Wie können Sie die Kommunikation in Ihren virtuellen Projekten verbessern?

Bei einem virtuellen Projekt arbeitet Ihr Team von verschiedenen Standorten aus. In den letzten Jahren haben wir erlebt, dass Projektteams immer mehr „virtuell“ werden – flexiblere Arbeitsbedingungen, externe Lieferanten und Partner, ausgelagerte Teams – und die Kommunikation bleibt das größte Hindernis. Die effektive Kommunikation mit Ihrem Projektteam ist noch komplizierter, wenn sich Ihr Team nicht am selben Ort befindet.

Es gibt viele Schwierigkeiten bei den „soft“ Aspekten der Kommunikation: Oft fehlen die visuellen Hinweise, die helfen zu verstehen, wie eine mündliche Botschaft ankommt. In der schriftlichen Kommunikation neigt der Absender dazu, sich negativer zu äußern, und der Empfänger neigt oft dazu, die Nachricht negativer zu interpretieren, als sie sein sollte. Das Schwierigste bei der Fernkommunikation ist es, eine Rückkopplungsschleife zu schaffen, die sicherstellt, dass eine Nachricht empfangen und richtig interpretiert wird.

Was die Kommunikationsdynamik betrifft, so sollte der Ansatz in einer virtuellen Umgebung ähnlich sein wie in einer Umgebung, in der alle Beteiligten am selben Ort arbeiten. Das Problem ist, dass viele Ineffizienzen nicht so sehr zum Vorschein kommen, wenn man sich am gleichen Ort befindet, weil man seinen Kollegen leicht treffen oder direkt zu seinem Schreibtisch gehen kann. Aber wie immer gilt: Zeit für die Vorbereitung ist Zeit für die Durchführung. Was Ihr Projekt – ob virtuell oder klassisch – braucht, ist ein Communication Management Approach.

Der Communication Management Approach PRINCE2 

Wie bei vielen anderen Aspekten des Projektmanagements bietet PRINCE2 eine Anleitung für den Umgang mit kommunikativen Herausforderungen. Der PRINCE2-Projektmanagement Ansatz ist heute in vielen Teilen der Welt ein De-facto-Standard. Und was die Kommunikation betrifft, so bietet sie mit dem Ansatz des Kommunikationsmanagements eine Orientierungshilfe und zeigt auch auf, wie dieser Ansatz während des gesamten Projektlebenszyklus anzuwenden ist. PRINCE2 wird oft als dokumentations- und bürokratie lästig angesehen, aber das ist nichts anderes als eine verzerrte Interpretation. Ich würde PRINCE2 eher als Checkliste für Dinge verwenden, die ich mit den Projektbeteiligten klären und vereinbaren muss. Mein Lieblingszitat aus dem PRINCE2-Handbuch (auf Seite 27) lautet: „Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass effizientes Projektmanagement Informationen (nicht unbedingt Dokumentation) und Entscheidungen (nicht unbedingt Besprechungen) erfordert. Die Situation bestimmt dann, wie gut diese Informationen dokumentiert werden sollten und ob Entscheidungen in einer Sitzung getroffen werden sollten oder nicht.

Werfen wir einen Blick darauf, was der Kommunikationsmanagement-Ansatz von PRINCE2 vorschlägt und wie er bei der Verwaltung virtueller Projekte helfen kann. Streng genommen befasst sich der Ansatz des Kommunikationsmanagements mit den Mitteln und der Häufigkeit der Kommunikation mit internen und externen Projektbeteiligten. Ich werde nicht im Detail auf die Identifizierung, Analyse und Einbeziehung externer Stakeholder eingehen, sondern mich auf die interne Kommunikation, z. B. mit dem Projektteam, konzentrieren.

• Werkzeuge und Techniken
  PRINCE2 befasst sich nicht mit Werkzeugen, so dass Sie zu diesem Thema keine besonderen Empfehlungen oder Ratschläge finden werden. Mein Rat ist: „Denken Sie nicht zu viel darüber nach“. Schließlich ist “a fool with a tool is still a fool”. Bewerten Sie also zunächst die in Ihrer Organisation bereits verwendeten Instrumente. Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf E-Mail; E-Mail ist generell kein gutes Instrument, aber es ist schwierig, sich eine schlechte Angewohnheit abzugewöhnen. Die E-Mail neigt zu einer Überlastung der Kommunikation. Es ist viel sinnvoller, Tools wie den Chat für die schriftliche Kommunikation zu nutzen,da Sie ist informeller und reduziert die Belastung durch das Format deutlich. Außerdem bleibt so mehr Zeit für Inhalte. Neben dem Chat ist es auch gut, ein Tool für Online-Sitzungen und Videokonferenzen zu haben, auf das jeder von verschiedenen Geräten aus leicht zugreifen kann. Die Option der Bildschirmfreigabe ist in der Regel enthalten und sehr nützlich. Es ist wichtig, dass gute Vereinbarungen über die Verwendung des Instruments getroffen werden. Als Projektleiter müssen Sie die Leitlinien deutlich machen und mit gutem Beispiel vorangehen. Einige Dinge, die zu beachten sind: die Verwendung von Webcams oder der Stummschalttaste bei Videokonferenzen, die Strukturierung des Themas und die Verwendung von mention in Chats. Stellen Sie außerdem sicher, dass für jeden klar ist, welches Werkzeug wofür verwendet wird – dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Werkzeuge mit mehr oder weniger gleicher Funktionalität zur Verfügung stehen.

• Bericht
  Sie sollten den Überblick behalten und die Kommunikation aufzeichnen: getroffene Entscheidungen, vereinbarte Maßnahmen, zu besprechende Themen… Auch hier ist die E-Mail kein gutes Medium. Aber Sie brauchen keine besonderen Hilfsmittel: ein einfaches Dokument, das im Netz geteilt wird und auf das jeder zugreifen kann, kann ausreichen. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo er diese Informationen finden kann. Auch hier gilt, dass es wahrscheinlich einfacher und sicherer ist, die in Ihrem Unternehmen bereits vorhandene Technologie zu nutzen, als neue Lösungen zu kaufen.

• Kalender
  Legen Sie fest, wann Sie oder andere Personen kommunizieren müssen, und bestimmen Sie daher die Sitzungen, die Sie abhalten werden. Online-Sitzungen sind in der Regel viel anstrengender als Live-Diskussionen, und Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, haben in der Regel andere Ablenkungen, z. B. Kinder.
  Deshalb ist es in einer virtuellen Umgebung umso wichtiger, die Anzahl der Sitzungen auf ein Minimum zu beschränken! Klare Rollen und Zuständigkeiten sowie klar definierte Ergebnisse werden dazu beitragen, die Zahl der Online-Sitzungen mit mehr Personen zu verringern. Stellen Sie sicher, dass Sie die PRINCE2-Prinzipien auch in virtuellen Umgebungen befolgen (welche Prinzipien? Lesen Sie den Blogbeitrag PRINCE2-Prinzipien auf virtuelle Projekte angewandt)

• Rollen und Verantwortung
  Stellen Sie sicher, dass allen klar ist, wer für welche Art von Kommunikation zuständig ist. Dazu gehört nicht nur die Organisation der Sitzungen oder die Verwaltung des Gruppenchats, sondern auch die Festlegung, wer welche Art von Fragen zu beantworten hat. Je mehr Sie diese Dinge im Vorfeld klären, desto reibungsloser wird Ihr Projekt verlaufen.

Informelle Kommunikation

Bei allem, was wir bisher besprochen haben, geht es hauptsächlich um formelle Kommunikation. Wenn ich Projektmanager coache, empfehle ich oft, einen Schreibtisch in der Nähe der Kaffeemaschine zu wählen. Es stimmt aber auch, dass es bei der Arbeit von zu Hause aus wenig Sinn macht, neben der Kaffeemaschine zu sitzen. Im Büro hat die Kaffeemaschine die informelle Funktion, zu Gesprächen anzuregen und diese zu fördern: Sie können den aktuellen Stand, die wirklichen Risiken und Probleme des Projekts und das, was das Projektteam lernt, verstehen. Vergessen Sie also diese Momente nicht und versuchen Sie, sie in Ihre Routine einzubauen. In einer virtuellen Umgebung bedeutet dies, dass man Menschen zu einem Videochat einlädt, um sich einfach nur zu unterhalten, oder dass man einen virtuellen Aperitif organisiert, bei dem jeder einen Moment des Austauschs aus der Ferne erleben kann. Der Nachteil virtueller Projekte besteht darin, dass man informelle Treffen förmlich gestalten muss.