PM² und Mindsets – Interview mit Marc Berghmans

Wir haben Marc Berghmans, Projektmanagement-Experte und PM²-Botschafter der Europäischen Kommission, einige Fragen zur Open-Source-Projektmanagement-Methodik PM² gestellt.

1. Können Sie uns ein wenig über sich selbst, Ihre derzeitige Rolle und Ihre Verbindung zu PM² erzählen?

Ich bin seit 2014 in der Generaldirektion Informatik der Europäischen Kommission tätig und arbeite seitdem für das Centre of Excellence in PM² (CoEPM²). Es handelt sich um ein Team, das den Einsatz von PM², PM²-Agile, PM²-Programmmanagement und PM²-Portfoliomanagement bei den europäischen Institutionen, Agenturen, Einrichtungen und Mitgliedstaaten fördert.
Ich leite derzeit das CoEPM² und vertrete als PM²-Botschafter PM² und die damit verbundenen Angebote intern in den europäischen Institutionen und extern bei Behörden, Hochschulen usw. in den Mitgliedstaaten. Unser Ziel ist es, die Nutzung von PM² innerhalb und außerhalb der EU-Institutionen zu fördern und zu steigern.

2. Wie ist PM² mit der Europäischen Kommission verbunden?

Die PM²-Methode und das dazugehörige Angebot wurden von der Europäischen Kommission entwickelt, um die spezifischen Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltungen und insbesondere die Verfahren der europäischen Institutionen besser zu unterstützen.

3. Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Methoden. Was zeichnet PM² als Projektmanagement-Methode aus?

Wie bereits erwähnt, wurde PM² speziell mit Blick auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung entwickelt. In dieser Hinsicht ist die Methodik:

• schlank und prägnant, mit rund 100 Seiten
• Sie enthält Vorlagen für alle Artefakte, die in der Methodik verwendet werden. Diese Artefakte erklären im Detail, wie sie auszufüllen sind
• Anpassbar
• Sie hat eine klare Governance-Struktur
• Und, was am wichtigsten ist, sie enthält eine Reihe von Denkweisen, die zu befolgen sind. Diese beziehen sich auf die Verhaltensweisen, die Projektmanager bei der Umsetzung der Methodik anwenden sollten

4. Was sind die Vor- und Nachteile der PM²-Methode für Sie?

Der Vorteil von PM² ist, dass es eine gemeinsame Projektmanagement-Methodik bietet, die es den Projektmanagern in den EU-Institutionen, den Mitgliedstaaten usw. ermöglicht, den Lebenszyklus ihrer Projekte effektiv zu verwalten. Das bedeutet, dass es eine klare und umfassende Reihe von Prozessen für das Management von Projekten bietet.
Der Nachteil, den ich jetzt sehe, ist, dass wir unser Schulungs- und Zertifizierungsprogramm nicht extern anbieten können.

5. Sie sind sehr erfahren im Projektmanagement. Können Sie ein Beispiel für ein besonders schwieriges Projekt nennen, das Sie in der Vergangenheit geleitet haben, und wie Sie etwaige Hindernisse überwunden haben?

Ein sehr anspruchsvolles Projekt war das Visa-Identifizierungssystem (VIS). Ein Projekt der Europäischen Kommission, das zu einem Datenaustauschsystem für Visa zwischen den Schengen-Mitgliedstaaten führte. Die Gruppe der Beteiligten war sehr vielfältig und bestand aus der Europäischen Kommission, der französischen Nationalpolizei, 27 Mitgliedstaaten, mehreren Unternehmen und meinem Team. Die größte Herausforderung für uns war die Aufrechterhaltung einer klaren Kommunikation.

Durch eine klare und transparente Kommunikation gelang es uns, alle Differenzen zu überwinden. Eine weitere Regel, die uns sehr geholfen hat, ist die Regel „keine Überraschung“. Das bedeutet, dass man andere Beteiligte niemals überraschen darf, weder mit guten noch mit schlechten Nachrichten. Unsere Regel war, dass wir sofort kommunizieren, sobald es Abweichungen gibt.

6. Wir beobachten, dass die Arbeitsumgebung immer hybrider wird, in dem Sinne, dass viele Teams intelligentes Arbeiten und Büropräsenz mischen. Wie kann PM² dies Ihrer Meinung nach unterstützen?

Bei der PM²-Methode haben wir keinen Unterschied festgestellt, ob die Leute in der gleichen Umgebung oder weit entfernt voneinander arbeiten. Natürlich hat die enge Zusammenarbeit im selben Büro den Vorteil, dass der informelle Kontakt leichter zustande kommt.

In gemischten Umgebungen müssen der Kommunikationsplan und die Regeln für die Kommunikation festgelegt werden. Dabei kann es sich um einfache Dinge handeln, wie z. B. die Vereinbarung von Arbeitszeiten oder die Art und Weise der Kommunikation (um zu vermeiden, dass man sich gegenseitig spammt, usw.).

7. Wie reagiert das PM² Ihrer Erfahrung nach auf die zunehmende Notwendigkeit, agil zu sein?

Ich denke, dass PM² sehr gut auf den wachsenden Bedarf an Agilität reagiert. Unsere PM²-Agile-Methodik und -Zertifizierung ist ein gutes Beispiel dafür, da sie vollständig mit der PM²-Projektmanagement-Methodik verknüpft ist. Projektmanager, die PM²-Agile in ihren Projekten einsetzen wollen, werden die Integration der beiden Methoden zu schätzen wissen. Sie können das PM²-Agile von der EU-Website herunterladen.

Weitere Informationen über PM² finden Sie auf der EU-Website.

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