Was ist der Blueprint und warum ist es wichtig, ihn zu erreichen?

Datum: 13/07/2021| Kategorie: Program Management|

Der Blueprint ist ein grundlegendes Element eines Programms.
Das Thema Blueprint ist eines der Schlüsselelemente des Programmmanagements und insbesondere der Axelos MSP® (Managing Successful Programs) Best Practice.

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Was ist ein Blueprint?

Ein Blueprint ist ein Dokument, das die Fähigkeiten festhält, die eine Organisation am Ende des Programms besitzen möchte. Es hilft zu entscheiden, welche Systeme und welche Technologie die Organisation benötigt, um erfolgreich zu sein.

Der Blueprint hilft auch bei der Ausarbeitung der benötigten Fähigkeiten und Fertigkeiten und der Art der Kultur, die die Organisation schaffen möchte.

Während die Vision innerhalb eines Programms der Schlüssel ist, um die Arbeit relevant und ausgerichtet zu halten, ist es auch wahr, dass eine Organisation ein detaillierteres Modell benötigt, das beschreibt, was der gewünschte zukünftige Zustand ist und wie dieser funktionieren wird. Dies ist das Ziel des Blueprints.

 

Wofür wird der Blueprint verwendet?

Der Blueprint liefert die „hinter den Kulissen“ liegenden Details der Vision.

In der Praxis tut er dies, indem er beschreibt, wie man von A (wo wir jetzt sind) nach B (wo wir sein wollen) kommt. Eine Organisation kann nicht von heute auf morgen von einem bestehenden Betriebsmodell zu einem zukünftigen übergehen.

Vor allem, wenn man bedenkt, wie viele Veränderungen und Investitionen erforderlich sind.
Stattdessen müssen die Veränderungen schrittweise erfolgen und sich über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren entwickeln. All diese Faktoren führen dazu, dass der Blueprint auf zwei Säulen beruht:

  • Was brauchen wir?
  • Welche Fähigkeiten brauchen wir in der zukünftigen Organisation?
  • Wie wird der Veränderungsprozess ablaufen? Wie hoch ist der zeitliche Aufwand?

Der Blueprint lenkt Organisationen in Richtung strategischer, langfristiger Investitionen, im Gegensatz zu Business as usual und dem jährlichen Budget, das kurzfristige und technologische Lösungen vorantreibt.

 

Was ist ein Beispiel für einen Blueprint?

Eine Organisation will ihr Dienstleistungsangebot über einen Zeitraum von 5 Jahren ausbauen: der Blueprint dient der Klärung, welche Dienstleistungen verbessert, welche unverändert weiter angeboten und welche begonnen und eingestellt werden sollen.

Sobald die Organisation das gewünschte Serviceangebot klar kennt, kann sie verstehen, was für die Bereitstellung dieser Services benötigt wird. Der Blueprint hilft dabei, die Kapazitätslücke zwischen dem aktuellen Zustand und dem zukünftigen Zustand zu erfassen.

Per Definition existiert der Blueprint, „um den Fokus auf die Bereitstellung der erforderlichen Transformation und Geschäftsveränderung zu halten.*”

 

Warum ist Blueprint so wichtig?

Der Blueprint ist eines der Kernelemente des Programmmanagements und der Best-Practice-Anleitung Managing Successful Programmes (MSP®). Im Wesentlichen erfasst er die Fähigkeit, die eine Organisation am Ende eines Programms haben möchte, mit all ihren Eigenschaften und Merkmalen.

Der Blueprint dient dazu, den Fokus auf das Erreichen der geforderten Transformation und Geschäftsveränderung zu halten. Das Projektmanagement ist in erster Linie auf die Ergebnisse ausgerichtet. Daher ist die Kenntnis des MSP und des Blueprints nützlich, um den weiteren geschäftlichen Kontext für Veränderungen zu verstehen.

Der Leitfaden hilft Projektmanagern zu verstehen, warum Sie eine Sichtlinie von einem Projekt und seinen Ergebnissen zum Nutzen des Programms, den strategischen Zielen der Organisation und der Gesamtmission benötigen.

 

Wie erstellt man einen Blueprint für Programme?

Organisationen investieren oft nicht genug in die Vorbereitung eines Programms und unterschätzen die Zeit und die Details, die nötig sind, um die Vision zu skizzieren und den Plan zu entwerfen. Manchmal kommt es vor, dass der „Liefermodus“ aktiviert wird, ohne eine kohärente Sicht auf die erforderliche Gesamtkapazität zu haben.

Wenn man nicht vorsichtig genug ist, kann dies zu einem falsch ausgerichteten und ineffizienten Geschäftsmodell führen. Die Arbeit, die in das Blueprinting einfließt, ist entscheidend, um die Grundlagen für ein kohärentes zukünftiges Geschäftsmodell zu schaffen, das Prozesse, die Organisation, Technologie und Informationen als überzeugende und umfassende Lösung berücksichtigt.

Einer der wichtigsten Aspekte des Blueprints ist, dass er auf die Zukunftsvision abgestimmt sein muss.
Manche Organisationen sind skeptisch, wenn es darum geht, sie sichtbar zu machen, aber laut Martin Stretton ** „müssen sich alle Ressourcen in den Veränderungsprozess einbezogen fühlen, nicht nur das Senior Management.“

Um die Beteiligung zu erhöhen, ist die Frage zu stellen:
„Wie können wir das Team auf diesem Weg mitnehmen?“

Bei der Definition von Rollen und Kompetenzen kann es sein, dass Sie andere als die bestehenden Rollen benötigen. An diesem Punkt können externe Personen eingestellt oder dem eigenen Team neue Kapazitäten und Fähigkeiten beigebracht werden.

Der Blueprint bietet den Rahmen, um Ressourcen über diese Entscheidungen zu informieren und voranzukommen. Er gibt der Vision Substanz und enthält Details zum aktuellen Stand des Programms (wo wir jetzt sind) und wie das zukünftige Betriebsmodell funktionieren wird (wo Sie hinwollen).

Er arbeitet die Unterschiede zwischen den beiden heraus – um einen Einblick zu geben und damit Sie sie mit Projekten und anderen Programmaktivitäten abdecken können.

Der Blueprint kann Details über die zukünftige Organisationsstruktur, Prozesse, Funktionen und Leistungsniveaus enthalten und welche Technologien und Informationen zu deren Unterstützung eingesetzt werden können. In der Praxis zeigt der Blueprint die Fähigkeiten/Kompetenzen, die das Programm erreichen soll.

 

5 Tipps zum Schreiben eines Blueprints

Einige Dinge, die Sie bei der Erstellung eines Blueprints beachten sollten, sind:

  1. Beziehen Sie die richtigen Ressourcen ein;
  2. Starten Sie einen iterativen Prozess;
  3. Überprüfen Sie den gesamten Business Case;
  4. Verwenden Sie den Blueprint während des gesamten Programms;
  5. Finalisieren Sie den Blueprint.

1. Beziehen Sie die richtigen Ressourcen ein

Beziehen Sie Ressourcen ein, die das Geschäft kennen und die helfen können, den zukünftigen Zustand der Organisation zu definieren. Zum Beispiel Business Change Manager.

2. Starten Sie einen iterativen Prozess

Sie werden in der Lage sein, den ersten Entwurf des Blueprints auf der Grundlage der anfänglichen Vision und der Vorteile, die Sie erreichen wollen, zu entwickeln. Diese anfängliche Vision wird sich jedoch ändern, sobald Sie den Nutzen überprüfen und die Kosten und den Zeitplan, die zum Erreichen dieses Nutzens erforderlich sind, deutlicher sehen.

Der Blueprint könnte sich also ändern.
Während Sie Ihren Blueprint entwickeln, stellen Sie vielleicht fest, dass die erforderliche Arbeit zu teuer ist, zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder nicht zu den Vorteilen führt, die Ihre Organisation braucht.

Sie müssen also möglicherweise zurückgehen und die Blueprints überdenken, die zum Erreichen des gewünschten zukünftigen Zustands erforderlich sind, oder Sie müssen zurückgehen und den Inhalt des Blueprints überarbeiten.

3. Überprüfen Sie den gesamten Business Case

Im iterativen Prozess der Erstellung des Blueprints sollte das Programm irgendwann ein akzeptables Gleichgewicht von Kosten, Nutzen, Zeit und Risiko aufweisen. Sobald das Gleichgewicht erreicht ist, können Sie den Business Case überprüfen, um seine Machbarkeit und Zweckmäßigkeit zu bestätigen.

Danach können Sie den Business Case formell genehmigen.

4.Verwenden Sie den Blueprint während des gesamten Programms

Während des Programms stellen Sie sicher, dass Sie in die richtige Richtung gehen.

Der Blueprint bildet die Grundlage für die Entwicklung von Projektanforderungen und sollte verwendet werden, um zu prüfen, ob die Projektergebnisse zur Entwicklung der erforderlichen Geschäftsfähigkeiten beitragen.

5. Finalisieren Sie den Blueprint

Wenn Sie Ihren Blueprint abgeschlossen und die erwarteten Endergebnisse erreicht haben, können Sie das Programm abschließen. Als Teil des Abschlusses können Sie überprüfen, was geliefert wurde, und sicherstellen, dass Sie die richtigen KPIs haben, um die Nutzenrealisierung nach Abschluss des Programms weiter zu verfolgen.

MSP Best Practice hebt die Bedeutung des Blueprints hervor und wie man ihn zusammen mit anderen Elementen wie dem Business Case und dem Programmplan nutzt, um ein erfolgreiches Programm zu entwerfen und umzusetzen.

 

Quellen:

  • *Axelos, Managing Successful Programmes: setting the blueprint for a better future
  • **Axelos, A blueprint for change
  • ***Axelos, The blueprint – a cornerstone of programmes and MSP

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