PMO: Was ist das? Definition und Merkmale

Die Abkürzung PMO wird allgemein verwendet, um sich auf das Project Management Office zu beziehen. Das Project Management Office ist eine Gruppe oder eine Abteilung innerhalb einer Organisation, deren Aufgabe es ist, vorab festgelegte Standards für das Projektmanagement und das Programmmanagement innerhalb der Struktur aufrechtzuerhalten. Das PMO kann als das Rückgrat eines erfolgreichen Projekts oder Programms definiert werden.

Das Project Management Office bietet eine Orientierung für Projekte und Programme, indem es versucht, die Praktiken zu standardisieren, um die Prozesseffizienz zu steigern. Es konzentriert sich auf Standards und bietet Unterstützung durch die Implementierung verschiedener Methoden. Darüber hinaus entwickelt und pflegt das PMO Kennzahlen, um die Durchführung von Projekten und Programmen zu verfolgen und zu überwachen.

Ein PMO hat das Ziel, Probleme zu lösen, und seine Funktionen und Dienstleistungen sind auf das Ziel sowie auf die Funktionen und Dienstleistungen anderer PMOs innerhalb der Organisation abgestimmt.

Verschiedene Arten von PMO

Der Begriff PMO wird hauptsächlich verwendet, um sich auf das Project Management Office zu beziehen, jedoch wird die Abkürzung PMO in einigen Organisationen auch für Programme Management Office und Portfolio Management Office verwendet.

• Das Project Management Office unterstützt einzelne Projekte
• Das Programme Management Office koordiniert, identifiziert Projektabhängigkeiten und unterstützt den Übergang der Ergebnisse zum Business as Usual
• Das Portfolio Management Office operiert auf Unternehmensebene und ist verantwortlich für die Verwaltung aller Veränderungsinitiativen innerhalb einer Organisation.

Die verschiedenen Arten von PMO verschaffen der Organisation die Fähigkeit, Veränderungsinitiativen konsistent umzusetzen, und stellen sicher, dass diese stets mit den strategischen Zielen in Einklang stehen.

Project Manager Officer

Fokussiert man sich auf den Project Manager Officer und darauf, was er macht, können drei verschiedene Typen identifiziert werden: das unterstützende PMO, das kontrollierende PMO und das leitende PMO.

Das unterstützende PMO bietet Unterstützung in Form von On-Demand-Kompetenzen, Vorlagen, Best Practices und Lessons Learned. Diese Art von PMO ist eine ausgezeichnete organisatorische Lösung für Organisationen, in denen Projekte mit geringem Kontrollaufwand erfolgreich durchgeführt werden.

Das kontrollierende PMO bietet Unterstützung, verlangt jedoch auch, dass diese Unterstützung tatsächlich genutzt wird. Das PMO verlangt spezifische Methoden, Vorlagen und Governance-Richtlinien. Projekte werden von dieser Art von PMO ständig überwacht. Das kontrollierende PMO ist eine Lösung für Organisationen, die Aktivitäten, Praktiken und Dokumentation angleichen wollen.

Das leitende PMO stellt Expertise im Projektmanagement und Ressourcen zur Leitung eines Projekts bereit. Diese Art von PMO schafft ein hohes Maß an Konsistenz der Praktiken über alle Prozesse hinweg und ist besonders effektiv in sehr großen Organisationen.

Der PMO: Was macht er?

Der PMO, egal welcher Art er ist, liefert Orientierung und Informationen. Er hilft den Organisationen sicherzustellen, dass die richtigen Projekte abgeschlossen werden und dass die richtigen Entscheidungen von den richtigen Personen mit den richtigen Informationen und zum richtigen Zeitpunkt getroffen werden. Dies hilft den Organisationen, Projekte im Einklang mit den Werten und Zielen der Organisationen zu managen und abzuschließen.

Der PMO

Was macht ein PMO konkret?

• Er versucht, eine angemessene Projektauswahl umzusetzen und Kriterien zu priorisieren, die den Beitrag zur Strategie verbessern, zusammen mit der Validierung des Business Case.
• Er bietet Dienstleistungen, die das Management der Abhängigkeiten zwischen Lieferung, Deliverables, Geschäftsveränderungen und Nutzen in allen Projekten und Programmen unterstützen.
• Er kann den Einsatz spezifischer Methoden wie PRINCE2 und MSP oder anderer Projekt- oder Programmmanagementmethoden beinhalten, um sicherzustellen, dass Projekte und Programme effizient, effektiv und unter Einhaltung von Qualitätsstandards geliefert werden.
• Er bietet einen Unterstützungsrahmen für Projekt- und Programmsponsoren, um Nutzen zu liefern, die mit dem Ziel der Organisation im Einklang stehen.
• Er entwirft und implementiert Funktionen und Dienstleistungen, die aktuelle und zukünftige Probleme und Fragestellungen ansprechen, die innerhalb der Organisation erkannt und identifiziert werden.
• Er hört den Entscheidungsträgern der Organisation zu und strukturiert die Funktionen und Dienstleistungen entsprechend.
• Er passt sich der Reife, der Kultur, der Struktur und dem Sponsoring-Niveau der Organisation an. Auf dieser Grundlage bestimmt er den Wert der Dienstleistungen für die Organisation.
• Er behält einen Überblick über alle laufenden, vergangenen und zukünftigen Projekte und Programme und fungiert als Archiv für die gesamte Dokumentation.
• Er erstellt Qualitätsberichte, die für die Entscheidungsprozesse von Führungskräften und Vorständen mit aktuellen, zuverlässigen und glaubwürdigen Daten genutzt werden können.
• Er demonstriert den Wert der angebotenen Dienstleistungen.

Organisationen sind nicht statisch, sondern passen sich kontinuierlich an und verändern sich, um die Veränderungen des Geschäftsumfelds widerzuspiegeln. Das bedeutet auch, dass sich die Herausforderungen und Fragen, die zu beantworten sind, ständig ändern. Es ist Aufgabe eines gut organisierten PMO, stets auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu achten: Er muss immer auf der Suche nach neuen Herausforderungen und Fragen sein, die zu beantworten sind. Er muss die angebotenen Dienstleistungen und Funktionen kontinuierlich bewerten, damit diese bei Bedarf angepasst werden können.

Der PMO ist ein direktes Spiegelbild der Organisation, daher ist er nie statisch. Das bedeutet, dass er nach den notwendigen Bewertungen auch entscheiden kann, bestimmte Dienstleistungen einzustellen, um neue einzuführen.

Weiterlesen: PMO Manager – Wer ist er und was macht er?

Rollen innerhalbe des PMO

Die Kombination von Kompetenzen und Rollen ist für jedes PMO unterschiedlich: Sie hängt nämlich von Größe, Komplexität und vielen anderen Faktoren sowohl der Organisation als auch des PMO selbst ab. In jedem Fall gibt es einige Bereiche, die unbedingt abgedeckt sein müssen, um ein effizientes PMO zu haben:

• Einbindung der Stakeholder: um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Botschaften auf die richtige Weise erhalten und Missverständnisse vermieden werden.
• Projektmanagement: um in der Lage zu sein, mit Glaubwürdigkeit zu unterstützen und/oder herauszufordern.
• Analyse: um in der Lage zu sein, oft komplexe Daten zu sammeln, zu interpretieren und zu analysieren.
• Kommunikation: um in der Lage zu sein, zuzuhören und Botschaften richtig zu präsentieren, auch die schwierigsten.
• Verhandlung: um als Vermittler zwischen Sponsoren, Business und PMO zu agieren. Es ist keine tägliche Notwendigkeit, kann aber eine unschätzbare Fähigkeit innerhalb einer Organisation sein.

Das PMO wird in der Regel von einem PMO Manager geleitet. Er/sie überwacht erfolgreich alle Aspekte aller laufenden Projekte und/oder Programme. Weitere wahrscheinliche Rollen innerhalb eines gut organisierten PMO können in vier verschiedene Ebenen eingeteilt werden:

• Unterstützungsrollen für Projekte: Project Administrator, Project Coordinator, Project Support Officer
• Unterstützungsrollen für Portfolio, Programme und Projekte: Project Management Officer, PMO Officer, Rollen als PMO Specialist (Project Planner, Project Scheduler, Project Controller)
• Managementrollen innerhalb des PMO: PMO Manager, PMO Lead
• Leitende Rollen innerhalb des PMO: Head of PMO, PMO Director, Portfolio Director, ePMO (Enterprise PMO)

Um leitende Rollen innerhalb des PMO zu übernehmen, wird häufig die Zertifizierung P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) verlangt. P3O ist eine Methodik, die Organisationen dabei unterstützt, Strukturen aufzubauen, die es ermöglichen, Veränderungsportfolios erfolgreich in Programmen und Projekten umzusetzen.

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Ein konkretes Beispiel dafür, was ein PMO macht

Ein multinationales Unternehmen im Energiesektor richtet ein Enterprise PMO ein, um die digitale Transformation seiner Prozesse zu steuern. Das PMO, geleitet von einem Manager mit zehnjähriger Erfahrung, führt ein gemeinsames Framework für alle IT- und Operationsprojekte ein. In der Anfangsphase sammelt es die aktiven Projekte (über 80) und bewertet sie anhand einer Prioritätenmatrix. Es definiert Standard-KPIs (Kosten, Zeit, erwarteter Nutzen) und startet ein zentrales Dashboard mit Power BI, um der Geschäftsleitung sofortige Sichtbarkeit zu ermöglichen. Während der Umsetzung unterstützt das PMO die Projektmanager bei der Einführung hybrider Methoden (Agile + PRINCE2), bietet Coaching zu Kollaborationstools an und erleichtert Risk-Management-Workshops. Wenn ein Ressourcenkonflikt zwischen zwei strategischen Projekten auftritt, beruft das PMO das Steering Committee ein und schlägt eine Neubewertung basierend auf dem erwarteten Geschäftswert vor. Am Ende des Jahres reduziert das Unternehmen dank des PMO die Projektverzögerungen um 20 % und erzielt eine Gesamtersparnis von 3 Millionen Euro, wodurch das Vertrauen des Top-Managements in die Funktion gestärkt wird.

Wie viel verdient ein PMO in der Schweiz?

Das Durchschnittsgehalt von jemandem, der als PMO arbeitet, variiert erheblich je nach Rolle, Erfahrung und Branche.

• PMO Analyst / Junior: zwischen CHF 90’000 und CHF 110’000 brutto jährlich;
• PMO Specialist: zwischen CHF 110’000 und CHF 135’000;
• PMO Manager: zwischen CHF 140’000 und CHF 175’000, mit Spitzen über CHF 190’000 in Sektoren wie IT, Banking und Pharma;
• Head of PMO / Enterprise PMO Director: über CHF 200’000, mit Boni, die an das Erreichen strategischer Ziele gebunden sind.

Einflussfaktoren sind auch die Grösse der Organisation, die Region (z. B. Zürich, Genf sind höher), und das Vorhandensein von Zertifizierungen wie P3O®, die das Gehalt um bis zu 15-20 % erhöhen können.

Wer als Consultant oder Contractor arbeitet, verlangt Stundensätze zwischen CHF 90 und CHF 150 (je nach Komplexität des Portfolios).

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Rolle des PMO

1. Benötigt man eine Zertifizierung, um in einem PMO zu arbeiten?

Sie ist nicht verpflichtend, aber Zertifizierungen wie P3O® und MoP® erhöhen die Glaubwürdigkeit und erleichtern den Einstieg in strukturierte Organisationen.

2. Was ist der Unterschied zwischen PMO und Projektmanager?

Das PMO ist eine Governance- und Unterstützungsfunktion, die Standards festlegt und das Portfolio überwacht. Der Projektmanager hingegen leitet ein einzelnes Projekt und hat tägliche operative Verantwortung.

3. In welchen Branchen ist das PMO am weitesten verbreitet?

Vor allem in IT, Telekommunikation, Banking, Pharma und großen Versorgungsunternehmen, wächst aber auch im öffentlichen Sektor und in der Fertigungsindustrie.

4. Welche Tools verwendet ein PMO?

Projektportfolio-Management-Suiten (z. B. MS Project Online, Clarity, Jira), Kollaborationstools (Teams, Slack) und Reporting-Plattformen (Power BI, Tableau).

5. Wie wird man PMO Manager?

Ein typischer Weg umfasst Einstiegsrollen wie PMO Analyst, dann Specialist, bis hin zur Leitung komplexer Portfolios. Wesentlich sind direkte Projekterfahrung, Soft Skills in Leadership und internationale Zertifizierungen.