KI im Projektmanagement: Was sich verändert hat, was als Nächstes kommt, was auf dem Spiel steht

Können Sie uns einen kurzen Überblick über Ihren beruflichen Werdegang geben und wie Sie zu einem Pionier der KI-Implementierung im Projektmanagement geworden sind?

Meine Karriere drehte sich immer darum, Projektmanagement als zentralen Treiber von Strategie und Wert zu positionieren. Von meinen frühen Rollen im Bankwesen und in der Pharmaindustrie bis hin zur Leitung von Transformationsinitiativen im Milliarden-Euro-Bereich über verschiedene Branchen hinweg habe ich gesehen, dass Organisationen die strategische Rolle von Projekten — und der Menschen, die sie managen — konsequent unterschätzen. Diese Überzeugung führte mich auf einen globalen Advocacy-Weg. Ich war Vorsitzender des Project Management Institute (PMI) — der weltweit größten Vereinigung für Projektführung — und half dabei, dessen Wandel hin zur Project Economy voranzutreiben: die Idee, dass Arbeit heute zunehmend durch Projekte und nicht durch Prozesse organisiert wird. Ich habe Bücher wie das HBR Project Management Handbook verfasst und zuletzt Powered by Projects: Leading Your Organization in the Transformation Age, um zu zeigen, dass Projektleiter nicht mehr Backoffice-Ausführende sind — sie sind Change-Maker an vorderster Front. Durch die Initiative AI in Project Management (AIPM) — die ich gemeinsam mit Ricardo Viana Vargas leite — begannen wir zu untersuchen, was KI wirklich für die Zukunft der Projektarbeit bedeutet. Im Jahr 2023 starteten wir unsere erste globale Umfrage zu den Auswirkungen von KI im Bereich. Im Jahr 2025 wurde diese Umfrage auf 870 Befragte in 97 Ländern ausgeweitet, und die Erkenntnisse sind klar: KI ist nicht mehr optional — sie ist transformativ. Persönlich habe ich mit KI-Copiloten in meinen eigenen Projekten experimentiert. Und ich kann bestätigen: Die Technologie repliziert bereits viele der traditionellen Funktionen eines PMO — mit Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und überraschender Genauigkeit. Was jetzt gebraucht wird, ist Führung, die weiß, wie dieses Potenzial genutzt werden kann.

Was sind die überraschendsten Erkenntnisse, die aus Ihrer zweiten globalen Umfrage zu KI im Projektmanagement hervorgegangen sind?

Drei zentrale Erkenntnisse stachen hervor: KI wird integriert. In unserer Umfrage von 2023 erkundeten die meisten Organisationen KI noch in isolierten Anwendungsfällen. Bis 2025 erwarten über 70 %, dass KI innerhalb von drei Jahren Portfolios mitsteuert. Wir haben uns von der Experimentierphase zur Integration bewegt. Das traditionelle PMO steht an einem Wendepunkt. Seine klassischen Funktionen — Fortschritt verfolgen, Prozesse durchsetzen, Status aggregieren — werden automatisiert. Organisationen, die am alten Modell festhalten, riskieren Irrelevanz. Das neue PMO muss sich auf Wertschöpfung, strategische Navigation und Datenkompetenz konzentrieren. Menschliche Fähigkeiten sind der wahre Differenzierungsfaktor. Unsere Umfrage zeigte, dass Organisationen, die in KI-Kompetenz, Change Leadership und ethische Entscheidungsfindung investieren, deutlich bessere Ergebnisse erzielen als jene, die sich ausschließlich auf technische Tools konzentrieren. Diese Ergebnisse sind in unserer AIPM-Umfrage 2025 verfügbar (siehe Folien 5–8).

Welche Ergebnisse, KPIs und Governance-Kontrollen erwarten CEOs und Vorstände heute von der Einführung von KI? Wie können Fachkräfte als Brücke zwischen KI-Tools und Geschäftswert fungieren?

Vorstände entwickeln ihre Erwartungen weiter. Sie geben sich nicht mehr mit aktivitätsbasierten Kennzahlen wie Projektabschlussraten oder Meilensteinberichten zufrieden. Stattdessen fragen sie: Beschleunigen wir die Wertschöpfung? Reduzieren wir strategische Risiken? Investieren wir zur richtigen Zeit in die richtigen Initiativen? KI ermöglicht Antworten auf diese Fragen durch Echtzeit-Prognosen, Nutzenverfolgung und Szenariomodellierung — aber nur Fachkräfte können diese Erkenntnisse interpretieren und danach handeln. Hier kommen moderne Projektleiter ins Spiel. Wir fungieren als Brücke zwischen intelligenten Tools und Geschäftswert. Wir stellen bessere Fragen. Wir verbinden Erkenntnisse mit Strategie. Und wir stellen sicher, dass Technologie das Urteilsvermögen verbessert — und nicht ersetzt.

Drei Bereiche — Terminplanung, Risikominderung und Prognosen — berichten die größten Gewinne durch den Einsatz von KI. Welche KI-Tools entwickeln sich zu Best-in-Class-Lösungen, um Ergebnisse zu maximieren?

Wir sehen eine starke Dynamik in vier Kategorien: Prädiktive Terminplanung: Tools wie Proggio, Forecast und LiquidPlanner übertreffen traditionelle Plattformen, indem sie risikoadjustierte Lieferzeitpläne auf Basis realer historischer Daten simulieren. KI-Copiloten für Projektleiter: PMOtto.ai, das wir mitentwickelt haben, wird bereits genutzt, um Updates zu automatisieren, Risiken zu kennzeichnen und Scope-Entscheidungen zu simulieren — in natürlicher Sprache, über Hunderte von Aufgaben hinweg. Intelligente Dashboards: Wrike AI und Smartsheet AI sind führend in der Live-Überwachung von Portfolios und ersetzen statische Dashboards durch Echtzeit- und priorisierte Maßnahmen. Kommunikations-Analyse-Engines: Tools mit NLP (Natural Language Processing) können inzwischen Meeting-Notizen, Team-Chats und sogar Stimmungen analysieren, um verborgene Risiken sichtbar zu machen. Wie wir in unserem HBR-Artikel dargelegt haben, besteht das Ziel nicht darin, mehr Tools hinzuzufügen — sondern Intelligenz in den Workflow selbst zu integrieren.

In welchem Ausmaß sind Einstiegsrollen durch KI von Verdrängung bedroht? Welche strukturierten, praktischen Umschulungsprogramme sind am effektivsten, um die KI-Kompetenzlücke zu schließen?

Einstiegsrollen im Projektbereich — insbesondere solche mit Fokus auf Reporting, Dateneingabe und Zeitplanverfolgung — sind am stärksten gefährdet. Unsere Forschung zeigt, dass 60 % der PMOs planen, diese Rollen in den nächsten 3–5 Jahren zu automatisieren. Doch hier liegt eine enorme Chance — wenn Organisationen von Verdrängung zu Neuausrichtung übergehen. Wir sehen erfolgreiche Umschulungsprogramme, die Folgendes beinhalten: KI-Grundkompetenz für Projektfachkräfte (was KI kann und was nicht) Grundlagen des Prompt Engineerings (zur Maximierung der Produktivität mit Tools wie ChatGPT) Business Storytelling und Aufbereitung von Erkenntnissen (um KI-Ergebnisse in Maßnahmen auf Vorstandsebene umzusetzen) Einige Unternehmen denken Junior-Projektrollen neu als KI-Projekt-Copiloten — indem sie neue Talente dort einsetzen, wo maschinelle Intelligenz auf menschliche Intuition trifft.

Was ist Ihr Rat für Fachkräfte, um sich in der aktuellen Arbeitsumgebung zurechtzufinden und erfolgreich zu sein?

Hier ist meine Botschaft an Projektfachkräfte: Nehmen Sie KI an — aber jagen Sie ihr nicht blind hinterher. Lernen Sie, wie sie funktioniert. Verstehen Sie, wo sie Mehrwert schafft. Und führen Sie dann ihre Anwendung mit Ethik, Zweck und Strategie. Werten Sie Ihre Rolle auf. Sie sind nicht hier, um Fortschritte zu berichten. Sie sind hier, um Transformation zu liefern. Seien Sie ein Sinnstifter. In einer Welt voller Daten ist Ihre Fähigkeit zu interpretieren, einzuordnen und zu steuern wichtiger denn je. Wie wir in unserem HBR-Artikel sagten: „KI wird Projektmanager nicht ersetzen. Aber Projektmanager, die KI nutzen, werden jene ersetzen, die es nicht tun.