Der Projektstatusbericht ist von entscheidender Bedeutung für die Abwicklung eines Projekts: Er ermöglicht es allen Beteiligten, sich regelmäßig über den Stand der Abwicklung und über mögliche Probleme oder Zwischenfälle zu informieren. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf den Projektstatusbericht und geben einige Tipps, wie man ihn am besten verfasst.
Was ist ein Projektstatusbericht, warum ist er für den Erfolg eines Projekts wichtig?
Projektstatusberichte informieren regelmäßig über die Fortschritte bei einem bestimmten Projekt. Sie geben prägnante und strukturierte Antworten auf Zweifel und Fragen, die bei allen Teammitgliedern, Interessengruppen und Projektgruppen auftreten können.
Der Hauptzweck eines Projektstatusberichts besteht darin, alle am Projekt Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und über Fortschritte, Verzögerungen und Kosten zu informieren. Der kontinuierliche und ständige Abgleich vermeidet Missverständnisse über mögliche Verzögerungen oder Probleme bei der Arbeit und ermöglicht es Ihnen, den Überblick über die Situation zu behalten, ohne dass es zu Fehlern kommt.
Der Projektstatusbericht sollte stets mit dem Projektplan verglichen werden, um festzustellen, ob das Projekt wie geplant voranschreitet oder ob es zu Verzögerungen oder Unstimmigkeiten kommt.
Welche Informationen sollten in einem Projektstatusbericht enthalten sein?
Die Informationen, die im Allgemeinen in einem Projektstatusbericht enthalten sein sollten, sind
- Die durchgeführten Arbeiten
- Die Planung der noch durchzuführenden Aktivitäten
- Aktualisierungen von Budgets und Zeitplänen
- Eine Liste der zu treffenden Maßnahmen
- Berichte über Probleme und Risiken und alles, was dagegen unternommen wurde
Wie schreibt man einen Projektstatusbericht?
Es gibt einige best practice, die bei der Erstellung eines Projektstatusberichts immer zu beachten sind:
- Der Projektauftrag
- Der Name des Berichts
- Geben Sie deutlich an, ob das Projekt überfällig ist
- Stellen Sie jetzt die erforderlichen Informationen bereit
- Wählen Sie die wichtigsten Themen aus, auf die sich der Bericht konzentrieren soll
- Alle Probleme und Vorfälle aufdecken
- Visuelle Elemente einfügen
- Fügen Sie Notizen hinzu, um zu markieren, was Sie für wichtig halten
1. Der Projektauftrag
Um einen korrekten und kohärenten Projektstatusbericht zu verfassen, muss er mit dem zuvor vereinbarten Projektauftrag in Einklang gebracht werden.
Laden Sie unsere Vorlage für Projektbeschreibungen herunter.
2. Der Name des Berichts
Der Name des Berichts muss sich eindeutig auf das Projekt beziehen, an dem Sie arbeiten. Wenn das zu erstellende Dokument monatlich erscheint, ist es am besten, den Monat selbst zu verwenden, um ihn von den nachfolgenden zu unterscheiden. Zum Beispiel:
- Mai 2021 – Software-Aktualisierung
- Juni 2021 – Software-Aktualisierung
Ist die Lieferkadenz geringer als monatlich, z. B. wöchentlich, könnte eine Lösung wie folgt aussehen:
- Mai 2021 – Software-Aktualisierung – Woche 1
- Mai 2021 – Software-Aktualisierung – Woche 2
- Mai 2021 – Software-Aktualisierung – Woche 3
3. Deutliche Angabe, ob sich das Projekt verzögert
Unabhängig davon, ob die Arbeiten pünktlich oder verspätet ausgeführt werden, muss diese Information für die Leser des Berichts sofort klar sein, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.
4. Stellen Sie die erforderlichen Informationen sofort zur Verfügung
Nachdem Sie angegeben haben, ob das Projekt im Zeitplan liegt oder nicht, fassen Sie die wichtigsten Elemente des Projekts in 2 oder 3 Zeilen zusammen.
Ziel ist es, die grundlegenden Informationen auch denjenigen zur Verfügung zu stellen, die den gesamten Bericht nicht lesen werden.
5. Wählen Sie die wichtigsten Themen aus, die im Bericht behandelt werden sollen.
Da Projektstatusberichte regelmäßig erstellt werden, müssen Sie in jedem neuen Dokument Angaben über den Zeitraum machen, der seit der Vorlage des letzten Projektstatusberichts von Interesse ist.
Updates können unterteilt werden chronologisch vom letzten Projektstatusbericht bis zum aktuellen Bericht;
Gruppierung des Fortschritts nach Rolle oder Team.
6. Alle Probleme und Vorfälle aufdecken
Bei allen Projekten treten Probleme und Zwischenfälle auf, die angemessen dargestellt werden müssen. Vor allem ist es wichtig, die Beteiligten über Probleme, die während der Bearbeitung aufgetreten sind, auf dem Laufenden zu halten, damit sie wissen, welche Korrekturmaßnahmen später erforderlich sind.
7. Visuelle Elemente einfügen
Schaubilder, Tabellen und Diagramme sind eine große Hilfe, um den Fortschritt und die geleistete Arbeit über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu erläutern. Deshalb ist es unerlässlich, sie zu verwenden, um die wichtigsten Informationen sofort sichtbar zu machen, so dass sie auch für diejenigen, die nicht über das technische und formale Wissen verfügen, um alle Inhalte des Berichts zu verstehen, auf einen Blick erkennbar sind.
8. Fügen Sie Notizen hinzu, um hervorzuheben, was Sie für wichtig halten
Die Sichtweise und die Notizen eines Projektleiters in Bezug auf die Abwicklung eines Projekts sind grundlegend und äußerst relevant. Deshalb ist es ein äußerst wichtiger Mehrwert, Notizen und Kommentare zu bestimmten hervorstechenden Punkten hinzuzufügen, um klarer und vollständiger zu erklären, wie der Arbeitsprozess stattgefunden hat.
Projektberichte in PRINCE2
In PRINCE2 wird den Berichten und ihren Funktionen große Bedeutung beigemessen, und es werden mehrere Arten von Berichten während der Entwicklungsphasen eines Projekts definiert, darunter
- Checkpoint-Bericht
- Highlight-Bericht
- Endstufen-Bericht
- Projektabschlussbericht
Checkpoint-Bericht
Diese Berichte werden vom Projektteam erstellt, um den Projektleiter auf dem Laufenden zu halten, und enthalten Informationen über den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zum Etappenplan oder Arbeitspaket. Die Häufigkeit, mit der der Projektleiter die Checkpoint-Berichte erhält, wird im Voraus je nach den Besonderheiten des Projekts festgelegt.
Highlight-Bericht
Der Highlight-Bericht wird vom Projektleiter verwendet und dem Projektausschuss vorgelegt. Es handelt sich um einen kurzen, nicht detaillierten Bericht, der den Fortschritt des Projekts im Vergleich zum Etappenplan beschreibt, indem er den aktuellen Stand der Toleranzen in Bezug auf Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Nutzen und Risiken aufzeigt.
End stage report
Wie der Name schon sagt, wird der Endstufenbericht am Ende jeder Stufe erstellt, um die erzielten Fortschritte mit den geplanten zu vergleichen. Dieses Dokument hilft dem Projektausschuss bei der Entscheidung, ob das Projekt fortgesetzt oder (auch wesentliche) Änderungen vorgenommen werden sollen.
Projektabschlussbericht
Dieser Bericht wird erstellt, wenn sich das Projekt seinem Ende nähert, und wird vom Projektausschuss verwendet, um zu beurteilen, ob Fortschritte und Ergebnisse erzielt wurden, und um den Projektabschluss zu genehmigen.
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