Berichte in PRINCE2

Berichte sind ein Schlüsselelement für die korrekte Anwendung der von PRINCE2 gelehrten Prinzipien. In diesem Artikel
werden wir die wichtigsten Berichte für die Durchführung eines Projekts unter Berücksichtigung des PRINCE2-Rahmens analysieren:

• Highlight-Bericht
• Checkpoint-Bericht
• Endphase Bericht
• Projektabschlussbericht

Frequenz

Die Häufigkeit, mit der Berichte geschrieben und geliefert werden sollten, wird nicht von PRINCE2 vorgegeben, sondern muss an die Bedürfnisse jedes Projekts und jedes Teams angepasst werden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Häufigkeit der Berichtsabgabe so festzulegen, dass sie dem für das Projekt erforderlichen Kontrollniveau entspricht, und die festgelegte Häufigkeit so zu ändern, dass sie ein nützlicher Faktor für den Projektfortschritt bleibt.

Checkpoint-Bericht

Produziert von: Team Manager
Geliefert an: Projektleiter
Funktionalität: Bereitstellung von Informationen über den Fortschritt des Arbeitspakets

Der Checkpoint-Bericht wird in der Regel vom Teamleiter erstellt und dient dazu, den Projektleiter über den Fortschritt des Arbeitspakets zu informieren.

Ein Checkpoint-Bericht muss immer eine Einleitung enthalten, in der der Zweck, die Ziele und der Umfang des Projekts dargelegt werden und angegeben wird, wer für die Wahl des Arbeitsansatzes verantwortlich ist.

Der Checkpoint-Bericht muss alle Änderungen angeben und begründen, die in Bezug auf Unternehmens-, Programmmanagement- oder Kundenanforderungen vorgenommen wurden.

Highlight-Bericht

Produziert von: Projektleiter
Geliefert an: Projektausschuss
Funktionalität: Bereitstellung von Informationen über den Fortschritt des gesamten Projekts und/oder eines Praktikums.

Nicht nur der Projektausschuss nutzt diesen Bericht, um das Stage Management und den Projektfortschritt zu überwachen, sondern auch der Projektleiter nutzt den Highlight-Bericht, um den Projektausschuss über Probleme auf dem Laufenden zu halten oder um Hilfe bei bestimmten Themen zu bitten.

Der Highlight-Bericht muss enthalten

• Informationen darüber, wie das Projekt und die Etappe in Bezug auf die festgelegten Toleranzen abschneiden;
• Änderungsanträge, unabhängig davon, ob sie gestellt, genehmigt, abgelehnt oder anhängig sind;eine Zusammenfassung der aktuellen oder potenziellen Probleme und Risiken;
• Die gewonnenen Erkenntnisse, einschließlich eines Überblicks darüber, was richtig und was falsch gelaufen ist, mit Ratschlägen und
• Empfehlungen für Unternehmen, Programmmanagement oder Kunden.

Endstadium Bericht

Produziert von: Projektleiter
Geliefert an: Projektausschuss
Funktionalität: Bereitstellung von Informationen über den Fortschritt am Ende jeder Phase (außer der letzten Phase). Die Informationen müssen ausreichen, um den Projektausschuss in die Lage zu versetzen, Entscheidungen über die Fortführung des Projekts zu treffen.

Ziel des Endstufenberichts ist es, eine Zusammenfassung des bisherigen Fortschritts und der Gesamtsituation des Projekts zu geben und ausreichende Informationen zu liefern, um den Projektausschuss um eine Entscheidung über das weitere Vorgehen zu bitten.

Projektabschlussbericht

Produziert von: Projektleiter
Geliefert an: Projektausschuss
Funktionsweise: Bereitstellung der Informationen, die für die Genehmigung des Projektabschlusses erforderlich sind.

Der Projektabschlussbericht wird in der Projektabschlussphase verwendet und dient dazu:

• festzustellen, wie das Projekt im Vergleich zu dem in der Projektinitiierungsdokumentation (PID) veranschlagten Betrag abgeschnitten hat;
• Weitergabe von Erfahrungen und Ratschlägen, die sich auf andere Projekte übertragen lassen;
• Einzelheiten über noch nicht abgeschlossene Arbeiten, laufende Risiken oder mögliche künftige Produktänderungen mitteilen.

Der Projektabschlussbericht sollte auf keinen Fall den Bericht des Projektleiters vermissen, in dem die Leistungen des Projekts zusammengefasst werden, eine eingehende Überprüfung der Produktprüfung im Hinblick auf Merkmale und Eigenschaften, eine Überprüfung der Ziele und der Leistung des Projekts im Vergleich zu den Planungen sowie eine Überprüfung des Business Case, in der Schlussfolgerungen über die Gültigkeit des Projekts gezogen werden, einschließlich des noch zu erzielenden Nutzens, des weiteren erwarteten Nutzens und der Abweichungen vom ursprünglich vereinbarten Business Case.

Lesen Sie mehr in unserem Artikel Wie man einen Projektstatusbericht schreibt

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