Agile PMO: Umarmen, prüfen und anpassen – Interview mit Philippe Ribue

Was ist Ihre Rolle und was machen Sie eigentlich?

Ich arbeite als Organizational Change & Program Manager für Daten und HR. Meine Hauptaufgabe besteht darin, Veränderungen zu entwerfen, zu entwickeln, zu implementieren und zu verwalten, die es meiner Organisation ermöglichen, erfolgreich von ihrem derzeitigen Zustand zu einem digitalen und datengesteuerten Zustand überzugehen. Mein Schwerpunkt liegt jedoch auf den Menschen und ihren Kompetenzen.

Welche ist Ihre Rolle und was sind Ihre Aufgaben?

Ich habe einen Master-Abschluss in Arbeits- und Organisationspsychologie und einige Jahre Erfahrung als Projekt- und Change Manager. In dieser Zeit habe ich die Fähigkeit erworben, zu erkennen, wo in den Strategien verschiedener Privatunternehmen und des öffentlichen Sektors Änderungen vorgenommen werden müssen. Ich habe auch die Entwicklung von Agilität verfolgt und bin als ‚Agile Coach‘ zertifiziert. Ich habe mich auch mit Datenmanagement und -analyse, neuen Arbeitsmethoden und IT-Governance vertraut gemacht.

Welche Rolle spielt das PMO in der Organisation? Warum ist dies so wichtig?

Zusätzlich zu den klassischen Aktivitäten eines PMO (Project Management Office) ist unser PMO dafür verantwortlich, den Fahrplan des Verwaltungsvertrags, den wir mit der Regierung haben, zu leiten. Es setzt die Strategie mit unseren Ambitionen für 2025 in einen Umsetzungsplan um, der sieben strategische Ziele umfasst, die Wirkung zeigen sollen. Das PMO ist für die Planung und Kommunikation auf hoher Ebene zuständig, die dazu beitragen, das strategische Denken oder das „Warum“ hinter unseren Zielen und Plänen zu verdeutlichen.
Das PMO hat folgende Aufgaben:

1. Die wichtigsten Ergebnisse mit dem Vorstand zu teilen und die Ergebnisse zu visualisieren, die im laufenden Zeitraum (2021-2025) erreicht werden müssen, um die Ziele zu verwirklichen. Die Geschäftsleitung und die Führungskräfte durch hochgradig visuelle Arbeitsmanagement-Tools direkt mit der Arbeit zu verbinden. Erstellung und Pflege eines Dashboards mit führenden strategischen Kennzahlen.
2. Aufbau eines gemeinsamen Verständnisses und Schaffung einer gemeinsamen Verantwortung für den detaillierten Umsetzungsplan, Gewährleistung der Beteiligung und Einbeziehung der Erkenntnisse von Teammitgliedern aus allen Geschäftsbereichen innerhalb des Unternehmens. Verknüpfung von Bottom-up-Anforderungen mit strategischen Top-down-Zielen.
3. Verwalten des fähigkeitsbasierten Planungsmodells. Dies erfordert einen Überblick, eine Analyse und ein gutes Verständnis der verschiedenen Fähigkeiten innerhalb unserer Organisation heute im Vergleich zu den zukünftigen Fähigkeiten, die wir benötigen, um unsere Ziele im Jahr 2025 zu erreichen.

Wie können Sie ein agiles PMO einrichten?

Als veraltete öffentliche Organisation muss das PMO seinen ursprünglichen Wirkungsbereich. Das bedeutet eine stärkere Kundenorientierung und die Schaffung eines Mehrwerts, anstatt bürokratische und altmodische Prozesse abzubauen. Visionäre Führungskräfte wandeln sich zu Change Agents und maximieren den Wert der gesamten Organisation. Das mittlere Management, einschließlich der Programm- und Projektmanager, bemüht sich, seine berufliche Relevanz in dieser neuen Welt zu maximieren.
Lesen Sie unseren Artikel Wer ist ein Change Agent für weitere Informationen zu diesem Thema.

Wir haben vier stufenweise Schritte festgelegt:

1. Die PMO-Mitglieder nehmen an Projekten teil, die nach der agilen Methode organisiert sind. Sie entwickeln und schulen einen Teil ihrer Koordinatoren, der dann als Scrum Master fungiert.
2. Das PMO verbessert das organisatorische Wissen über agile Methoden und beseitigt prozessbezogene Hindernisse. Dies hilft, einige Initiativen zu erleichtern, bei denen der Reifegrad und die Beteiligung des Unternehmens hoch sind. Die Organisation schafft neben dem Innovationsteam ein informelles Agile Centre of Excellence.
3. Das PMO geht systematisch auf den Widerstand der Stakeholder gegen die Einführung agiler Methoden ein. Der PM (Projektmanager) und die Sponsoren haben eine andere Agenda, da sie Projektbeschleuniger in erster Linie aufgrund von Anforderungen an die Projektgeschwindigkeit auswählen.
4. Das PMO gestaltet das Portfoliomanagement und die Governance-Ansätze neu, um die Koordinierung von Portfolios mit verschiedenen Methoden zu erleichtern.

Wie kann Agilität Ihnen und Ihrer Organisation helfen, die Ergebnisse zu verbessern und zu verändern?

Die agile Denkweise bringt einen dynamischen und anpassungsfähigen Ansatz mit sich, der auf den folgenden Zielen basiert:

• Maximierung des Wertes und des Produkts anstelle des Projekts
• Aufteilung großer Projekte in kleinere Leistungen
• Minimierung des Risikos und ständige Sichtbarkeit der Arbeit
• Förderung innovativer Lösungen

Wir sorgen stets für eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Agile PMO, der IT und den wichtigsten Interessengruppen aus dem Unternehmen.

Gibt es einen bestimmten Zertifizierungsweg, den Sie größeren Unternehmen, die agiler werden wollen (oder müssen), empfehlen würden? Welche und warum?

Es wird immer eine Debatte über Zertifizierungen geben und darüber, ob Organisationen sie unterstützen sollten. Was unbestreitbar ist, sind die organisatorischen Vorteile, die wir in der Unterstützung von Zertifizierungen und Bescheinigungen sehen. Wenn ein Unternehmen beschließt, seine Mitarbeiter zertifizieren zu lassen, beweist dies, dass es sich bei diesen Fähigkeiten um notwendige Disziplinen handelt, die ernst genommen werden müssen, und gibt die Gewissheit, dass man sich die Zeit genommen hat, diese Fähigkeiten zu entwickeln. Mit einer Zertifizierung wird die Position dieser Botschafter, Führungskräfte oder Ausbilder authentifiziert, was es einfacher macht, Unterstützung und Glaubwürdigkeit zu gewinnen und somit den allgemeinen Widerstand gegen Veränderungen zu verringern.

Ich empfehle, ein multidisziplinäres Team mit mindestens diesen Zertifizierungen zusammenzustellen:

• Agile Framework: Es hilft, die Herausforderungen großer Organisationen und deren End-to-End-Flow zu verstehen. Wenn man die verschiedenen Wertströme versteht, kann man die Hindernisse leicht überwinden und den Organisationen helfen, auf dem Weg mit dem Kunden voranzukommen.

Die Lean- und Agile-Prinzipien sind sehr fein in das Agile-Framework eingebettet, das Überzeugungen, Standards und Prozesse umfasst, die die Grundlage für jede Organisation in großem Maßstab bilden. Mit dieser Zertifizierung können Sie im Detail über jeden Parameter oder jedes Grundprinzip der Skalierung von Agile lernen. Sie werden lernen, dass es bei Agile nicht nur um die Lieferung, die Kodierung oder die Pipelines geht, sondern auch um die Menschen.

• Change Management: Ein zertifizierter Change Manager kann der Organisation helfen, Widerstände gegen Veränderungen zu vermeiden, das Team bei der Akzeptanz von Veränderungen zu unterstützen und die wichtigsten Stakeholder während des gesamten Prozesses zu managen.

Agilität ist in aller Munde, und die Vorteile der Transformation werden zunehmend anerkannt. Die Umstellung auf ein agiles Betriebsmodell ist jedoch schwierig, insbesondere für etablierte Unternehmen. Es gibt mehrere Wege zur Agilität und viele verschiedene Ausgangspunkte. Agile Organisationen sind anders. Traditionelle Organisationen sind auf einer statischen, siloartigen, strukturellen Hierarchie aufgebaut, während agile Organisationen als ein Netzwerk von Teams charakterisiert sind, die in schnellen Lern- und Entscheidungszyklen arbeiten. Eine agile Transformation verändert grundlegend die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, und daher muss das Blueprinting auch Veränderungen bei den Menschen, Prozessen und technologischen Elementen des Betriebsmodells identifizieren.

In traditionellen Organisationen stehen die Führungsgremien an der Spitze, und die Entscheidungsbefugnisse werden nach unten verlagert. In agilen Organisationen hingegen wird ein gemeinsamer Zweck verfolgt, und neue Daten werden genutzt, um den Teams, die am nächsten an den Informationen dran sind, Entscheidungsbefugnisse zu geben. Eine agile Organisation kann im Idealfall Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit mit Stabilität und Effizienz verbinden.

• Business Analytics: Der strategische Einsatz von Business Analytics und die effektive Interpretation von Daten kann die allgemeine betriebliche Effizienz und das Umsatzwachstum eines Unternehmens auf vielfältige Weise verbessern. Strategische Geschäftsanalysen sollten ein Unternehmen und sein PMO in die Lage versetzen, vorhandene Informationen zu nutzen, um Probleme besser anzugehen und Chancen auf ihrem Weg der Umgestaltung zu ergreifen.

Wenn Manager befürchten, dass die Unterstützung von Mitarbeitern bei der Erlangung von Qualifikationen ihnen nur hilft, einen neuen Job zu finden, bringt ein Zitat von Henry Ford diesen Punkt auf den Punkt: „Das Einzige, was schlimmer ist, als seine Mitarbeiter auszubilden und sie gehen zu lassen, ist, sie nicht auszubilden und sie bleiben zu lassen.“

Eine ganz persönliche Frage: Wie sehen Sie Ihre berufliche Entwicklung in den kommenden Jahren? Was können wir von Ihnen erwarten?

Die letzten 24 Monate haben alles verändert. Für Unternehmen. Für Führungskräfte. Für die Mitarbeiter. Jetzt, da sich der Staub gelegt hat, wird eine Tatsache deutlich: Die Macht hat sich von Organisationen auf Menschen verlagert. Vom Profit zum gemeinsamen Wohlstand.

Dies stellt für Unternehmen überall eine existenzielle Bedrohung dar. Ein Unternehmen ist nur so gut wie die Menschen, die es beschäftigt. Diejenigen Unternehmen, die überleben wollen, müssen auf die neue Machtdynamik reagieren. Sie müssen über finanzielle Ziele hinausgehen und die Bedürfnisse aller ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Sie werden auch Silos aufbrechen und die Herausforderungen der Telearbeit überwinden müssen, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter mit dem Zweck und der Vision des Unternehmens und untereinander verbunden fühlen. Ich denke, die Zeit ist reif für einen stärker auf den Menschen ausgerichteten Ansatz zur Gestaltung einer nachhaltigen Zukunft.
Die Fragen, die ich für meine Arbeit in den kommenden Jahren im Kopf habe, sind:

• Governance: Warum tun wir das, wen wollen wir zufrieden stellen, was ist unser Zeithorizont, und wie messen wir den Erfolg? Wie muss sich unser Vorstand weiterentwickeln, um die Umsetzung unserer Strategie zu überwachen, zu ermöglichen und zu unterstützen?

Für einen wirklich erfolgreichen Wandel müssen sich die Führungskräfte um ein einheitliches Ziel scharen, das von den Menschen im gesamten Unternehmen vorangetrieben und unterstützt wird.

Die meisten Unternehmen werden ihre Arbeitsweise ändern müssen, um ihre Ziele zu erreichen. Die Mitarbeiter werden auf andere Weise zusammenarbeiten und komplexere Aufgaben übernehmen müssen.

• Kultur und Mentalität: Wie kann ich dazu beitragen, die richtige Kultur und Mentalität zu schaffen, unsere Mitarbeiter zu engagieren und dadurch die richtigen Verhaltensweisen zu fördern?

Die richtige Kultur ist eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Umgestaltung. Nur wenige Menschen sind bereit, ihre Einstellungen und Überzeugungen zu ändern, nur weil die Unternehmensleitung es ihnen vorschreibt.
Ich bin bereit für die kommenden Herausforderungen und denke an den Rat von Mike Tyson: „Jeder hat einen Plan, bis er einen Schlag ins Gesicht bekommt“. Es ist akzeptabel, zu scheitern, und weil man gescheitert ist, bedeutet das nicht, dass man in seiner Entwicklung völlig versagt hat. Nehmen Sie es stattdessen an und wandeln Sie es um, als einen Teil Ihrer Lernpunkte.