Das erste papierlose College-Treffen der Europäischen Kommission. Interview mit Laurent Kummer

Laurent Kummer ist leitender Berater im Bereich Projektmanagement (Senior Project Management Consultant) bei der Europäischen Kommission und wirkt mit bei der Entwicklung und Förderung von PM², der von den europäischen Institutionen verwendeten und geförderten Projektmanagement-Methode.

Am Ende des Jahres 2019 war er als Projektleiter aktiv an einem sehr herausfordernden Projekt innerhalb der Europäischen Kommission beteiligt. Wir haben mit ihm ein Interview geführt, um mehr darüber zu erfahren.

„6 Wochen, um eine papierlose Lösung zu liefern und somit eine 60 Jahre alte Gewohnheit zu brechen“. Können Sie uns mehr über das Projekt erzählen?

Dieses Projekt wurde initiiert von Ursula Von der Leyen nach ihrer Wahl zur Präsidentin der Europäischen Kommission. Sie möchte mit gutem Beispiel vorangehen und darauf hinweisen, dass das höchste Entscheidungstreffen der EU, das Treffen des Kollegiums der Kommissare, papierlos durchgeführt werden kann, wodurch vermieden wird, dass jedes Jahr mehr als 2 Millionen Kopien von Unterlagen gedruckt werden.

Eine weitere Anforderung machte die Durchführung dieses Projektes kompliziert: Die Präsidentin bittet in der Regel alle teilnehmenden Personen an den Sitzungen, sämtliche persönlichen elektronischen Geräte (Smartphones, Tablets, usw.) draußen zu lassen, sowohl aus Sicherheitsgründen als auch aufgrund dessen, dass sich die anwesenden Teilnehmer ausschließlich auf die Sitzung konzentrieren und nicht anderweitig abgelenkt werden.

Wir mussten uns spezielle elektronische Geräte überlegen, die im legendären Jean Monnet-Sitzungsraum aufbewahrt werden sollten.

Was war für Sie der schwierigste Teil des Projekts?
Und was war Ihrer Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg des Projekts?

Das größte Problem war im Wesentlichen die kurze Zeit, die uns zur Verfügung stand: Wir hatten weniger als zwei Monate Zeit, um eine innovative Lösung zu erarbeiten, die sowohl den Sicherheitskriterien (bei einigen Unterlagen handelt es sich um vertrauliche Dokumente) als auch die Aspekte im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit (Benutzer sind VVIPs ohne besondere IT-Kenntnisse) erfüllt.

Wir standen unter Druck, da uns mitgeteilt wurde, dass kein Plan B existierte, und er wurde im Vorfeld bereits öffentlich angekündigt, sodass das Risiko eines klaren Image-/Reputationsschadens bestand, falls nicht alles rechtzeitig fertiggestellt werden könnte.

Auf dieser Ebene und mit einer neuen Präsidentin wurde der Wettbewerb des Egoismus eindeutig zum Risiko: Jeder wollte sich vor der neuen Chefin profilieren und deshalb musste die Verteilung der jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten luftdicht sein.

Und hier kam PM² ins Spiel: Mit seinem glasklaren Governance-Modell und der Verantwortungsmatrix, der Vorlage für das Kommunikationsmanagement und der Einbeziehung von Projektsponsoren und –management in das Projekt war dies ein großer Vorteil auf unserer Seite.

Wenn Sie in ein so anspruchsvolles Projekt zu erledigen haben, für den Sie sich ausschließlich auf das Wesentliche und auf nichts anderes konzentrieren, damit alles von Anfang an perfekt abläuft . Soziale Kompetenz wird auf die Probe gestellt: Ruhe, Geduld und Überzeugungsfähigkeit sind von größter Bedeutung, um schnell das zu bekommen, was wirklich benötigt wird.

Wie hat Sie PM² dabei unterstützt?

Mit Hilfe der PM² RASCI*-Tabelle konnten wir schnell untereinander kommunizieren, wer für welche Aufgabe zuständig war. PM² fördert ein ausgewogenes Governance-Modell, bei dem die Geschäftsseite eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung spielt, jedoch bedeutet dies auch, dass der Geschäftsführer PM² kennen muss.

Zum Glück war dies der Fall, da mein Geschäftspartner ebenfalls PM²-zertifiziert war – dies vereinfachte auf alle Fälle die Kommunikation: Wir waren uns darüber im Klaren, wie die Arbeit mit PM²-Artefakten, wie beispielsweise dem Arbeitsplan und der Charta, strukturiert und organisiert werden konnte. Es ermöglichte eine präzise Erfassung der Anforderungen und einen Schutz des Anwendungsbereichs, sodass die Konzentration auf die Umsetzung gewährleistet war und die Risiken und Probleme klar erkennbar waren.

Bei * RASCI handelt es sich um eine Responsibility Assignment Matrix (RAM), mit der die jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten für eine bestimmte Aktivität dargestellt und geklärt werden können. RASCI steht für: Responsible, Accountable, Supports, Consulted, Informed (zu Deutsch: Verantwortlich, rechenschaftspflichtig, unterstützend, beratend, informierend).

Wie sahen schlussendlich die Ergebnisse aus?

Zum Schluss haben wir versucht, die Dinge so einfach wie möglich zu halten: vertraute Tablets, bekannte Software und keine Innovation auf den Sicherheitsebenen, jedoch war die Integration, der schwierigste Aspekt. In einem solchen Fall fühlt sich der Projektleiter wie ein Orchesterdirigent und muss dafür sorgen, dass alle ihren Teil dazu beitragen, sobald dies erforderlich ist.

Wir haben alles pünktlich umgesetzt (sogar ein paar Wochen früher) und die Präsidentin war sehr zufrieden – und es war der erste Punkt, den sie in ihrer ersten Pressekonferenz als Präsidentin erwähnte:

„Ich möchte über die allererste Sitzung des Kollegiums berichten, wobei es sich zum ersten Mal um eine papierlose Sitzung handelte, da alles vollständig digital war.“

(in der obenstehenden Abbildung ist Laurent Kummer zu sehen in einem papierlosen Jean Monnet-Sitzungsraum.)

Quelle: Opening remarks by President von der Leyen at the read-out of the first College meeting of the von der Leyen Commission

Laurent Kummer EU-OPEN PM²-Projekt

Laurent leitet seit über 20 Jahren Projekte und Programme, zuerst als Ingenieur in der Branche für General Electric und dann für den öffentlichen Sektor. Derzeit arbeitet er an der Entwicklung und Förderung von PM², der von den europäischen Institutionen verwendeten und geförderten Projektmanagement-Methode, und trägt zur Entwicklung des ISO 21500-Projektmanagement-Standards bei.
Er ist ein Experte für Lean Six Sigma, PMP und natürlich PM²-zertifiziert.