Unternehmen, die eine engere Projektverfolgung wünschen, eröffnen PMO-Abteilungen.
Was genau hat es damit auf sich?
Das PMO, was für Project/Programme/Portfolio Management Office steht, ist die Stelle in der Organisation, die für alle laufenden Projekte und Programme verantwortlich ist. Es kann als zentraler Aufbewahrungsort gesehen werden, an dem die Organisation die Aufsicht über alle Änderungsinitiativen hat und diese koordinieren kann.
Das PMO stellt sicher, dass die Geschäftspraktiken und -abläufe in der richtigen Weise, pünktlich und innerhalb des Budgets ablaufen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Organisationen durch Projekte und Programme Werte schaffen.
Laut dem PMI-Bericht „Pulse of the Profession“ haben Unternehmen, die ihr PMO an der Geschäftsstrategie ausrichten, nicht nur 38 % mehr Projekte, die die Ziele erreichen, gegenüber jener, die dies nicht tun, sondern auch 33 % weniger Projekte, die als Fehlschläge betrachtet werden.
Warum ein PMO-Manager?
Das Project/Program Management Office ist einer der am schnellsten wachsenden Bereiche für wettbewerbsfähige Unternehmen und ist heute grundlegend für ein optimiertes Projektmanagement.
Um mit den Markterwartungen, dem Wettbewerb und den wirtschaftlichen Bedingungen, die durch das aktuelle globale Wettbewerbsumfeld entstanden sind, Schritt zu halten, müssen Unternehmen in der Lage sein, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen.
Die Einführung von Projektportfoliomanagement– und PMO-Systemen zeigt, wie man Projektmanagement zu einer wertschöpfenden Maschine macht. Die wohl bekannteste Beschreibung der Funktionen eines PMOs beinhaltet in der Regel nur die Funktionen, die auf die Unterstützung einzelner Projekte abzielen.
Wenn diese Funktionen jedoch durch andere ergänzt werden, die das Top-Management bei der Definition von Organisationsrichtlinien und Aktionsplänen unterstützen, um die Geschäftsstrategien mit der operativen Planung zu verknüpfen, kann das PMO eine treibende Rolle bei der Erreichung der Geschäftsziele des Unternehmens und der Generierung von Gewinnen und Wettbewerbsvorteilen spielen.
In diesem Sinne beziehen sich die zu entwickelnden Funktionen und Fähigkeiten auf die folgenden Bereiche:
- Operative und methodische Unterstützung.
- Management der Lieferinfrastruktur.
- Management der Ressourcenintegration.
- Management der technischen Unterstützung.
- Ausrichtung an den Unternehmenszielen.
Unternehmensprojekte können sich in Bezug auf Erwartungen, Dauer, Komplexität und beteiligte Ressourcen unterscheiden. Aus diesem Grund wird ein PMO-Manager benötigt, d.h. die Person, die all die verschiedenen Projekte verwaltet.
Die Rolle des PMO-Managers erfordert daher nicht nur technische Fähigkeiten, sondern auch persönliche Fähigkeiten, transversale Fähigkeiten und Soft Skills in Bezug auf Teambildung und Teamführung.
Der PM spielt die Rolle des Leaders, desjenigen, der die Gruppe führen muss, um das Ergebnis zu erreichen, wobei er einschätzen muss, wie die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen optimiert werden können.
Darüber hinaus spielt der PMO-Manager eine grundlegende Rolle als Bindeglied zu den verschiedenen Büros.
Die Aufgaben des PMO-Managers
PMO-Manager erfüllen eine Vielzahl von Aufgaben, um alle Aspekte des Projektentwicklungsprozesses erfolgreich zu überwachen. Wenn die Organisation noch kein PMO hat, aber plant, eines zu installieren, ist der PMO-Manager derjenige, der das PMO aufbaut und gestaltet.
Der PMO-Manager ist auch derjenige, der die PMO-Ressourcen basierend auf dem gewählten PMO-Modell ernennt und/oder rekrutiert.
Sobald das PMO installiert ist, sind die täglichen Hauptaufgaben:
- Verfolgen aller laufenden Projekte und Programme,
- Verantwortung für das gesamte PMO-Personal,
- Überwachen der Projektentwicklung,
- Erleichterung der Projektplanung,
- Erleichterung des Governance-Prozesses,
- Erleichterung des Änderungskontrollprozesses,
- Durchführen von Finanzanalysen,
- Bereitstellen von Finanzberichten und Budgetübersichten,
- Ändern von Prozessen und Organisieren von Workstreams,
- Sicherstellen, dass die Dokumentation korrekt und auf dem neuesten Stand ist,
- Sicherstellen, dass die Teammitglieder die Standards der Organisation einhalten,
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungsleitern,
- Projekt- und Programmdokumentation,
- Mentor für Projektleiter.
Die notwendigen Fähigkeiten, um ein PMO-Manager zu sein/zu werden
Der PMO-Manager ist für einen sehr wichtigen Teil der Organisation verantwortlich, da das PMO alle laufenden Projekte und Programme steuert. Daher muss der PMO-Manager in der Lage sein, einen klaren Überblick und eine umfassende Vision im Einklang mit der Vision der Organisation zu haben.
Gleichzeitig muss der PMO-Manager in der Lage sein, sich auf Details und technische Einzelheiten zu konzentrieren und über große zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, da er/sie eng mit Fachleuten auf vielen verschiedenen Ebenen zusammenarbeiten wird.
Häufig verfügt ein PMO-Manager mindestens über die folgenden Kernkompetenzen:
- Problemlösungsorientiert und pragmatisch,
- Hohes Maß an organisatorischen Fähigkeiten,
- Gute Führungsqualitäten,
- Kritisches Denken und Aufmerksamkeit zum Detail,
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten,
- Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten,
- Außergewöhnliche Fähigkeiten im Umgang mit Interessengruppen,
- Finanzwissen und kaufmännisches Denken,
- Umfassende Kenntnisse im Projekt- und Änderungsmanagement,
- Umfassende Kenntnisse im Umgang mit verschiedenen Tools.
Erfolgreiche PMO-Manager haben die Fähigkeit, sich auf Einzelheiten und technische Details zu konzentrieren und gleichzeitig eine umfassende Vision des großen Ganzen zu behalten. Sie arbeiten auch unter Druck gut, haben große zwischenmenschliche Fähigkeiten und können mehrere verschiedene Projekte und Verantwortlichkeiten mit Leichtigkeit und Gelassenheit jonglieren.
Darüber hinaus kann ein PMO-Manager seine Projektmanagement-Expertise durch eine PMP-Zertifizierung und/oder eine Zertifizierung im Portfolio-Management nachweisen.
Wie wird man PMO-Manager?
Neben dem im Studium erworbenen Wissen muss ein PMO-Manager auch über eine Reihe von fachlichen Fähigkeiten verfügen, die durch eine gezielte Ausbildung erworben werden können.
Der P3O-Kurs von Axelos bietet zum Beispiel eine Entscheidungshilfe für alle Veränderungen innerhalb einer Organisation. Der P3O-Leitfaden bringt eine Reihe von Prinzipien, Prozessen und Techniken zusammen, um ein effektives Portfolio-, Programm– und Projektmanagement durch Befähigungs-, Herausforderungs– und Unterstützungsstrukturen zu ermöglichen.
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