ist-Bild |
| Gap-Identifikation | Definieren, was fehlt | Unterschiede zwischen Ist und Soll analysieren | Fähigkeitslücke |
| Gestaltung des Zielmodells | Zukünftigen Betrieb entwerfen | Prozesse, Rollen, Technologien, Daten definieren | Zielbetriebsmodell |
| Transformationsplanung | Vorgehen festlegen | Roadmap, Prioritäten, Projektsequenz | Umsetzungsplan |
| Validierung | Konsistenz und Machbarkeit sichern | Stakeholder- und Business-Case-Review | Genehmigter Blueprint |
Um einen effektiven Blueprint zu entwickeln, beginnt man damit zu identifizieren, welche Services benötigt werden, welche eingestellt werden und welche Änderungen erforderlich sind. Auf dieser Basis entsteht das „POTI-Modell“, das hilft zu strukturieren, was in ein effektives Projekt integriert werden muss:
| Dimension | Beschreibung | Schlüsselelemente | Wirkung |
|---|---|---|---|
| Processus (P) | Prozesse und Betriebsmodelle | Workflows, KPIs, Service-Level | Operative Effizienz |
| Organisation (O) | Struktur und Kompetenzen | Rollen, Fähigkeiten, Kultur | Veränderungsakzeptanz |
| Technologie (T) | Systeme und Tools | Software, IT-Plattformen | Innovation |
| Information (I) | Daten und Informationen | Berichte, Kennzahlen, Datenbanken | Datengetriebene Entscheidungen |
| Empfehlung | Bedeutung | Warum ist das wichtig? | Wirkung |
|---|---|---|---|
| Richtige Ressourcen einbinden | Schlüsselkompetenzen integrieren | Verbessert die Qualität des Blueprints | Bessere Ausrichtung |
| Iterativ arbeiten | Blueprint kontinuierlich aktualisieren | Anpassung an Veränderungen | Risikoreduktion |
| Business Case validieren | Wirtschaftlichkeit prüfen | Sicherstellung der Machbarkeit | Fundierte Entscheidungen |
| Blueprint während des Programms nutzen | Ausrichtung überwachen | Vermeidung von Abweichungen | Strategische Kontrolle |
Möchtest du einen erfolgreichen Blueprint strukturieren? Wir haben zentrale Informationen, Tipps und Best Practices in einer Infografik zusammengestellt, die du kostenlos herunterladen kannst: Strukturierung und Umsetzung eines Blueprints
Wenn der Blueprint abgeschlossen ist und die erwarteten Ergebnisse erreicht wurden, kann das Programm geschlossen werden. Im Rahmen des Abschlusses sollte überprüft werden, was geliefert wurde, und sichergestellt werden, dass geeignete KPIs vorhanden sind, um die Nutzenrealisierung auch nach Programmende weiter zu verfolgen.
Der MSP-Leitfaden zeigt die Bedeutung des Blueprints und wie er zusammen mit anderen Elementen wie dem Business Case und dem Programme Plan genutzt werden kann, um ein erfolgreiches Programm zu entwerfen und umzusetzen.
