Was ist Ihre Aufgabe und womit befassen Sie sich konkret?
Nach einer bedeutenden Erfahrung als Unternehmer im Bereich der Management-Informationstechnologie (ca. 23 Jahre), habe ich seit 2018 die Rolle des Direktors der ARXivar Consulting BU bei Able Tech, einem führenden italienischen Softwarehaus im Bereich Informations- und Prozessmanagement. Die von mir geleitete Abteilung befasst sich mit dem direkten Kundenmanagement für Projekte und der Beratung zur ARXivar-Software, einer Plattform (auch als SAAS) für das Informations- und Geschäftsprozessmanagement. Das Team der Abteilung unterstützt auch das Wachstum des Wiederverkäufer-Kanals durch Coaching und Nachhilfe sowie durch Coaching bei den schwierigsten Projekten.
Im aktuellen Szenario hat sich der Wettlauf um die digitale Transformation von Unternehmen aller Größenordnungen exponentiell beschleunigt: In diesem Zusammenhang wird Able Tech zunehmend mit großen Projekten für Enterprise-Unternehmen betraut. Aus diesem Bedürfnis heraus entstand eine echte Revolution innerhalb der ARXivar-Beratungsabteilung, die mit einem PMO und mehreren PMs zusätzlich zu Technikern und Produktspezialisten strukturiert wurde und heute über eine Struktur von 25 Personen verfügt. Durch mehrere Zyklen interner und externer Schulungen, die von Projektmanagementtechniken bis hin zur Geschäftsanalyse reichten, gelang es uns, ein auf die Art von Projekten zugeschnittenes Projektansatzsystem auf der Grundlage von ARXivar zu entwickeln.
Nach der Optimierung der Projekttätigkeit haben wir von Grund auf die AMS-Support-Abteilung für die Verwaltung von: Service Desk, Incident und Problem Management, Event und Access Management, nach den ITIL 4 Richtlinien, nach deren Standard die gesamte Abteilung zertifiziert ist.
Dieser methodische Ansatz hat es uns ermöglicht, mittelgroße bis große Kunden zu verwalten und auch komplexere und komplexere Projekte in Angriff zu nehmen: ein Beispiel ist ein mehrjähriges Projekt für A2A Unareti, das auf etwa 2.000 Vollzeitäquivalente geschätzt wird und im Vergleich zum größten Projekt im Jahr 2018 (etwa 80 Tage) die Vorteile des neuen Managements der Abteilung deutlich werden lässt.
Es bleibt noch viel zu tun, vor allem im Hinblick auf die Erfahrungen, aber durch die Anwendung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und die gewonnenen Erkenntnisse wird jedes Problem zu einer Gelegenheit für Verbesserungen. Die Abschaffung der – typisch italienischen – Kultur der Schuldzuweisung und ihre Ersetzung durch eine Kultur der Verbesserung ist eines meiner ehrgeizigsten Ziele und einer der Gründe, warum ich mich zum ITIL 4 Strategist DPI zertifizieren ließ.
In meiner Funktion bin ich für die Verwaltung der Mitarbeiter der Abteilung zuständig, von der Einstellung über individuelle Schulungspläne bis hin zur richtigen Einstufung: Im weiteren Sinne besteht meine Aufgabe darin, die Teamarbeit der Mitarbeiter zu fördern und das allgemeine Klima in der Abteilung zu verbessern.
In Bezug auf die Beziehungen zu anderen Interessengruppen des Unternehmens: Ich gehöre dem Lenkungsausschuss an, teile Unternehmens- und Produktstrategien, stehe mit der kaufmännischen Leitung in Verbindung, um wirtschaftliche Ziele zu erreichen, und arbeite mit der Verwaltung zusammen, wenn es um die Verwaltung von Aufträgen geht, und mit der Entwicklungsabteilung, wenn es um Anträge auf Standardänderungen geht, die aus dem Direktvertrieb kommen.
Ich bin dafür verantwortlich, dass das mir anvertraute Budget sowohl in Bezug auf die Einnahmen als auch auf die Kosten erreicht wird, und berichte direkt an den CEO des Unternehmens.
Warum haben Sie sich entschieden, das ITIL 4-Schema mit dem IPR-Modul fortzusetzen?
Nachdem wir die gesamte Abteilung nach ITIL 4 Foundation zertifiziert hatten, um ein gemeinsames Glossar einzuführen, beschlossen wir, sowohl den Strategist Leader- als auch den Managing Professional-Teil zu absolvieren. Zusätzlich zum DPI-Modul, für das ich jetzt zertifiziert bin, zertifizieren wir unseren Service Manager auch für das CDS-Modul. Diese beiden Module sind für uns unerlässlich, um unsere erweiterten AMS-Dienste zu erstellen und zu verbessern, indem wir sowohl den theoretischen Teil von DPI als auch den praktischen Teil der Erstellung des Dienstes in einer ITIL-4-konformen Weise verfolgen. Obwohl viele Themen bereits in unserem Bereich lagen und auf unsere Verträge/Dienstleistungen zutrafen, hilft eine Zertifizierung sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, die Glaubwürdigkeit der erbrachten Dienstleistung erheblich zu steigern. Natürlich muss der Dienst dann auch funktionieren und gut funktionieren, denn eine Zertifizierung allein garantiert das nicht!
ARXivar ist eine Plattform, die sich an die Bedürfnisse jedes Kunden anpasst. Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Anpassung eines Standardtools an individuelle Anforderungen? Und wie werden diese Anträge bearbeitet?
Unsere Abteilung tut genau das: Sie passt das Produkt an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden an. Arxivar ist eine Plattform, die in allen Branchen eingesetzt werden kann. Sie ist nicht für eine bestimmte Branche konzipiert. In der Praxis verfügt es über einen Dokumentenkern und eine Workflow-Engine, die eng miteinander verbunden sind und in Kombination mit den Hunderten von Optionen, die uns zur Verfügung stehen, die Möglichkeit garantieren, jede Art von Prozess und Integration mit Systemen außerhalb des Dokumentenkerns zu implementieren. Werfen Sie einfach einen Blick auf unsere Website in den Abschnitten Fallstudie und Do It With Arxivar, um sich ein Bild von ihrem Potenzial und ihrer Vielseitigkeit zu machen.
Die Kunden von Arxivar reichen von kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern bis hin zu großen multinationalen Unternehmen mit Tausenden von Benutzern. Es war daher notwendig, die Abteilung in zwei Bereiche zu gliedern: Projekte und Operationen. Diese beiden Gruppen arbeiten unterschiedlich. Ersteres ist mit einem Projektteam unter der Leitung des PMO besetzt, das den Ablauf von der Analyse- und Entwurfsphase des Projekts bis hin zur Ausführung und der anschließenden Go-Live-Phase gewährleistet. Diese mittelgroßen bis großen Projekte werden gemischten Teams mit unterschiedlichen Spezialisierungen (Anwendungsberater, Programmierer, Systemingenieure, Ausbilder, Dokumentationsverfasser) anvertraut, die von einem Lösungsarchitekten/Teamleiter koordiniert werden, der für die Zuweisung der Aktivitäten an das Team sorgt, den Fortschritt kontrolliert und dem PMO Bericht erstattet, um kritische Probleme oder Verzögerungen zu verwalten.
Die zweite Gruppe besteht aus einzelnen Beratern, die selbständig kleine Time & Material-Projekte leiten. Manchmal arbeiten Mitglieder der Abteilung Operations in der Ausführungsphase aktiv mit der Abteilung Projekte an einzelnen Teilen des Projekts zusammen, je nach der verfügbaren Zeit und den persönlichen Fähigkeiten.
In der Build-Phase bis zum Go Live in der Produktion wird das Management des Kunden dem Projektteam anvertraut, während es in der Run-Phase der AMS-Abteilung für das grundlegende (Incident, Event & Problem Management) und erweiterte (CR on the project) Wartungsmanagement anvertraut wird.
Wenn es neue Projektanfragen gibt, kehrt das Projektteam an den Ort des Geschehens zurück, was einen komplett neuen Zyklus auslöst.
Eine derart komplexe Aufgabe erfordert heterogene und unterschiedliche Fachleute, die nicht unbedingt auf dieselbe Weise arbeiten und denken. Wie lassen sich die verschiedenen beruflichen Ansätze in diesem Fall miteinander vereinbaren?
Die Beantwortung dieser Frage würde eine Abhandlung erfordern! Ich werde mich daher auf das beschränken, was ich für das Wichtigste halte, das niemals unterschätzt werden darf.
Meine Hauptaufgabe ist es, Menschen mit starken Lebensläufen zu vereinen und sie dazu zu bringen, in eng zusammenarbeitenden Teams zu arbeiten. Sie beginnt mit der Personalauswahl und entwickelt sich im Laufe der Zeit durch regelmäßige Überprüfung der Ausbildung und der persönlichen Eignung. Ich fand die Erfahrung, vor einigen Jahren Präsident eines Rotary Clubs zu sein, sehr nützlich. Wie Sie wissen, sind die Mitglieder in diesem Kontext allesamt Unternehmer und etablierte Fachleute: alle sind die Nummer eins und haben immer Recht… es ist schwierig, sie dazu zu bringen, sich zu vertragen und den Club so zu führen, dass die Richtlinien des internationalen Präsidenten eingehalten werden, indem die Mitglieder den verschiedenen Initiativen folgen. Ein Jahr lang Veranstaltungen zu planen, Kontakte zu knüpfen, Wohltätigkeitsprojekte durchzuführen und den Club zusammenzuhalten, war definitiv eines der prägendsten Jahre meines Lebens.
Um auf den Arbeitskontext zurückzugehen, muss man zunächst die Einstellung einer Person verstehen. Es ist sinnlos, eine Person in eine Rolle zu zwingen, wenn sie diese nicht als ihre empfindet. Es gibt Menschen, die neigen dazu, nach zwei gleichen Projekten „Selbstmord“ zu begehen, während andere gerne Aufgaben übernehmen, bei denen sie bereits alles wissen. Es gibt Menschen, die eine Begabung für Kundenbeziehungen haben, und andere, die gerne hinter den Kulissen bleiben. Das ist es, was bei der Zuweisung von Rollen und der Bildung von Teams zuallererst bewertet werden muss. Dann ist klar, dass wir alle Profis sind und dass man manchmal Dinge tun muss, die man nicht mag, aber wie die Lateiner zu sagen pflegten: „Ubi maior minor cessat !“
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